Як використовувати IT-технології в офісі?
Сьогодні немає необхідності розповідати, що таке Інтернет (особливо на сторінках Інтернет-журналу), електронна пошта та інші досягнення інформаційних технологій. На мій погляд, питання стоїть в іншому - як грамотно використовувати ці технології. Розглянемо кілька прикладів використання IT-технологій в офісі.
Діяльність підприємства можна розділити на дві частини - взаємодія з клієнтами та партнерами, тобто із зовнішнім світом, і внутрішня організація робіт. При цьому, природно, цей поділ дійсно умовно, так як все це тісно взаємопов'язано.
Отже, розглянемо приклади взаємодії із зовнішнім світом.
Я потенційний споживач якогось товару чи послуги. В першу чергу я виходжу в Інтернет і запускаю пошук необхідного товару або послуги. Отримую список посилань і переглядаю їх. Ось дві крайні ситуації, які реально спостерігаються сьогодні:
• Коротка інформація про товар або послугу, ціни немає, контактний телефон або адресу електронної пошти для замовлення. Дзвоню на фірму, мене з'єднують з фахівцем. Ми обговорюємо необхідні параметри, після чого мене цікавить ціна. Перемикають на відділ продажів або щось аналогічне, виявляється, що ціна для мене велика. А є в іншому діапазоні цін? Є, але параметри треба знову обговорювати з фахівцем ... І так по колу. Зрештою, вибір зроблений, але у відділі оформлення «радують», що зараз товару немає або послуга тимчасово не надається. Дуже стає сумно!
• Детальний опис товарів і послуг, варіанти комплектації, умови поставки, ціни, порівняння з аналогами і т.п. Я можу спокійно скласти кілька цікавих мені компромісних за ціною і параметрами варіантів і після цього обговорити їх по телефону з фахівцем фірми. Мені будуть вислані в електронному вигляді пропоновані рішення з повними специфікаціями.
Риторичне питання: з ким я буду працювати і кого пораджу друзям або знайомим? Я б порадила, але як це може виглядати - «я працювала з фірмою АВС - відмінний сервіс. Їх адресу АВС не те NAROD.RU, не те RAMBLER.RU, може TUT.BY .... Загалом, пошукайте! ». Куди простіше, якщо АВС.BY. До того ж, надійно і престижно - фірма стабільна, відкрита, якщо має власне ім'я в Інтернеті.
Ну, а тепер станемо на місце цих фірм. В обох випадках використовуються IT-технології. Що найцікавіше, другий варіант обійдеться не набагато дорожче. Так, спочатку ви заплатите більше, але ж не доведеться тримати людину, яка регулярно буде міняти інформацію на сайті. Просто замість щоденного зміни статичної інформації на вашому сайті необхідно пов'язати його з вашими реальними базами даних товарів або послуг, наявністю товарів на складі, типових калькуляцій і т.п. На будь-який запит буде відображатися реальна інформація з ваших баз даних. Головне, мати ці самі бази даних, тобто використовувати сучасні технології і всередині підприємства.
Тепер що стосується імен. Зв'яжіться з фірмою, що надає так звані доменні імена в Інтернеті, і укладіть договір на обслуговування цього імені. Це може бути ваш провайдер, а може бути будь-яка інша фірма. Власне сайт може фізично знаходитися в будь-якій точці світу. Той, хто обслуговуватиме ваше ім'я, завжди забезпечить посилання на нього.
Тепер трохи про технології всередині підприємства.
Очевидно, що у вас є комп'ютери, і вони навіть об'єднані в мережу - без цього сьогодні вже не можна. Але як це використовувати? Очевидно, що внутрішня автоматизація повинна ґрунтуватися по можливості на єдиному комплексі, типу 1С: Бухгалтерія, 1С: Склад, 1С: Підприємство і т.п. Набагато простіше і дешевше будуть вирішені як питання взаємодії ваших служб на основі безпаперових технологій в рамках мережі, так і питання захисту інформації. Ну і, природно, публікації інформації в Інтернеті на вашому сайті.
Проаналізуйте інформаційні потоки на вашому підприємстві: комп'ютерні, паперові, телефонні. Як ваші співробітники працюють сьогодні? На базі «расшаренних», тобто загальних для всіх папок на своїх ПК, чи все-таки доступ до папок розмежований з прав для різних користувачів? Розміщуємо інформацію в папці і дзвонимо співробітникам, щоб подивилися? Носимо по офісу проект документа для погодження?
Але ж можна встановити власний сервер електронної пошти і забезпечити всіх співробітників електронною адресою. Розсилати документи індивідуально або групами співробітників. Відправити документ на узгодження «за маршрутом», тобто вказавши черговість автоматичного пересилання після того, як черговий співробітник подивиться документ і внесе свої правки. Ви отримаєте назад документ і побачите персоніфіковані зауваження кожного співробітника. Надішліть листа з повідомленням про прочитання і будете знати час, коли воно прочитано.
Ваш сервер - це ваше поштове відділення. Кожен раз, коли ви пересилаєте листи всередині підприємства, трафік не виходить за межі вашої мережі, тобто це безкоштовно. Ви можете налаштувати свою пошту так, щоб отримувати повідомлення на екрані відразу, як тільки вам прийшов лист. І це теж безкоштовно, в той час як користуючись чужим сервером, ви змушені регулярно переглядати свою пошту і платити за це, навіть якщо листів немає. А різниця у відносинах з партнерами, коли ви відповідаєте на їхні листи через хвилину або раз на день? Адже це теж багато чого коштує.
Ми торкнулися тільки мінімум тих можливостей, які ви можете використовувати у себе. Для того щоб ефективно використовувати ті кошти, які вже вкладені в IT-технології на вашому підприємстві і не відстати від сучасних тенденцій, оптимальним буде раз на рік проводити аудит інформаційної мережі і систем на підприємстві.
Щоб переконатися в справедливості цієї рекомендації, поцікавтеся, чи розроблено політика інформаційної безпеки у вашій мережі, і як один з пунктів цієї політики - як часто робляться резервні копії даних, наприклад в бухгалтерії, яка процедура їх відновлення і скільки інформації ви втратите при виході з ладу комп'ютера, на якому зберігається інформація.
