Як організувати спільну роботу через інтернет?
В далеку доинтернетовскую епоху єдиними засобами спільної віддаленої роботи над проектами були телефон і пошта. Телефон обмежував співробітників тільки голосовим спілкуванням і лише двостороннім контактом, а пошта затягувала комунікацію на тижні, а то й на місяці. З появою факсу та пейджера обмін графічної і текстовою інформацією прискорився, але максимальні можливості для спільної роботи без особистого контакту з'явилися тільки разом з інтернетом.
У цій статті ми розглянемо, які інструменти є в нашому розпорядженні для спільної віддаленої роботи. Оскільки їх величезна кількість, ми розглянемо тільки найбільш популярні і безкоштовні.
Потреби
Для початку розглянемо, які потреби виникають у людей, які спільно працюють над яким-небудь проектом.
1. Складання плану. Будь-яка справа починається з планування. При складанні плану потрібно враховувати не тільки етапи реалізації проекту, але і наявні людські та матеріальні ресурси. При цьому вони можуть бути заздалегідь не відомі.
2. Голосове спілкування. Основним способом спілкування спільно працюючих людей як і раніше залишається звичайна розмова. Але бажано мати можливість одночасного підключення до розмови кількох учасників.
3. Візуальне спілкування. Не все можна передати голосом, часто потрібно щось показати, буквально, на пальцях. Важливо також бачити міміку співрозмовника, вона теж передає важливу інформацію і суттєво доповнює звукову.
4. Обмін текстовими повідомленнями. Багато речей не можна передати ні голосом, ні зображенням. Наприклад, програмний код, гіперпосилання і багато іншого. У цьому випадку потрібно мати «месенджер» - засіб обміну повідомленнями. Важливе його перевага: у ньому нічого не пропадає і можна швидко знайти потрібну інформацію в архіві.
5. Іноді необхідно дати доступ колезі до свого комп'ютера або отримати доступ до його робочого столу. Віддалене управління чужим комп'ютером - ефективний засіб для допомоги в освоєнні якої-небудь програми або дозволу багатьох «комп'ютерних» проблем.
6. Обмін файлами. У ході роботи над проектами за допомогою ПК в більшості випадків проміжні та підсумкові результати створюються у вигляді файлів того або іншого формату. Відповідно, виникає потреба в їх оперативному обміні і спільному редагуванні.
7. Обмін грошовими коштами. Для взаєморозрахунків між співробітниками іноді необхідно засіб для оперативного перерахування грошей.
8. Огляд об'єктів на місці. Іноді потрібно показати колезі який-небудь об'єкт (механізм, завдання, установку і т.п.).
9. Обмін матеріальними об'єктами. Це, мабуть, єдина потреба, яку доводиться залишити звичайною поштою або службам доставки.
Інструменти
Тепер звернемося до інструментів інтернету, що задовольняє ці потреби.
Інструментом для побудови плану в бізнесі є такі програми, як MS Project. Але ці програми коштують грошей, і чималих, а для невеликих проектів цілком може підійти безкоштовна система Трелло (Trello.com). Ця система складається з карток. До картки можна прив'язати текст, файл, зображення, чек-листи, колірні закладки, виконавців. Картки можна об'єднувати в групи і переміщати між групами. Можна переглядати лог всіх дій користувачів, налаштувати оповіщення по електронній пошті.
Наприклад, можна організувати роботу так: перша група карток - завдання, друга - матеріал, третя - правки, четвертий - «змінене», і, нарешті, «прийнято». Постановник завдань створює картки в групі «завдання», виконавець прив'язує готові файли до них і переміщує до групи «матеріал», потім замовник перевіряє матеріал і переміщує до групи «правки», виконавець вносить необхідні зміни і переносить до групи «змінене». Далі замовник перевіряє відредагований матеріал і переносить або назад в папку «правки», або до групи «прийнято».
Візуальне спілкування, обмін файлами, зображеннями і текстовими повідомленнями забезпечує програма Skype. З її допомогою можна також показувати віддаленого співрозмовника різні об'єкти, особливо це зручно робити за допомогою мобільного додатка Skype для смартфонів. Скайп дозволяє влаштовувати відеоконференції (вебінари), в яких може брати участь відразу кілька співрозмовників. Зі скайпу, правда, за невелику плату, можна здійснювати дзвінки і на телефони - як стаціонарні, так і мобільні.
Сховище файлів надає програма DropBox. Це зручний сервіс для зберігання та спільного доступу до файлів різних проектів, що дозволяє завжди мати потрібні файли під рукою і відкривати їх з будь-якого місця, з будь-якого підключеного до мережі комп'ютера або смартфона. Відразу після реєстрації в системі ви отримуєте 2 гігабайти пам'яті під свої проекти, які можна потім безкоштовно збільшити до 16, запрошуючи друзів або виконуючи різні завдання. Можна також придбати пам'ять до 1 Тб. Система створює на кожному комп'ютері спеціальну папку, куди ви перекидати файли, якими хочете поділитися, і вони синхронізуються з «хмарою» на сервері. Після синхронізації файл стає доступний з будь-якого пристрою, підключеного до DropBox. Система дозволяє відновити видалені файли і відстежувати зроблені зміни в файлах за 30 днів.
Надати або отримати доступ до управління віддаленим комп'ютером колеги дозволяє програма TeamViewer. Вона повинна бути встановлена як на керуючий, так і на керований комп'ютер, а користувач керованого комп'ютера повідомляє колезі свій пароль для доступу до управління. Після входу в систему на керуючому комп'ютері в окремому вікні користувач бачить екран віддаленого комп'ютера і може керувати ним майже як своїм власним: запускати програми, набирати тексти і т.д. Він може також обмінюватися з колегою повідомленнями в спеціальному месенджері. Як правило, для більшої ефективності взаємодії, при цьому ще використовується скайп або звичайний телефон.
Для швидкого обміну грошовими коштами підійдуть сервіси Web-Money, Яндекс.Деньги, Qiwi і т.п. Хоча самі програми безкоштовні, але за грошові перекази кожна з них бере певний відсоток.
Таким чином, за допомогою описаних вище інструментів можна організувати ефективну спільну роботу навіть достатньо великих колективів. І тільки для обміну матеріальними об'єктами вам як і раніше буде потрібно стара добра пошта або служба доставки.
