Як працювати в Microsoft Word? Поради копірайтеру

Кожен знає, що Ворд - вірний помічник копірайтера. Але не кожен копірайтер використовує його можливості по максимуму. Нижче буде наведено список порад, за допомогою яких ваша робота в текстовому редакторі значно прискориться, стане більш грамотною і професійною. Невелика обмовка: у статті розглядається тільки Word 2003, з іншими версіями редактора рекомендації можуть не працювати.

Налаштування програми

Першим ділом Ворд потрібно налаштувати. Відкрийте програму, зайдіть в меню «Сервис» і виберіть у ньому пункт «Параметри». На вкладці «Вид», можливо, варто зняти галочку напроти пункту «область завдань», оскільки даний елемент, як правило, тільки заважає при роботі. На вкладці «Збереження» зверніть увагу на пункт «автозбереження кожні:». За допомогою чорних трикутників встановіть чисельне значення даного пункту на 1 хвилину. Тепер ваш документ буде через кожну хвилину зберігатися в автоматичному режимі, що убезпечить вас від ймовірних втрат даних у разі збоїв електрики, різних програмних або апаратних неполадок. До того ж вам тепер не потрібно піклуватися про збереження інформації вручну.

На тій же вкладці, можливо, варто задуматися про те, щоб поставити галочки біля пунктів «завжди створювати резервну копію», «дозволити швидке збереження» і «пропонувати заповнення властивостей документа». На вкладці «Безпека» ви можете встановити пароль на документ. І, нарешті, на вкладці «Правопис» за допомогою списку, що розкривається в нижній частині вікна ви можете вказати оптимальний набір правил для перевірки тексту. Експерти в області копірайтингу зазвичай рекомендують вибрати варіант «Строго (всі правила), щоб в статті Вордом визначалися всі потенційні помилки.

Перевірка тексту на помилки

Як відомо, в процесі написання тексту Microsoft Word автоматично вказує на можливі помилки в ньому, підкреслюючи червоним шрифтом слова з орфографічними помилками, а зеленим - з пунктуаційними. Таке підкреслення зазвичай тільки заважає при роботі і уповільнює її, оскільки кожну неточність доводиться відразу виправляти.

Тому щоб збільшити продуктивність праці перед безпосереднім створенням матеріалу зайдемо в меню «Сервис», виберемо пункт «Параметри ...» і в ньому - вкладку «Правопис». Зніміть галочки біля пунктів «автоматично перевіряти орфографію» і «автоматично перевіряти граматику», після чого - натисніть "ОК". Тепер помилки подчеркиваться не будуть, а значить, не буде і зайвих зелених і червоних ліній у вашому тексті. Ну а перевірити текст на помилки ви зможете по закінченню роботи, встановивши галочки у потрібних пунктів на вкладці «Правопис». Така перевірка тексту відніме у вас набагато менше часу.

Удобочитаемость

Перевірити текст можна не тільки на помилки, але і на удобочитаемость, а це в копірайтингу досить важливий показник. Адже копірайтер повинен писати тексти, які не тільки є корисними, але і читаються легко і з цікавістю. Щоб можна було перевірити створений матеріал на удобочитаемость, на тій же вкладці «Правопис» встановіть галочку напроти пункту «статистика удобочитаемости».

Зверніть увагу на те, що галочка біля пункту «також перевіряти орфографію» обов'язково повинна стояти, інакше пункт «статистика удобочитаемости» буде недоступний. Натисніть «ОК». Тепер зайдіть в меню «Сервис» і виберіть команду «Правопис ...». У разі можливого виявлення Вордом граматичних помилок пропустіть їх допомогою кнопки «Пропустити все» і через кілька миттєвостей на екрані відобразиться інформаційне вікно «Статистика удобочитаемости». У ньому ви можете бачити такі показники як: рівень освіти, легкість читання, число складних фраз і милозвучність, числові значення яких можуть мати для вас вагоме значення.

Підрахунок знаків

Коли копірайтер отримує від замовника завдання на написання статей, в ньому, як правило, вказується необхідна кількість знаків (символів) тексту без пробілів. Безумовно, вважати знаки самому не представляється зручним, тому для підрахунку знаків у Microsoft Word передбачений спеціальний інструмент - «Статистика». Він розташований в меню «Сервис». Але оскільки з підрахунком знаків веб-письменникові доводиться часто мати справу, його краще мати весь час під рукою, тим більше що символи нерідко доводиться підчитую в процесі, а не тільки по закінченню роботи.

Клацніть по будь-якій панелі інструментів правою кнопкою миші, в меню, виділіть галочкою пункт «Статистика» і вуаля - потрібна нам кнопка завжди перед очима! Зверніть увагу, що в списку, що відображається при натисканні на невеликий чорний трикутник, ви можете підрахувати не тільки кількість знаків без пробілів, а й число слів, що теж іноді вимагають клієнти. А якщо натиснути на чорний трикутник з рискою над ним, можна встановити на панель інструментів кнопку «Перерахунок» - тоді підрахунок символів стане ще більш оперативним і комфортним!

Спрощення операцій «Копіювати», «Вирізати» і «Вставити»

Сполучення клавіш «Ctrl + C», «Ctrl + V» і «Ctrl + X» прискорюють роботу не тільки в Windows, але і в Ворді. Це значно зручніше, ніж кожен раз викликати команди «Копіювати», «Вирізати» і «Вставити» через контекстне меню або головне меню редактора.

Виділення ключових слів і заголовків

При роботі з текстами для просування копірайтеру часто доводиться стикатися з необхідністю виділення ключових слів жирним, оскільки це нерідко вимагають замовники. У такому випадку краще спочатку написати саму статтю, а ключовики виділити пізніше.

Коли напишіть статтю, встановіть курсор в початок тексту і виберіть у меню «Правка», пункт «Знайти» (його можна викликати також за допомогою комбінації клавіш Ctrl + F). Перейдіть на найпершу з вкладок і в полі «Знайти:» введіть ключове слово або словосполучення. Натисніть кнопку «Знайти далі» і після того, як в Ворді буде знайдений потрібний шматок тексту, за допомогою кнопки «Ж» виділіть його жирним шрифтом. Потім знову натисніть «Знайти далі» і клацніть такий ключевік і т.д.

Виділяти заголовки теж краще по закінченню роботи. Просто виділіть перший заголовок лівою кнопкою миші, а потім натисніть і утримуйте Ctrl і послідовно виділяйте всі інші заголовки, а при необхідності - і ключовики. Коли буде виділено все потрібне, відпустіть миша і клавішу на клавіатурі і натисніть кнопку «Ж». І всі слова відразу візьмуть напівжирне накреслення.

Також слід чинити і в ситуації виділення курсивом, або в тому випадку, якщо потрібно зробити текст підкресленим в декількох місцях. При великих обсягах тексту ця дасть можливість істотно заощадити ваш час.

Виділення тексту тегами

Іноді клієнти вимагають виділяти посилання, ключові слова і заголовки тегами мови гіпертекстової розмітки (такими, як "b", "strong", "em", "h1", "h2" та ін.). У цьому випадку ви можете заощадити ваш час за допомогою копіювання.

Напишіть статтю. Виділіть перше слово, словосполучення або заголовок в тексті тегами, надрукувавши їх на клавіатурі, а потім послідовно копіюйте перший з них за допомогою поєднання клавіш «Ctrl + C» і вставляйте сполучення клавіш «Ctrl + V», встановлюючи його перед кожним словом або словосполученням. Подібним чином поступите з другим тегом.

Як виключити зайві прогалини?

Зайві пропуски - частий супутник копірайтера, особливо коли робота робиться поспіхом. На жаль, у тексті вони виглядають досить непривабливо. Щоб їх виключити, після написання матеріалу скористайтеся вже згаданим вище меню «Знайти». На цей раз нам потрібна вкладка «Замінити». Перейдіть на неї і введіть у поле «Знайти:» з клавіатури 2 пробілу, а в рядок «Замінити на:» - один. Потім встановіть курсор в початок тексту і натисніть «Замінити все». Готово! Для найкращого ефекту повторіть операцію, адже прогалини бувають не тільки подвійними, а й потрійними і т.д.

Поділ тексту на абзаци

Розділяти текст на абзаци теж краще після написання всієї статті. Робиться це за допомогою все тієї ж команди «Знайти ...».

Напишіть суцільний текст, здійснюючи переклад рядка в потрібних місцях за допомогою «Enter» і встановіть курсор в його початок. Зайдіть в меню «Правка», виберіть «Знайти» і на вкладці «Замінити» натисніть кнопку «Більше» (з двома стрілочками, спрямованими вниз). Зверніть увагу на список, який відображається після натискання кнопки «Спеціальний». Верхній рядок у ньому називається «Знак абзацу».

Встановіть курсор в полі «Знайти:» та натисніть «Знак абзацу» абзацу 1 раз. У рядку відобразиться значок «^ p». Потім поставте курсор в полі «Замінити на:» та натисніть «Знак абзацу» двічі. У рядку відразу ж з'являться два знаки «^ p». Тепер натисніть кнопку «Замінити все». Готово! Весь ваш текст буде в одну мить відформатований і поділений на окремі параграфи!

Запис дій в макрос

Щоб зробити вашу роботу ще більш швидкою, деякі дії, наприклад поділ тексту на абзаци або видалення пробілів можна записати в макрос. Робиться це шляхом пункту «Макрос» в меню «Сервис». Виберіть у ньому команду «Почати запис», введіть ім'я макросу, припустимо «Поділ на абзаци», а потім виконайте всі операції потрібної дії по порядку. Після того, як обробка тексту завершиться, натисніть «Зупинити запис» (кнопочка із зображенням синього квадратика в меню).

Тепер ви в будь-який потрібний момент зможете провести необхідні вам операції над текстом в один клік. Для цього просто зайдіть в «Сервіс», виберіть у ньому пункт «Макрос» і потім - «Макроси ...». У списку макросів виділіть потрібний вам і натисніть кнопку «Виконати». Готово!

Щоб при створенні та запуску макросів не заходить кожен раз в меню, визначте підходяще місце для потрібних вам кнопок на панелі інструментів. Клацніть на панелі інструментів правою кнопкою миші і поставте галочку напроти пункту «Visual Basic» - після чого кнопки «Макрос» і «Почати запис» будуть завжди поруч. І зараз вам дійсно необхідно просто клікнути, щоб розділити текст на абзаци або прибрати зайві пробіли!

Знаєте ще прийоми щодо прискорення роботи з текстом в Word? Тоді поділіться своїми рекомендаціями з нами!