Як правильно впроваджувати програму «1С: Підприємство 7.7»?

У вас є невелика фірма або ви індивідуальний підприємець. Нарешті позаду всі тривоги стартового періоду, бізнес рухається, обороти ростуть, все безхмарно. І ось тут з'являються перші ознаки загрози, що насувається - штраф з податкової за помилки у звітності. На складі замість ста бочок червоної фарби за документами - сто двадцять зеленою. Бухгалтер починає ридати - «Я нічого не встигаю!». Прийшов час автоматизувати вашу бухгалтерію!

Добре працююча автоматизована бухгалтерія включає в себе кілька складових: апаратне забезпечення, програма автоматизації і навчений персонал.

Апаратне забезпечення - комп'ютери та мережеве обладнання - «залізний» тил бухгалтерії. Для початку слід визначитися з кількістю робочих місць. Кількість робочих місць визначається кількістю користувачів - людей, які безпосередньо і постійно повинні працювати з програмою. У кожного бухгалтера повинен бути комп'ютер - при автоматизованій бухгалтерії це його основний робочий інструмент. Якщо на одному комп'ютері можуть працювати двоє, то цілком імовірно, що другого бухгалтера можна просто скоротити.

Для системи до трьох робочих місць один з комп'ютерів буде одночасно виконувати функцію сервера інформаційних баз, його слід зробити потужніший. Додаткові комп'ютери можуть бути простіше - звичайні сучасні «середнячки». Якщо робочих місць більше трьох, то варто задуматися про виділений сервер - на ньому ніхто не буде працювати, він буде займатися тільки обслуговуванням інформаційних баз. Повірте, це не марнотратство, вартість виділеного сервера швидко окупиться за рахунок швидшої роботи інших користувачів. Ви ж не хочете, щоб при формуванні звіту на одному з комп'ютерів всі інші зупинялися? Конкретну конфігурацію вам підкажуть менеджери при покупці. Врахуйте пару зауважень. Відеокарта підійде найпростіша з сучасних, яку тільки можна знайти, не "Введіть» на «ігрові» відеокарти. Обов'язково придбайте джерела безперебійного живлення! Не забувайте про гарантії!

Якщо комп'ютерів більше одного, то потрібно з'єднати їх в мережу для спільної роботи. Давати поради по конкретному обладнанню безглуздо, простіше звернутися в місцеву комп'ютерну фірму. Самостійно монтувати мережа також не рекомендується - без навичок та інструментів зробити щось стабільно працююче важко. Довіртеся професіоналам.

До речі, як відрізнити професіоналів? Мережевий кабель повинен бути прокладений в кабельних каналах або, принаймні, закріплений держателями. Провисаючий, а тим більше валяється на підлозі кабель - шлюб. Кабель не повинен відразу підходити до комп'ютера, він підходить до розетки, надійно закріпленою на стіні. Комп'ютер підключається до розетки спеціальним кабелем, розрахованим на численні вигини. Отвори в стінах акуратно і швидко виконуються перфоратором, а не пробиваються півдня молотком. Комутатор - інакше «хаб» - також повинен бути добре закріплений, а не висіти на проводах. Зверніть увагу на харчування комутатора - воно теж має йти від джерела безперебійного живлення. Що толку, якщо комп'ютери працюють, а мережа вимкнулася?

Тепер прейдем до програмного забезпечення Для підприємця або невеликої фірми це майже завжди буде одна з типових конфігурацій «1С: Підприємство 7.7» - «1С: Бухгалтерія», «1С: Торгівля і склад» або «1С: Зарплата і кадри», а то й відразу декілька. Існують і спеціалізовані конфігурації для різних видів обліку та видів діяльності, які, тим не менш, працюють на тій же платформі 1С: Підприємство 7.7. Розробка «індивідуальних» програм на FoxPro, Delphi і т.п., як це часто пропонується «умільцями» з числа студентів-програмістів, виявляється в підсумку в кілька разів дорожче, а програма дуже рідко досягає потрібного рівня. Крім того, ви жорстко прив'язувати себе тільки до цього «умільцю», так як вихідний код він нікому не дає.

Вибрати потрібну програму з декількох десятків, а то і сотень, які містяться в прайс-листі фірми 1С - завдання не з простих. Варіант з установкою піратської програми 1С навіть не розглядайте. Зараз це дуже жорстко карається, досить одного сигналу від «доброзичливця» - і ви підхопите кримінальну справу. Довірте вибір програми фахівцям, чітко і ясно викладіть свої потреби - і вам підберуть конфігурацію.

Обов'язково вимагайте продемонструвати можливості програми «живцем», а не на словах, за це можна навіть заплатити. Нехай ваш бухгалтер приїде в офіс фірми-франчайзі і задасть багато «дурних», але дійсно потрібних питань - «А ми товар беремо на реалізацію, а розплачуємося молоком, це як зробити?». Відповідь має бути демонстрацією конкретних дій, а не просто - «так це запросто»! Заодно оцініть професіоналізм співробітників, якщо такі «дурні» питання викликають роздратування - швидше за все, співробітник сам погано знає конфігурацію. Зверніть увагу, якою мовою він говорить. Досвідчені співробітники або спочатку фахівці в галузі обліку, або набувають такі знання в процесі роботи. Тому вони говорять не «відкриємо віконце і підставимо циферки в табличку», а «оформимо проводку - дебет п'ятдесятого рахунки, кредит семидесятого на суму 100 рублів». В ідеальному випадку, у вас повинно скластися враження, що ви говорите з бухгалтером в цій галузі обліку. Одночасно поцікавтеся цією фірмою на сайті 1С, там є список всіх легальних фірм-франчайзі і атестованих фахівців.

Після цього можна укладати договір на покупку. Яку б ви програму не купили - вона повинна бути вам передана у вигляді коробки. Всередині знаходиться сама програма на будь-якому носії і маса літератури. Більшість програм захищаються електронним ключем захисту, це маленький пристрій, присоединяемое до комп'ютера через порт LPT або USB. Звичайно фірма безкоштовно встановлює куплену у них програму. Попросіть показати, як запускати програму, де знаходиться ключ захисту, де розташовуються інформаційні бази. Деякі програми працюють без ключа, але про це має бути чітко написано в інструкції, попросіть показати це місце.

Ось і настала черга поговорити про персонал. Яких би висот не досягав бухгалтер у своїй галузі, роботі з програмою його потрібно навчати. Люди, нездатні навчитися працювати на комп'ютері зустрічаються рідко, але все таки зустрічаються. Так що з деякими співробітниками, може бути, доведеться розлучитися. До речі, «універсальні» курси з видачею сертифікатів, не так вже й ефективні. Більш правильним буде навчання співробітників «на робочому місці», на ваших комп'ютерах, з вашою програмою і на ваших даних, причому саме тим прийомам роботи, які їм потрібні.

Відразу укладайте договір на впровадження «під ключ», критерієм виконання договору має бути працююча в нормальному режимі бухгалтерія, а не програма. Серйозні фірми завжди охоче на це йдуть, оскільки, на відміну від халтурників-одноденок можуть це забезпечити. Відразу попередьте співробітників, що деякий час доведеться працювати більше - продовжувати вести облік вручну і паралельно на комп'ютері. Тут вже ваша роль - знайти шляхи стимулювання. Змусити - не кращий вихід, інстинктивне опір значно затягує навчання. У підсумку ви заплатите більше. Особливо важкий перехід не з «паперового» обліку, а з іншого застарілої програми.

Якщо ви все це подолаєте, то не пошкодуєте. Автоматизована бухгалтерія - ключ до ефективного управління фірмою!