Що робити, якщо у вас дві облікові записи Exchange і один Outlook?
Припустимо, ви - середньостатистична «офісна щур», і ваша контора використовує Microsoft Exchange в якості сервера електронної пошти, рішення для спільної роботи (groupware) і прочая, і прочая. Альтернативним рішенням, до речі, є Lotus від компанії IBM. Особливо поширене використання Lotus в банках. Але сьогодні ми саме про Exchange.
Відповідно, на робочій станції «офісної щури» буде встановлено Outlook. Зовсім чудово, якщо це буде Outlook 2007: при всій обізнаності про безжальному і цинічному ставленні корпорації Microsoft до ринку програмного забезпечення потрібно визнати, що ця саморобка їм, в цілому, вдалася.
До пори до часу користувач працює з Outlook, який підключається до корпоративного сервера, і всі задоволені. Але тут вас в режимі часткової зайнятості залучають до участі в черговому проекті, особливістю якого є те, що вся команда працює в приміщеннях замовника і використовує Exchange сервер замовника. Членам команди - добре: вони зайняті в проекті на повну ставку і загальнокорпоративні e-mail їм не так вже й важливий. Зокрема, вони можуть перевіряти його через web, благо системні адміністратори вашої контори подбали про те, щоб включити цю опцію.
До речі, якщо раптом будете використовувати Outlook Web Access, то робіть це все-таки через Internet Explorer: за рахунок більш тісної інтеграції броузерні версія максимально наближена до «настільною» - якщо ж працювати через Firefox, наприклад, то інтерфейс буде набагато більш аскетичним і, як наслідок, менш зручним.
Ви ж не можете дозволити собі таку розкіш, як опинитися відрізаними від «рідного» Exchange - по ряду причин, наприклад:
ви задіяні ще в декількох проектах;
ви продовжуєте часто бувати в «рідному» офісі, звідки Exchange сервер замовника недоступний;
члени команди в основному обмінюються технічною інформацією по проекту, а ви залучені в процес продажів, узгодження договорів, термінів і вартості проекту. Одним словом - в політику. А зберігати всю цю інформацію на сервері протилежного боку ... м'яко кажучи, наївно.
Здавалося б - додати в Outlook ще одну адресу через «Tools | Account Settings ... | New ...» і питання вирішене. Ан ні - отримуємо «відбій» у вигляді дивного повідомлення про помилку: «You already have a Microsoft Exchange account set up. Outlook supports only one Exchange account at a time ». До речі, Google по тексту цього повідомлення знаходить всього 3 посилання, за однією з яких колега Mamanze ще 21 грудня 2007 абсолютно справедливо обурюється існуючим станом речей.
Outlook Express, вбудований в Windows, пропонує тільки доступ по POP3, IMAP і HTTP, і оскільки злісна політика безпеки замовника не передбачає ці варіанти, нам не годиться.
Цілком очевидне рішення: перенаправляти всю кореспонденцію з адреси на сервері замовника на свій основний адресу. Щоб це зробити, потрібно:
видалити свою основну обліковий запис (аccount);
створити обліковий запис для доступу до поштової скриньки на сервері замовника;
налаштувати переадресацію;
видалити обліковий запис для доступу до поштової скриньки на сервері замовника;
знову створити свою основну обліковий запис.
Можна, звичайно, переписати деталі своєї основної облікового запису «ручками», але є більш елегантне рішення - скористатися утиліткою «Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard», за замовчуванням спричиненої через «Start | Programs | Microsoft Office | Microsoft Office Tools». Вона дозволяє зберегти всі налаштування Microsoft Office в один файл (до речі, зручно для перенесення ваших налаштувань з комп'ютера на комп'ютер, для відновлення налаштувань після переустановлення Windows або в якості резервної копії) і відновити настройки з файлу.
Відповідно, наведена вище інструкція сильно спрощується:
зберігаємо налаштування в файл;
«Знущаємося» над настройками, як нам потрібно (видаляємо старий account, створюємо новий, налаштовуємо переадресацію);
відновлюємо налаштування з файлу.
Насправді, перш ніж відновлювати основні налаштування, має сенс експортувати (зберегти в інший файл) і нові. Тоді, відновлюючи настройки з потрібного файлу, можна буде швидко перемикатися між обома обліковими записами. Не самий, звичайно, зручний варіант, але, з іншого боку, по трудомісткості (кількості кліків та інших рухів тіла) він нітрохи не складніше зміни налаштувань проксі-сервера в броузері. Єдине, про що потрібно пам'ятати, так це те, що зберігаються всі налаштування Microsoft Office, а не тільки деталі облікового запису для доступу до поштової скриньки на сервері Exchange. Якщо ці налаштування не змінюються або їх зміни не критичні, то це не проблема, в іншому випадку потрібно після кожних значних змін повторювати процедуру експорту налаштувань.
Перенаправлення всієї вхідної кореспонденції можна організувати за допомогою «Tools | Out of Office Assistant»: якщо залишити тіло повідомлення порожнім, то автоматичні відповіді на кожне вхідне лист відправнику надсилатися не будуть. Заключний штрих: подумайте, який тип переадресації вибрати - «Standard» або «Insert Message as an attachment». У разі стандартного методу кожен е-мейл буде просто пересилатися на потрібний вам адресу. Плюси: ви відразу будете бачити вміст повідомлення. Мінуси - не зможете зробити «Reply to all», оскільки лист буде «від вас - вам же».
У разі пересилання листа у вигляді вкладення, ви не побачите відразу тіло повідомлення (знадобиться ще один клік), зате переслане повідомлення буде відкрито в новому вікні і буде виглядати точно так само, як якщо б ви переглядали його під тим користувачем, кому воно було адресовано . Будуть доступні всі ті ж дії, що і зазвичай, включаючи «відповісти всім». Оскільки в обох випадках використовується Exchange в якості сервера і Outlook в якості клієнта, проблем із сумісністю і з відкриттям додатки виникнути не повинно. Один клік, точніше, один подвійний клік, здається розумною ціною і невеликим незручністю за можливість працювати так, як ви звикли, в новому середовищі.
Де два - там і багато. Використовуючи описані техніки, можна працювати з будь-якою кількістю облікових записів на різних Exchange серверах різних організацій з одного і того ж комп'ютера.
