Як правильно планувати бюджет підрозділу? Бюджет, план-факт: 100% як?
На багатьох підприємствах впроваджена система бюджетування знизу вгору. Тобто, начальник ЦФО (центру фінансової відповідальності), а частіше його заступник або заступник заступника, складають бюджетну заявку в видаткову частину бюджету підприємства на наступний «період». Дирекція затверджує план. Підприємство працює за нього період, а потім фінансова служба починає підбивати підсумки і проводити всіма улюблений план-факт аналіз. І бачимо ми, що план і факт не дуже схожі ... і починаються виклики «на килим», пропесочіванія, і т.п. і т.д. Чому так виходить? Які типові помилки здійснюють начальники ЦФО при складанні бюджетних заявок? Спробуємо розібратися ...
Хіт сезону номер 1.
Заклав побільше, з запасом. Мій бюджет, звичайно, поріжуть, але того, що залишиться, вистачить на те, що необхідно.
Не факт, що Ваш бюджет поріжуть. У такому випадку Ви, звичайно, придбаєте все, що вам потрібно, але і залишок грошових коштів може бути значним. Можна, звичайно, витратити все (і відразу), але це вже «расхітітельство», а не робота на загальний результат.
Хіт сезону номер 2.
Звідки я знаю, які у мене будуть витрати в наступному місяці? Напишу факт минулого місяця, а там подивимося.
Ця модель типова для керівників відділів «радянської» хвилі, коли за них все робив планово-виробничий / економічний відділ. Хоча все, що їм можна зробити - це взяти факт не за один минулий місяць, а за 3-5, і подивитися динаміку зміни показників ... ні-ні, не такими словами ... подивитися, скільки ми платили за «одне і те ж »і взяти середнє.
Хіт сезону номер 3.
Я не вибираю свій бюджет, тому що економлю гроші підприємству.
На жаль, до цього «героїчного» виправданню вдаються багато начальники, які не можуть організувати роботу по всіх «запланованим статтями».
Хіти сезону номер 4 і 5.Я заклав у бюджет 100% оплати, а ми зробили тільки передоплату 30%, або навпаки - у нас тут остаточний платіж 70%, ми вказували 100% у бюджеті минулого періоду ... Ну що тут говорити - платіжний календарик їм допоможе.
Загальні поради та пропозиції:
- створіть таблицю фіксованих платежів з помісячною розбивкою (таблиця А) ;
- при укладанні нового договору внесіть порядок розрахунків в таблицю А;
- стежте за тим, щоб оплати проходили всередині «відведеного для цього» періоду;
- при складанні заявки давайте обґрунтування необхідності понесення витрат по кожній із статей. Це зменшить ймовірність того, що заявку порежут;
- максимально деталізуйте свої заявки. Керівники часто з більшою охотою оплатять шафа для верхнього одягу, тому що зима, ніж просто меблі або два ноутбуки для нових співробітників за 2,5 «штуки», ніж просто устаткування;
- плануйте по мінімуму, але просите 5% непередбачених витрат.
Але найголовніше - це те, що планування повинно стати не формальністю, а дієвим допоміжним інструментом для вашої роботи в осяжному майбутньому, немов зміст книги, яку ви будете читати в наступному місяці.
