Є ідея? Пишемо проект і отримуємо грант! (Частина 2) Бюджет.

У статті «Є ідея? Пишемо проект і отримуємо грант! (Частина 1) » ми вже розглядали деякі підходи, якими потрібно керуватися при написанні проекту. Найважливішими розділами проектної заявки є «Кошторис» і (або) «Бюджет». Для того щоб якісно і грамотно заповнити фінансову частину проекту, потрібно скласти «Календарний план», який допоможе нам покроково спланувати як реалізацію проекту, так і необхідні на кожному етапі витрати.

Що може відображати або включати календарний план? З плану має бути видно, в які терміни будуть реалізовуватися заходи, логічна послідовність і взаємозалежність заходів. Наприклад, термін запланованої реалізації вашого проекту - один рік. В рамках проекту ви хочете навчити протягом першого місяця десять викладачів, які будуть проводити в наступні десять місяців семінари для населення з питань правової просвіти. Для реалізації проекту вам потрібно закупити обладнання (ноутбуки, проектори і т.д.) для обладнання робочих місць лекторів. Чи може пункт «із закупівлі оргтехніки» опинитися в кінці календарного плану? Ні! Інакше як вестимуться семінари-презентації?

Маючи календарний план, можна приступати до планування витрат на реалізацію проекту і складати кошторис. При складанні кошторису проекту ресурси, необхідні для виконання проекту, повинні бути розподілені в спеціальній табличній формі за категоріями витрат, одиницям вимірювання, вартості кожної одиниці та загальної кількості необхідних одиниць для всього проекту. У нашому випадку, що розглядається одна з рядків таблиці буде містити такі відомості: 10 ноутбуків (тому десять викладачів) - ціна за один ноутбук - 25 тис.руб., Разом - 250 тис.руб. по даній статті витрат. Можливо, другим рядком потрібно передбачити витрати і на програмне забезпечення для даних комп'ютерів. Або ви хочете встановити на них правові системи? Тоді треба передбачити кошти не тільки на установку програмного продукту, але і його оновлення, щоб ваші викладачі були завжди в курсі всіх змін законодавства. Після заповнення такої таблиці виходить кошторис проекту, яка дає розшифровку статей бюджету.

Як правило, в описі бюджету виділяють такі статті:

1) оплата праці (сюди включені витрати на постійний штат, запрошених консультантів та залучених спеціалістів) -

2) основні прямі витрати (включають в себе оренду приміщення, купівлю обладнання, витратні матеріали, відрядження та транспортні витрати, послуги зв'язку, а також переклади, публікації тощо.) -

3) непрямі витрати (вони складаються з оплати банківських послуг і адміністративних витрат на розробку прохання про грант - лише деякі спонсори відшкодовують вже понесені витрати).

Коли ви розраховуєте вартість того чи іншого заходу (консультації фахівця, відрядження тощо), ці витрати слід планувати з урахуванням інфляції. Адже інфляційні процеси можуть призвести до подорожчання будь-яких послуг. У тому випадку, якщо для реалізації проекту будуть залучатися не тільки добровольці, а й штатні співробітники, то треба визначити, скільки часу вони будуть приділяти своїй основній роботі і скільки - участі в проекті. Окремою графою вказуються податки (з фонду заробітної плати) і відрахування на обов'язкове медичне страхування, в пенсійний фонд та інші.

Якщо ваша організація має свій офіс, і ви в змозі оплачувати комунальні послуги, то треба вказати середню ринкову вартість оренди наявного у вас приміщення і вартість комунальних послуг в графі «мається»: таким чином сформується ваша частка витрачених коштів у даному проекті. У випадку, якщо ви повинні орендувати офіс, необхідно вказати суму, за яку припускаєте його орендувати. Необхідно також детально розписати відрядження та транспортні витрати - мета, маршрут, вартість віз, вартість квитків, тривалість відрядження, добові витрати на харчування і проживання.

За умовами конкурсу можуть бути обмеження за статтями витрачання отриманих коштів. Наприклад, грант може не припускати витрати на оплату праці штатних співробітників або на придбання обладнання. Іноді витрачання коштів передбачається взагалі тільки по одній статті бюджету, такий як оплата витрат для участі в якій-небудь конференції.

Формуючи бюджет, ви можете зіткнутися і з тим, що підрахунки покажуть, що для реалізації включених до календарного плану заходів необхідно більше коштів, ніж виділяє фонд-грантодавець. Тоді вам, можливо, доведеться виключити з проекту деякі пункти або навіть повністю переглянути його структуру. Або ви привернете власні кошти.

І ось ще про що необхідно обов'язково пам'ятати! Складаючи кошторис і бюджет, не варто забувати про те, що рано чи пізно потрібно буде складати фінансову звітність. Звітність, як правило, надається як у процесі реалізації проекту, так і по його завершенні. У цій справі для вас хорошим помічником буде грамотний план розподілу фінансів за статтями витрат і часу.

Заявка складена, бюджет зверстаний - вдалої реалізації проекту!