Що ми знаємо про впровадження програми?

Наше життя стало неможлива без комп'ютера, а робота комп'ютера - без програм. Що значить - купити програму? Що таке "впровадження"? З яких етапів складається життєвий цикл впровадження програм? З якими проблемами стикаються фахівці на кожному етапі? Ліквідуємо свою безграмотність у цьому питанні.

Впровадженні програмного продукту - як це відбувається?

Перший етап. У якийсь момент перед фахівцями виникає ситуація, коли поточне програмне рішення їх уже не влаштовує. У цей момент приймається рішення про зміну програмного продукту, про розширення функціональності поточного або пошук нового сучасного вирішення проблеми. На цьому етапі фахівці формує своє бачення проблеми і розробляють вимоги до рішення.

Другий етап. Далі починається процедура пошуку рішення. На цьому етапі фахівці читають анотації на програмні продукти, дивляться рекламні ролики, презентації, радяться з колегами і друзями, намагаються зрозуміти, за допомогою яких інструментів інші фахівці справляються з подібними проблемами. Вибір рішення залежить від заявленої проблеми та переліку вимог. Якщо необхідно автоматизувати бюджетування, то йде пошук програм з бюджетування, часто не замислюючись про подальший розвиток потреби компанії.

Третій етап. Наступним окремим етапом є процедура вибору рішення і подальшого продажу. На цьому етапі продавці переконують у тому, що програма здатна творити чудеса. На цьому ж етапі впізнається вартість проекту підрядника, куди входить сума ліцензій на програму, сума робіт консультантів-додатково може входити сума обладнання - принтери, комп'ютери, сервери. На підставі суми проекту підрядника визначаються межі вартості рішення.

Четвертий етап. Далі починається етап впровадження. Це самий непростий і ризикований етап, який визначає долю проекту - жити йому чи не жити. Існує непідтверджене думка, що число успішних впроваджень в рази менше числа покупок програмного забезпечення. Тривалість етапу між продажем і запуском в дослідну експлуатацію варіюється, найчастіше триває від декількох місяців до декількох років. Навіть коробковий типовий продукт 1С 8.1 пропонується франчайзинговими компаніями до впровадження з терміном проекту в кілька місяців.

На цьому етапі виявляються приховані грошові витрати проекту, які найчастіше ніхто не враховує в кінцеву вартість проекту. До них відноситься

- заробітна плата співробітників підприємства, абстрактних на впровадження рішення,

- витрати на організацію служби підтримки (персонал, програмний засіб, оргтехніка, інше),

- вартість додаткового обладнання (сервери, додаткові робочі місця, принтери, витратні матеріали, дисковий простір, ...),

- зарплата фахівців з обслуговування бази даних,

- вартість ліцензій на базу даних,

- вартість технічної підтримки постачальників рішень баз даних,

- витрати на оренду приміщення при зростаючому штаті співробітників для підтримки інформаційної системи,

- інше.

В рамках даного етапу йде збільшення витрат проекту без отримання віддачі. Реальні терміни введення в дослідну експлуатацію нерідко зсуваються, що ще більше збільшує ризики впровадження.

П'ятий етап. Дослідна експлуатація. Починається робота в системі, йде процес порівняння отриманої системи з тим, що було до неї і з очікуваним результатом. Результат не завжди буває позитивний. На цьому етапі трапляються ситуації, коли ретельно протестована система «відмовляється» працювати при навантаженні, або коли впровадження програми призводить до збільшення рахунків за інтернет на порядок На цьому етапі іноді користувач дізнається, що система не дозволяє розширювати аналітику, або зміна даних довідника системи несуть за собою величезні трудовитрати по адаптації змін до системи. На цьому етапі нерідко виникають потреби, які оцінюються користувачами як необхідні, а фахівцями з впровадження що не заявлені раніше, а, отже, ведуть до збільшення вартості проекту.

Шостий етап. Промислова експлуатація. На цьому етапі користувачі працюють в системі. Користувачі трохи звикли, і їм починає подобатися те дітище, в яке вкладено дуже багато сил. На цьому ж етапі користувачі дізнаються, що таке підтримка, які зміни можуть бути здійснені силами власних фахівців, а які ні. Іноді з'ясовується, що вартість внесення будь-яких змін в систему дуже велика, але без внесення цих змін до системи нормальна робота неможлива. Користувачі стають «заручниками» обраної системи. Іноді виникають ситуації, коли вбрання рішення не інтегрується з іншими рішеннями, або не пристосоване до збільшення обсягу даних, або користувачі дізнаються, що рішення вже застаріло, що технології зробили крок вперед, або просто постачальник рішення відмовився надалі його підтримувати чи вимагає переходити на нову версію продукту.

Але не дивлячись на складність процесу впровадження, тих зусиллях і витратах, які він за собою тягне, всі розуміють необхідність і свого роду залежність від інформаційних програмних продуктів, оскільки саме вони дозволяють

- впорядковувати процеси компанії,

- контролювати діяльність окремих співробітників і компанії в цілому,

- застосовувати нові передові методи управління,

- значно знижувати вплив «людського фактора» на діяльність компанії.