Поширені міфи про системи електронного документообігу
Не дивлячись на високу популярність СЕД, існує ряд помилок, що виникають як у «просунутих» користувачів, так і у новачків в роботі з вхідними та внутрішніми документами. Як правило, під сумнів ставиться ефективність роботи системи, в порівнянні зі звичними і перевіреними способами роботи з паперовою документацією. Також, сумніви можуть виникати у користувачів в результаті конкуренції між розробниками СЕД, які всіляко критикують розробки одне одного, ніж вводять споживачів в замішання і викликають безліч питань.
Найбільш поширеними помилками, пов'язаними з роботою СЕД є:
1) Складно вибрати СЕД, так як кількість пропозицій на ринку занадто велике. Аналіз ринку не принесе суттєвих результатів, оскільки неможливо досить повно проаналізувати величезну кількість пропозицій.
2) Універсальних систем не існує - завжди доведеться жертвувати автоматизацією одних областей діяльності на догоду іншим.
3) Зі структурними або будь-якими іншими змінами на підприємстві, система електронного документообігу може виявитися неефективною і не відповідати покладеним на неї вимогам.
4) Слід купувати тільки дорогий програмний продукт у великих розробників, так як більш дешеві системи не ефективні. Чим вище вартість СЕД, тим вище гарантія успішного впровадження і результативного використання.
5) Адмініструвати систему може тільки висококваліфікований фахівець.
6) Навчання співробітників роботі з системою тривале, дороге і трудомістке заняття.
Очевидно, що ці твердження як мінімум не об'єктивні і є лише «однією стороною медалі» - невдалим досвідом або розчаруванням в неякісної СЕД.
Для того, щоб змінити неправильна думка про СЕД досить врахувати наступні факти:
- Велика кількість пропозицій на ринку і висока конкуренція підвищують зацікавленість розробників у співпраці. Як результат, розробники зацікавлені в повній консультації замовника, надання детальної інформації та підтримки на всіх етапах розробки і впровадження.
- Широкий вибір СЕД увазі той факт, що вибрати дійсно багатофункціональну систему набагато простіше, ніж здається на перший погляд.
- Сучасний ринок СЕД пропонує багаторівневу підтримку своїх програмних продуктів, що гарантує своєчасне оновлення та техпідтримку відповідно до вимог замовника.
- Навчання роботи співробітників та їх адаптація до роботи системи є необхідним елементом на етапі впровадження.
Неодноразово перевірено те, що з використання СЕД ефективність роботи співробітників і всього підприємства в цілому зростає. Рівень надійності і безпеки при використанні, зберіганні і передачі інформації також піднімається на якісно новий рівень.
Система дозволяє точно дізнатися, хто відповідальний за конкретну роботу з документом, хто вніс зміни, їх погодив, що встановлює регламентовану адміністративну відповідальність. У разі виникнення спірних питань, завжди можна знайти відповідальну особу. Тим не менш, СЕД не може повністю замінити «живих» працівників, але значно спрощує їх роботу і підвищує їх ефективність.
