Як ви зберігаєте корисну і важливу інформацію?
Хоча з дитинства мені цю звичку особливо не прищеплювали, все змінилося після прочитання мною двох книг про важливість порядку в усьому. Суть обох зводилася до того, що безлад в будь-якій його формі витягує з нас енергію і вносить істотну роль в наростання загального стресу по життю.
Навіть самі згадайте, коли наведеш порядок вдома або в машині, наскільки приємніше стає просто навіть перебувати всередині і настрій підвищується автоматично. А речі, за якими постійно стежать і тримають в чистоті служать довше і доставляють менше проблем власникові.
Тому ще кілька років тому я виробив у себе звичку до порядку і вважаю її однією з найважливіших своїх звичок.
Єдине, що мені не давало спокою, так це те як же навести порядок в голові, адже сьогодні потрібно пам'ятати стільки речей, що ніякої пам'яті не вистачить, а з кожним днем інформації стає все більше.
Ось для прикладу мій список корисних даних, які потрібно десь зберігати:
- Номери моїх електронних гаманців
- Адреси, телефони, email, icq, реквізити співробітників
- Ідеї нових проектів, бізнесів, спліт-тестів, маркетингових фішок і т.д.
- Параметри налаштування різного устаткування (модеми, роутери і т.д.)
- Контроль фінансових вкладень в той чи інший проект
- Особистий щоденник
- Цікаві матеріали з інтернету, які треба прочитати як буде час
- Ліцензійні ключі від куплених програм
- PIN коди від сім-карт і банківських карт
- Щоденник спортивних тренувань
- Кулінарні рецепти фруктових коктейлів і салатів
- Схеми проїзду, розклади
- Час роботи та телефони різних організацій
- Контроль доставки покупок, зроблених в інтернет-магазинах
- Список книг та фільмів на прочитання і перегляд
- Сканерокопіі важливих документів (паспорта, ІНН, ОГРН, договору тощо)
- Паролі платежу для різних платіжних систем
- Візитки різних людей і організацій
- Мої банківські реквізити, коди, секретні слова в різних банках
- Ударний фаил (кращі продають тексти і листи)
- Щоденник вивчення англійської мови
- Контроль того кому, скільки, під які відсотки і до якого числа дав у борг
- Список того, що хочу купити в майбутньому
- Список цілей на тиждень, місяць, рік, 10 років
- Короткі звіти по прочитаних книг (все найцінніше, що дізнався)
- Хеш-коди всяких тарифних опцій Мегафона (економія на зв'язку в поїздках)
- Скани спортивних карт (пов'язано з моїм спортом)
- Контакти партнерів по бізнесу
- Коди поштових скриньок і домофонів в різних квартирах
- Цікаві комбінації елементів одягу (фото з журналів, фото манікенов в бутиках)
- Цікаві знахідки в плані дизайнів сайтів та інтер'єрів
- Туристичні маршрути та інша корисна інформація в подорожах
- Контроль доручень даних співробітникам
- І так далі, я можу продовжувати цей список і далі.
Якщо намагатися все це тримати в голові, то це виглядатиме приблизно так:
Так як же тоді зберігати всю цю інформацію найбільш оптимальним способом, та в ідеалі ще й так, щоб вона завжди була під рукою?
До речі, днями закінчив читання книги Дена Кеннеді «Жорсткий тайм-менеджмент», де в розділі під назвою «Як впоратися з інформаційною лавиною» він пише про тих же самих проблемах. Ось кілька цитат з цієї глави:
З приводу інформаційного потоку:
Вважається, що ми живемо в безпаперову еру. Однак, за даними компанії University Microfilms, тільки в тут в США, ми виробляємо мільярд сторінок інформації кожен Божий день. І мені іноді здається, що майже всі вони проходять через мій стіл!
З приводу фіксування всіх ідей, які приходять в голову:
Багато років я користувався тактикою, запозиченої у Майкла Венса, вірного помічника Уолта Діснея, так званої розкадровкою. У себе в кабінеті я повісив коркову дошку з вертикальними колонками, озаглавленими за назвами бізнесу або проекту, і щоразу, як у мене з'являлася якась ідея, я накидав її на маленькій картці розміром трохи більше сірникової коробки і приколював в потрібній колонці. Я завжди носив з собою невелику пачку карток, і жодної ідеї не упускав.
Я заводжу на кожен проект особливу зошит або блокнот. Записні книжки і ручки у мене лежать всюди. Навіть у вбиральні.
Це важлива частина методу: вибрати і використовувати який-небудь спосіб фіксування кожної ідеї, де б і коли б вона вас не відвідала.
З приводу нагромадження паперів і зберігання інформації:
Багато хто з нас стикаються з проблемою нагромадження паперів. Моя хороша подруга Лі Мілтір тримає архів документів у величезних прозорих мішках, і завжди бачить, де що шукати. У мене кожна пачка паперів забезпечена карткою-ярликом з назвою. На моїх полицях більше тисячі книг, але якщо мені трапляється така, де лише кілька вартих уваги сторінок, я вириваю їх, підшиваю в папку, а книгу викидаю.
Виразно відмінний спосіб зменшити паперові завали - зберігати інформацію на комп'ютері. Грамотний тайм-менеджмент тут полягає в тому, щоб у потрібний момент швидко знаходити всі необхідні матеріали - це моя ахіллесова п'ята.
І як підсумок цієї глави він пише:
Безжальна істина №7. Хто не впорядковує інформацію, той не може заробити на інформації.
Книга ця досить стара і з неї чітко видно, що йому не вистачало цільної синхронізованої системи зберігання інформації із зручним пошуком.
Особисто я в період з 2006 по середину 2012 року для зберігання всіх перерахованих вище даних використовував в'язку з декількох інструментів. В першу чергу це програми:
- Програма для ведення особистого щоденника
- Програма для ведення щоденника спортивних тренувань
- MinManager для створення інтелект-карт
Всі контакти я зберігав у поштовій програмі, а для списку справ використовував блокноти та зошити. Ідеї фіксував як попало - коли на листки записував, коли в телефон в нотатки.
Але чим далі, тим більше я розумів що ця система не ефективна і від цього хаосу потрібно переходити на якусь єдину систему зберігання всіх даних, яка в ідеалі повинна виглядати так:
1. Інформація повинна бути доступна мені і на читання і на запис з будь-якого пристрою (телефон, планшет, ноутбук, комп'ютер).
2. Обов'язково повинна бути синхронізація даних. Щоб якщо я щось додав з одного пристрою, це тут же з'являлося і на інших.
3. У системі повинна бути потужна система пошуку.
4. Система повинна бути легкою і спритною в роботі (для мене це дуже важливо).
5. Система повинна бути захищеною і безпечною, щоб я міг довірити їй навіть якісь важливі дані типу номерів кредитних карт або платіжних паролів.
6. Буде здорово якщо для цієї системи є плагін для браузера Google Chrome, щоб я міг додавати в неї інформацію прямо з сайтів.
7. Все це задоволення має коштувати осудних грошей.
І хоча по початку здавалося, що буде нереально знайти систему зберігання даних, що відповідає всім цим вимогам, я все-таки вирішив витратити на це свій час і зайнявся пошуками. І хоча часу було витрачено багато потрібне рішення все-таки знайшлося! А коли я щільно попрацював з ним то зрозумів, що це саме те, що мені було потрібно.
Скажу навіть більше, крім тих вимог, що я пред'являв в цій системі виявилося ще кілька цікавих можливостей, до яких я сам не додумався. Це по-перше, можливість дати доступ до певної інформації будь-якій людині - дану функцію я тепер постійно використовую в роботі, коли потрібно дати якісь завдання або інформацію співробітникові або партнерові. А по-друге, можливість розпізнавання тексту в тих документах, які я завантажую у вигляді картинок - візитки, скани документів та інші подібні матеріали. Таким чином пошук здійснюється і по ним, що просто мега-класно!
Таким чином, з 2012 року я використовую цю систему і підтримую всі свої дані у повному порядку. При цьому доступ до системи завжди зі мною, а це означає, що жодна ідея не вислизне, а доступ до будь-якої важливої інформації я можу отримати за лічені секунди.
Ця система здорово економить мій час і дозволяє фіксувати абсолютно всі ідеї та завдання. Ви б знали як ця система звільняє голову і дає зосередитися на більш важливих і творчих справах.
Я б висловив це стан такою картинкою:
Ніякого стресу, ніякої лавини інформації, тільки чітка робота над важливими проектами. Все під контролем.
У цій замітці я не буду розкривати назву цієї системи, хоча підозрюю, що ви вже здогадалися про що йде мова. У будь-якому випадку, я запланував ще одну окрему замітку по цій темі, де ми вже більш щільно познайомимося з цією системою.
А поки запитаю у вас - як ви на даний момент зберігайте всю ту інформацію, яку потрібно десь зберігати? І чи влаштовує вас ваша поточна система зберігання інформації?
