Як економити час і гроші?

Ви часто помічаєте, що Вам не вистачає часу?

Незавершені справи накопичуються, і до них додаються нові?

Змініть своє ставлення до часу - і Ви побачите, що життя зовсім не так складна, як Вам здавалося!

Хто, як не німці, знають ціну пунктуальності! Не дивно, що саме в Німеччині створено Інститут стратегії використання часу.

Його керівник, Лотар Зайверт, сформулював десять золотих правил, які допоможуть Вам досягти успіху в будь-якій справі.

Об'єднуйте подібні за характером завдання в робочі блоки. Людина, яка постійно переключається з однієї роботи на іншу, витрачає набагато більше часу. Чому? Тому що частина дорогоцінних хвилин іде на "перемикання" і "вникання в суть справи". Тому постарайтеся, наприклад, об'єднати за часом кілька телефонних розмов, відповіді на кореспонденцію, обговорення службових питань з працівниками. Ви побачите, що економія - у наявності.
Навчіться усамітнюватися і визначати "неприйомні години". Щоб прискорити виконання великих і важливих завдань, необхідно попрацювати спокійно, без перерв і перешкод. Попросіть Вас не турбувати, переведіть телефон на секретаря, колег або скористайтеся автовідповідачем. Тільки так Ви зможете домогтися найвищої продуктивності праці та результативності. Всі виниклі в неприйомні години питання можна буде вирішити пізніше.
Обмежуйте час на виконання завдань та проведення переговорів. Дуже часто ділові зустрічі перетворюються на малопродуктивний "балаканина". Щоб уникнути втрат часу на переговори, наради тощо - Встановлюйте жорсткий регламент. Якщо зустріч призначити на 10 ранку, вона неодмінно триватиме до обіду. Тим часом, якщо почати переговори трохи пізніше, о 11 годині ранку, то вона також неодмінно закінчиться до обіду, причому, можливо, з кращим результатом. Час - гроші, і якщо останні постійно вважають, то витрати часу, зрештою теж мають своє грошове вираження, враховують вкрай рідко.
Навчіться встановлювати пріоритети при виконанні всіх видів робіт. Широко поширена помилка - бажання зробити відразу всі справи. Не забувайте - стрес виникає не від того, що ми зробили, а від того, що ми не встигли зробити. Тому тверезо оцініть обсяг роботи, а потім визначте порядок завдань, виходячи, насамперед, зі своїх власних цілей і важливості справ (знову ж таки, для Вас особисто).
По можливості, виконуйте тільки дійсно важливі справи. Вільфредо Парето в XIX в. виявив, що лише невелика частина результату будь-якої діяльності являє собою дійсну цінність. Так, наприклад, 80% успіху фірми досягається завдяки лише 20% клієнтів або тільки в 20% тексту статті або циркулярного листа міститься 80% всієї інформації. Якщо ми при читанні, на нарадах, при занесенні даних в комп'ютер і т.п. обмежимося тим, що є дійсно важливим, то, використавши лише 20% свого робочого часу, ми отримаємо 80% результату. Головні труднощі - виявити ті 20%, від яких залежить успіх справи. В даному випадку мале вирішальним чином визначає багато чого!
Не прагніть зробити все самостійно! Завдання, які можуть виконати інші, неодмінно повинні виконувати саме вони. Не Ви! Якщо у Вас зовсім немає підлеглих або вони не володіють достатньою кваліфікацією - наберіть підлеглих з відповідною підготовкою або підучити тих, що є. Можна також користуватися платними послугами поза своєї фірми, вдаючись до допомоги різних агентств, консультаційних фірм і організацій. Витрати на використання платних послуг «на стороні» будуть в будь-якому випадку менше, ніж витрати роботодавця на утримання додаткового штатного співробітника.
Розбивайте великі завдання на етапи. Ще Альберт Ейнштейн помітив, що більшості людей подобається рубати дрова тому, що при цьому за дією відразу слід результат. Тому не сприймайте велику справу як стіс - розберіть його "по колоди" і "коліті" щодня по кілька таких задачок. При завершенні кожного етапу Ви наочно побачите, що наближаєтеся до мети. Це дасть Вам нові сили для виконання наступного етапу - і так до переможного кінця.
Найважливіші справи відзначайте в календарі. Між іншим, календар - не тільки для того, щоб рахувати дні до відпустки. Календар теж може стати Вашим помічником. Так, Вам знадобиться ще й маркер яскравішою. Що з ним робити? У перших числах подумайте, які важливі справи Ви хочете провернути в цьому місяці. Скільки часу Ви можете витратити на їх виконання. Потім візьміть маркер і зафарбуйте в календарі ці самі дні. Так Ви можете розподілити справи більш-менш рівномірно протягом місяця і уникнути авралів в кінці. Коли надалі Ви станете заносити в календар строки нових переговорів, нарад тощо, позначки маркером вбережуть Вас від "звалювання" справ в купу. Записи про плановані власних важливих справах, як і записи про ділові зустрічі, нарадах тощо, доповнюйте докладними відомостями, т. Е. Цифрами, датами і фактами.
Головні завдання намагайтеся робити з ранку. "Хто рано встає, тому й Бог подає". Секрет успіху багатьох підприємців - у тому, що вони ще рано вранці безпосередньо перед початком робочого дня встигають виконати те чи інше важливе для них справу або, принаймні, почати його. Справа, виконане з ранку, дозволяє зберегти відчуття успіху на весь день. Які б прикрі дрібниці не з'явилися пізніше, почуття не дарма прожитого дня створить позитивний настрій.
Враховуйте у своїх планах коливання рівня працездатності. Ви напевно визначили для себе, хто Ви - "жайворонок", "сова" або "голуб", І знаєте, в який час Вам думається краще, а в яке - краще зайнятися тим, що не вимагає особливих умінь. Тому плануйте виконання найбільш важливих робіт на періоди підвищення працездатності. У цей час людина почуває себе повним сил і встигає зробити значно більше і з кращим результатом, ніж у період спаду працездатності. Роботи рутинного характеру, що не мають великого значення, слід виконувати в післяобідній час.