Як підготувати акт на знищення документів
Процедура оформлення акта щодо знищення документів включає перевірку обов'язкових операцій. До них відносять:
- включення в даний акт окремою позицією (Попозиційні) кожного підготовленого для знищення документа, справи або томи, що знаходиться традиційно на бумагоносітеле яких інших носіях, наприклад, магнітних
- внесення до акт підсумкової записи з проставленням підпису співробітників, що беруть участь у складанні даного акту
- перевірка на наявність і комплектність документації, що знаходиться у складі акту
- перевірка погодження акта про знищення документації з посадовими особами даного підприємства (організації, фірми), а також наявності підписів членів експертної комісії та затвердження першим керівником підприємства (організації, фірми).
Процедура, згідно з якою відбувається знищення документів по акту складається з:
- перевірки на наявність документів, томів, справ, дисків, дискет і подібних носіїв, занесених до акт, спеціально призначеної для цих цілей комісією (перевіряється комплектність і відповідність записам акта)
- фізична ліквідація членами комісії документації у вигляді паперових, магнітних та інших носіїв інформації з внесенням записів в облікові форми (носіїв інформації, документів) та в акт про знищення з проставленням розпису кожного члена комісії
- фактична ліквідація документації, термін зберігання якої прийшов до кінця відбувається відразу після того, як будуть затверджені описи справ тривалого або постійного зберігання, згідно відповідного періоду часу.
Не допускається вносити в облікові форми будь-які позначки про знищення, а також підписувати акт перед фактичної утилізацією конфіденційних документів.
Всі документи, що мають паперову основу, піддаються знищенню шляхом спалення або подрібнення (шредірованія), можна перетворювати їх на безформну масу. Документацію на магнітних, фотографічних носіях, відеоплівці ліквідують за допомогою вогню (розплавлення, спалення), а також будь-якими іншими способами, що призводять до неможливості їх повного або часткового відновлення.
Не потрібно складання акта про знищення документації при ліквідації зіпсованих технічних або паперових носіїв. Акт не складається також на знищення чернеток, проектної документації, описів документів внутрішнього порядку (що знаходяться у виконавців), а також інших матеріалів, утворених під час виконання документів, що мають конфіденційний характер.
Процедура ліквідації документації та носіїв інформації у випадку, коли акт не складається, включає такі пункти:
- подрібнення паперових документів шляхом розривання листів, повне або часткове руйнування інших носіїв технічного характеру, при цьому обов'язково присутній виконавець або другий співробітник служби КД;
- накопичення і складування залишків зруйнованих носіїв у опечатувати урні (ящику, контейнері) ;
- фізична ліквідація накопичених залишків декількома уповноваженими співробітниками з обов'язковим внесенням відміток про ліквідацію в облікові форми носіїв і документів.
Під час проведення операцій і процедур, пов'язаних із знищенням паперів і носіїв інформації необхідно дотримуватися жорсткої послідовність і технологію знищення. Всі дії, спрямовані на знищення документації та носіїв інформації повинні бути колегіальним.
