Як підготувати документи до здачі в архів при ліквідації організації

В архівах організацій документи зберігаються протягом певних строків, після чого вони повинні бути передані на державне зберігання в державні та муніципальні архіви. Федеральним законодавством визначено граничні терміни зберігання документів, включених в установленому порядку до складу Архівного фонду Російської Федерації:

- документи з особового складу, записів нотаріальних дій, господарських книг і стосуються приватизації житлового фонду документів - 75 років;

- проектної документації з будівництва - 20 років;

- конструкторської, технологічної документації - 20 років;

- патенти на винахід - 20 років:

- наукової документації - 15 років;

- кіно- і фотодокументів - 5 років;

- відео- та фотодокументів - 3 роки.

У разі ліквідації організації, документи постійного терміну зберігання, а також по особовому складу передаються до державного архіву на зберігання. Для недержавних організацій, частина документів яких віднесена до складу Архівного фонду Російської Федерації, необхідне укладення договору з Федеральною архівною службою. Якщо організація не уклала договір з архівом, то в цьому випадку державний архів зобов'язаний прийняти на зберігання тільки документи з особового складу працівників організації. Місце зберігання залишилися документів визначаться головою ліквідаційної комісії.

У будь-якій організації протягом року накопичується певна кількість справ. Частина з них після встановленого терміну зберігання треба здавати в архів. Це справи складаються з документів постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також по особовому складу. Такі справи здаються в архів через рік після їх закінчення у діловодстві. Тільки після того як справи повністю оформлені їх ссдают в архів на зберігання.

Оформлення справ:

- перевірка правильності групування документів у справи;

- палітурка (підшивка) ;

- нумерація аркушів у справі;

- складання листа-заверітеля;

- складання в певних випадках внутрішнього опису документів справи;

- уточнення найменування організації, реєстраційного індексу, крайніх дат справи, заголовка справи;

- складання та оформлення опису справи.

Справи тимчасового терміну зберігання (до 10 років включно) підлягають частковому оформленню, при цьому допускається:

- не проводити систематизацію документів у справі;

- НЕ нумерувати листи справи;

- не складати завірчі надпісі;

- НЕ переплітати (Не брошурувати).

Перевірка правильності архівної обробки документів проводиться для того, щоб ще раз переконатися у відповідності документів у справі заголовку за номенклатурою, розташування документів всередині справи за певними принципами: по розглянутих вопросам- по хронологіі- географічної прізнаку- за алфавітом і т.д.

При повному оформленні необхідно підшити або переплести справу. Попередньо зі справи видаляються всі скріпки і т.п. За останнім документом у справі вкладається аркуш завірителя. На початку справи, при необхідності, вкладаються листи для внутрішнього опису. За архівними правилами справа не повинна перевищувати 250 аркушів. Якщо документів у справі виявилося більше, то дані справи необхідно розділити на томи.

Документи повинні бути переплетені у тверду картонну обкладинку. Оскільки у справі відкладаються документи різного формату, то підшивати їх потрібно на 4 проколи. В окремих випадках роблять фальцювання документів перед палітуркою.

Справи тривалого терміну зберігання обов'язково треба прошивати справа наскрізь, включаючи як верхню частину обкладинки, так і нижню. На перший лист накладається тонка, шириною до 1 см картонна прокладка (шарнір), і через неї прошивається справу. Оскільки передбачається така справа необхідно зберігати 75 років, то дана підшивка оберігає нитки від стирання і надає більш естетичний вигляд справі.

При підшивці необхідно стежити, щоб весь текст документів міг бути прочитаний і не заходив за підшиту частину документів. Документи із строком зберігання менше 10 років можуть не підшиватися, а залишатися в папці-швидкозшивачі.

Усі аркуші у справах нумеруються. Нумерують листи чорним графітним олівцем у правому верхньому куті тільки з лицьового боку аркуша, не зачіпаючи тексту документа. Використання чорнила і кольорових олівців не допускається. Лист більшого формату, ніж А4, підшивається за один край, розвертається і нумерується як один аркуш. При створенні декількох томів однієї справи кожен том нумерується окремо.

Підсумки нумерації записуються в листі завірителя розташованим в кінці пошитого справи. У листі вказується цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів у справі та окремо через знак «+» число аркушів внутрішнього опису, літерні або пропущені номери.

Лист завірителя підписується особою, яка його склала, із зазначенням посади, особистого підпису, прізвища та дати складання. Складати засвідчувач напис на обкладинці справи або зворотному боці останнього аркуша можна.

У випадку, коли справа містить особливо цінні документи: в особистих справах, справах про присудження наукових ступенів і присвоєння вчених звань, про видачу авторських свідоцтв і патентів, судових і слідчих справах і ряді інших випадків складаються внутрішні описи на документи справи.

В архівному законадательстве є визначення внутрішнього опису: «Внутрішній опис документів справи - це обліковий документ, що містить перелік документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів аркушів».

Внутрішній опис підшивається перед документами на початку справи і містить відомості про кожного з них. Наприкінці внутрішнього опису вказується кількість включених до неї документів та кількість аркушів самої опису.

Після того, як документи підшиті, пронумеровані, складений лист завірителя і внутрішня опис документів справи, проводиться оформлення обкладинки справ.

Оформлення обкладинки справ виконується відповідно до вимог архівного законодавства «Обкладинки справ тривалого зберігання. Типи, розміри, технічні вимоги ». У момент заведення справи за номенклатурою справ ряд відомостей уже був винесений на обкладинку:

- найменування організації і його подчіненность;

- найменування структурного підрозділи;

- індекс справи;

- заголовок справи;

- термін зберігання справи.

При підготовці справи до здачі в архів ці реквізити уточнюються і доповнюються:

- номер тому, якщо справа має кілька томов;

- крайні дати справи;

- кількість аркушів в справі;

- номера фонду, опису і справи за описом.

Останній реквізит проставляється в архіві.

Дуже важливо при оформленні обкладинки дотримуватися вимог. Так, найменування організації пишеться в називному відмінку. Якщо найменування змінювалося протягом року, то на обкладинці наводяться обидві назви, причому колишня назва береться в дужки, а нове пишеться під ним.

Заголовок справи пишеться на обкладинці на початку року з номенклатури справ. Після аналізу змісту документів може знадобитися внесення деяких уточнень в заголовок. При виникненні такої ситуації слід внести доповнення до номенклатури справ і на обкладинку виносити заголовок і індекс відповідно до цього доповненням. Спочатку в заголовку повинна бути вказана вид справи (справа, листування, документи і т.д.) або вид документів (протоколи, накази, звіти, акти). Потім вказується автор і далі питання, що відбиває зміст документів. Можливе формування в одній справі документів кількох авторів, якщо вони відносяться до одного питання. Достовірність документів в заголовках не вказується, але якщо є наявність копій документів, то обов'язково обмовляється. На обкладинці справи в обов'язковому порядку зазначаються дати найбільш ранніх і пізніх документів і термін зберігання справи. На справах з документами постійного зберігання вказується «зберігати постійно», на інших - конкретний термін зберігання відповідно до переліку.

При вказівці кількості аркушів листи внутрішнього опису і заверительной записи не враховуються.

На всі справи постійного і довготривалого терміну зберігання складається опис. Опис - це архівний довідник, систематизований перелік одиниць зберігання, а також призначений для обліку та систематизації. Опис служить основним обліковим посібником в діловодстві та архіві. Складаються описи окремо на справи постійного зберігання, справи тимчасового (понад 10 років) зберігання, справи з особового складу.

Справи розташовуються в опису за значимістю. Наприклад: статут підприємства, протоколи загальних зборів акціонерів, протоколи засідань ради директорів, накази директора з основної діяльності, річні плани і т.д. Опису на справи складаються в кожному структурному підрозділі працівниками служби діловодства.

Опис складається з річних розділів. Річні розділи складаються за встановленою формою. Відомості по кожній справі, включеному в опис, називаються описової статтею. У неї входять:

- порядковий номер справи або томи по опісі;

- індекс справи або тома;

- заголовок справи або тома;

- дати справи або тома;

- число аркушів у справі або томе;

- терміни зберігання;

- примітка.

Кожна справа в опису має самостійний порядковий номер.

Якщо справа складається з кількох томів, кожен том має свій номер. Розпорядженні справи в опису по порядку архів організації та присвоює номери опису структурного підрозділу.

При передачі в архів справ за кілька років їх необхідно систематизувати. Порядок систематизації справ в організації - хронологічно-структурний. Це означає, що справи систематизують по роках. І справи систематизують за назвами структурних підрозділів, в яких вони зберігаються. Всі справи постійного строку зберігання за рік розташовуються за ступенем важливості. Зазвичай це відповідає порядку розташування структурних підрозділів і заголовків справ у номенклатурі справ.

І так виходить стрункий перелік усіх справ одного терміну зберігання за один рік. Для зручності пошуку найменування структурного підрозділу можуть бути вказані в опису перед першим ділом відповідного структурного підрозділу.

В організаціях, де кількість справ, що утворюються в рік, невелика, недоцільно щороку складати нову опис. Можлива підготовка однієї опису, що включає справи за кілька років.

В таких організаціях як правило щорічно складається річний розділ опису з триваючою нумерацією справ. Кожен з річних розділів опису починається з вказівки відповідного року, і далі справи розташовуються відповідно до прийнятої структурою.

Кожна опис має свій номер. Зазвичай опис на справи постійного зберігання має 1, на справи з терміном зберігання понад 10 років-№2, на справи з особового складу - №3 з додаванням літерного індексу «л / с».

Закінчується опис підсумковим записом. Де вказується цифрами і прописом кількість включених в опис справ, перший і останній номери справи за описом, обумовлюються особливості нумерації (літерні або пропущені номери). Опис повинна бути підписана укладачем із зазначенням його посади і розшифровки прізвища. Проставляється дата складання опису.

Крім описів на справи постійного терміну зберігання, справи тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання організація щорічно повинна складати описи на справи з особового складу. Документи з особового складу мають особливе значення - вони є підставою для підтвердження трудового стажу, займаної посади, тривалості роботи в даній організації та інших фактів трудових відносин. З метою запобігання втрати цих документів більша частина документів з особового складу звільнених працівників здається в архів і зберігається 75 років.

Кількість примірників опису визначається терміном зберігання справ. Опис на справи постійного зберігання складається у чотирьох примірниках. Один примірник залишається у відповідному структурному підрозділі, другий примірник опису передається в службу ДОП, третій в архів організації. Четвертий примірник направляється в державний чи муніципальний архів.

Організації, що не здають документи до державних архівів, становлять опис на справи постійного зберігання, на справи з терміном зберігання 10 і більше років та з особового складу в трьох примірниках.

На справи тимчасового терміну зберігання описи не складаються їх замінює номенклатура справ, де навпроти кожного заголовка проставляється відмітка про термін зберігання.

Під час підготовки справ до передачі в архів організації, співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення та відповідність кількості справ, включених в опис справ, кількістю справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Усі виявлені при перевірці недоліки у формуванні та оформленні справ працівники структурного підрозділу зобов'язані усунути. При виявленні відсутності справ складається відповідна довідка.