Що таке Закон Парето і як він використовується?
Отже, у вас є стратегічний план на найближчий рік чи п'ятирічку. Ви починаєте його виконувати і незабаром розумієте, що в добі всього 24 години, та грошей у кишені набагато менше необхідного. Коротше кажучи, ваші ресурси обмежені і чимось треба пожертвувати. І виникає питання: чому?
Ось тут нам приходить на допомогу італійський економіст Вільфредо Парето. Він в далекому 1897 опублікував дослідження, згідно з яким 80% доходів італійців мають 20% сімей. Це спостереження послужило підставою для глобальних узагальнень, званих «Правило Парето»: 80% результату дають 20% зусиль. Або 80% прибутку забезпечують 20% клієнтів. Формулювань цього правила безліч.
Насправді це співвідношення 20/80 вірно далеко не завжди і навіть істотно залежить від угруповання розглянутих об'єктів. Але якщо вклад різних об'єктів в критерій неоднаковий, то завжди знайдеться таке число N (менша 50%), що N% об'єктів дадуть 100-N% величини критерію. Цей факт легко доводиться математично.
Але повернемося до нашого плануванню. Внесок кожного запланованого справи у досягнення поставленої мети неоднаковий, неоднаково і кількість ресурсів, потрібних для кожної справи. І ми можемо застосувати до нашого плану закон Парето: 20% справ забезпечать 80% результату. З того ж правила Парето випливає, що з решти 80% справ 30% забезпечують 15% результату, а інші 50% - лише 5%. Те ж саме і з розподілом ресурсоємності справ: 20% справ вимагають 80% наших ресурсів, 30% - 15%, інші 50% справ - лише 5%.
Якщо ми розподілимо всі наші справи по цих групах, то можна провести ABC-аналіз:
20% справ, що дають 80% результату позначимо як «справи максимальної важливості» (категорія А), 30% справ, що дають 15% результату - «справи середньої важливості» (категорія В), решта - «незначні справи» (категорія С).
20% справ, що вимагають 80% ресурсів, позначимо як «справи максимальної ресурсоємності» (категорія Х), 30% справ, що вимагають 15% ресурсів - «справи середньої ресурсоємності» (категорія Y), решта - «малоресурсние справи» (категорія Z) .
Якщо розглядати кожну справу з двох сторін - з точки зору важливості і з точки зору ресурсоємності, то ми отримаємо 9 підкатегорій: AX, BX, CX, AY, BY, CY, AZ, BZ і CZ.
Тепер нам легко визначити, що нам потрібно робити неодмінно, а чим можна пожертвувати: зрозуміло, потрібно насамперед здійснити справи підкатегорії AZ - найважливіші та нізкоресурсние. Потім йдуть справи AY, потім AX або BZ, залежно від того, чи вистачає нам ресурсів. Справами CX, Сy, і навіть BX ми завжди можемо пожертвувати при нестачі ресурсів - сильно це нам не зашкодить.
Зрозуміло, все сказане дійсно тільки для випадку незалежних один від одного справ. На це потрібно звернути особливу увагу: адже іноді справа начебто і неважливе, і не витратне, але без нього неможливо виконати важливі справи! Наприклад, справа «оформлення ліцензії» не вносить ніякого вкладу в успіх бізнесу, але без цієї справи бізнес відкрити просто не можна і всі справи для бізнесу виявляться безглузді.
Якщо обмежений не трьома, а двома категоріями важливості - «важливі» і «неважливі», а в якості ресурсу розглядати тільки час з двома категоріями «термінові» і «нетермінові», то ми отримаємо систему, якою успішно користувався президент США Дуайт Ейзенхауер для планування своєї роботи на посту керівника країни.
У нього було 4 підкатегорії: «Важливі і термінові» (категорія A), «Важливі і нетермінові» - (В), «Неважливі і термінові» (C) і «Неважливі і нетермінові» (D). Справами категорії D він займався в останню чергу, коли вони вже переходили в категорію С. Основний час він приділяв справах категорії А, по необхідності виконував справи з С, але особливу увагу приділяв справах В - як перспективним і стратегічним проектам. Ця система лягла в основу «Тайм-менеджменту», науки планування свого часу, без якої немислима життя успішного сучасної людини.
Отже, тепер ви знаєте, як правильно розподілити свої ресурси між запланованими справами. У разі сумнівів, якому з кількох справ віддати перевагу, можна застосувати метод зваженої оцінки.
