Тайм-менеджмент. Чи можливо керувати часом?
Хто з нас не стикався з такою проблемою, як нестача часу? У кого не виникало питання про те, чому в добі всього 24 години? Вам потрібно швидше завершувати проект - підтискають терміни. Начальник вимагає негайно здати річний звіт. Що ви робите? Різко кидаєте всі свої другорядні справи, якими були зайняті до цього, і починаєте працювати.
Так, але далеко не завжди ви таким чином досягнете бажаних результатів. А якщо ви людина ледачий, буде простіше втекти від проблеми, замість того щоб зібрати всі свої сили і вирішити її. Але як же ці сили «зібрати»? Адже їх ще знайти треба ... А чи можливо взагалі уникнути попадання в такі неприємні ситуації?
Зупиняти час можуть тільки чарівники, продовжити добу хоч на годину теж не кожному під силу, але керувати часом, своїм особистим часом, цілком можливо. І це «управління часом», по-іншому «Тайм-менеджмент» (Від англ. time management ), Ґрунтується далеко не на магії, де все просто.
Управління часом - Технологія організації часу і підвищення ефективності його використання. Мабуть, це одне з найбільш точних визначень тайм-менеджменту. Розберемося з ним конкретніше.
1. Технологія організації часу. На чому ж вона ґрунтується? У першу чергу на вмінні планувати своє найближче майбутнє. Існує прекрасне правило 6 «П»: Правильне Попереднє Планування Запобігає Погані Показники. Якщо ви хочете бути людиною продуктивним, запам'ятайте це правило на все життя і слідуйте йому! Щовечора влаштовуйтеся в кріслі зручніше, беріть щоденник (який вам тепер необхідний) і складайте план завтрашнього дня. Робити це потрібно поступово:
Запишіть все, що вам слід було б зробити завтра.
Уважно вивчіть список справ. Постарайтеся розставити пріоритети. Для цього можна використовувати, наприклад, літери «А», «В» і «С» - Найбільш важливі, проміжні і найменш важливі, відповідно. Класифікацію можна розширити такими групами, як «важливі і термінові», «важливі, але не термінові». Тим самим ви полегшите собі виконання наступного пункту.
Розподіліть всі справи по часу, дотримуючись пріоритети.
Загалом, все не так складно. Однак часто виникають труднощі з розподілом всіх справ по годинах, особливо справ категорій «В». З «А» все більш-менш зрозуміло - чим раніше виконаєш, тим краще. Справи «С» багато хто взагалі викидають зі свого списку, тому найчастіше в групі «С» виявляються так звані «пожирачі часу», але про них трохи пізніше. А от з «В» все набагато складніше - всі справи цієї категорії однаково важливі, так як же зрозуміти, яке краще виконати раніше?
Є варіант розділити групу «В» на більш дрібні підгрупи: припустимо, «В1», «В2» і т.д. Також можна приблизно розташувати справи «В» по годинах, а вже завтра, в робочому порядку, при необхідності міняти їх місцями. Це свого роду форс-мажор, який, до речі, може трапитися і з справами категорії «А». Тому добре б мати запасний, так скажемо, план дій.
2. Підвищення ефективності використання часу. Як же підвищувати ефективність? Перш за все, необхідно постійно за нею стежити. Для цього доцільно використовувати таку техніку, як «Хронометраж». Основна мета полягає в тому, щоб визначити, на що витрачається ваш час, і виявити «пожирачів часу» (будь відволікають від основної діяльності об'єкти), щоб знати ворога в обличчя. Техніка дуже проста, тим не менше, і тут виникають труднощі:
Як тільки ви прокинулися, беріть листочок (краще завести окремий зошит) і записуйте все, що ви робите, вказуючи витрачений час і роблячи позначки. Наприклад:
10:00 - 12:00 - склав річний звіт (2:00, категорія «А»);
12:00 - 12:30 - випив каву, поспілкувався з колегами (30 хвилин, категорія «С»);
12:30 - 13:30 - поспілкувався в соцмережах з друзями на теми, що не відносяться до роботи (1:00, категорія «С» - пожирач часу!)
В кінці дня уважно вивчіть свій хронометраж і з'ясуйте, на що ви витрачаєте більше часу. Зробіть висновок.
Для цього достатньо відповісти на питання:
Чому ви так багато часу витратили на цю справу?
Чи варто результат витраченого часу?
Чи можна скоротити час так, щоб результат не став гірше?
Відповівши на ці питання, ви зрозумієте, що забирає у вас велику частину часу, впливу яких «пожирачів часу» ви схильні. Результат може виявитися трохи шокуючим, адже багато хто і не підозрюють про те, скільки часу вони витрачають на абсолютно даремні справи.
На чому ґрунтується тайм-менеджмент, ми розібралися. Тепер трохи докладніше про «Пожирачів часу», або хронофаги, яких у наш час і не злічити. Думаю, щоб сенс цих страшних слів став зрозумілий, достатньо буде перелічити, що відноситься до цих вічно голодним «істотам». Найпоширеніші:
комп'ютерні ігри;
непродуктивне спілкування в соцмережах;
перегляд телевізора (непізнавальних програм);
сон (більше 7 годин на день);
депресії, стреси.
Все це поглинає людей тому, що вони не можуть чітко поставити мету, правильно розставити пріоритети, звикли відкладати справи на потім, по-іншому це називається прокрастинація. Думаю, її можна порівняти з курінням. Тільки куріння завдає шкоди здоров'ю, а «синдром відкладання» - вашої успішності та продуктивності. З «пожирачами часу» можна і потрібно боротися. Ніхто не говорить, що вам необхідно відмовитися від спілкування з друзями, перегляду улюблених серіалів. Без спілкування та відпочинку людина існувати не здатний, але це не означає, що всі його час повинно йти тільки на дружні посиденьки і сон.
Якщо ви хочете стати продуктивним людиною, тайм-менеджмент повинен стати невід'ємною частиною вашого життя, бо без здатності управляти своїм часом ви навряд чи досягнете бажаних результатів.
Книги з тайм-менеджменту:
Брайан Трейсі «Залиште гидливість, з'їжте жабу!»
Стівен Кові «Сім навичок високоефективних людей»
Книги Гліба Архангельського
