Як ефективно використовувати свій час?
Навряд чи хтось із нас може сказати: «У мене немає проблем з тайм-менеджмета!» ... А дуже шкода! Спробуємо визначити і використовувати основні моменти, пов'язані з управлінням своїм часом.
Я, як автор численних публікацій на тему управління персоналом, практично завжди починаю з співвідношення ПРОЦЕС-РЕЗУЛЬТАТ. Це моє співвідношення підхопило більшість авторів, консультантів і всіх, хто з цим пов'язаний. І не випадково.
Як пройти від точки А в точку Б? Є сотні способів і шляхів, і тільки один шлях буде найкоротшим. А наскільки ми проводимо аналіз цього самого короткого шляху? Розберемо все по пунктах.
1. Перш ніж щось робити, подумайте, як це можна зробити швидше. Як швидше досягти бажаного результату?
А знаєте, чому ми не проводимо цей аналіз? Не бачимо сенсу! Ми просто нікуди не поспішаємо, але при цьому НІЧОГО не встигаємо. Зовсім недавно прочитав анекдот:
Дзвінок по телефону:
- Привіт! Чим займаєшся?
- Та нічим ... я ж на роботі ....
Всеосяжну відповідь, який мені, як керівнику компанії, цілком зрозумілий.
Тепер розберемося, чому ж ми нікуди не поспішаємо. Відповідь проста: якщо у нас немає мети, то навіщо робити щось швидше, та й навіщо, власне, взагалі щось робити.
2. Ставте мету, і ви набагато швидше досягнете потрібних результатів.
Але це була лірика. Тепер про реальної економії свого часу, з чим у кожного з нас виникають колосальні проблеми. Спробуємо сформулювати як саму проблему, так і знайдемо її коріння, тобто, причину.
У вас постійно не вистачає часу через те, що:
- Ви не робите роботу так швидко, як це потрібно, тому що вам подобається сам процес.
- У Вас не залишається вільного часу, тому що ви занурені в рішення дрібних питань.
- Ви не структуруєте і не плануєте свій робочий день.
Зробіть таблицю, що складається з трьох колонок: 1-я колонка - час (наприклад, 9.00-10.00), 2-я колонка - дія, що ви зробили за цей проміжок часу, третій колонка - примітка. В кінці дня проаналізуйте свою роботу, і ви визначите, що N% виконаних вами дій можна було б делегувати (доручити підлеглим), а К% не робити зовсім !!! Проведіть аналіз трьох-п'яти робочих днів. Що ви отримаєте? Шокуючий результат! Ви побачите, наскільки нераціонально ви використовуєте свій час.
Другим етапом визначте, що саме ви робите тому, що саме ви і тільки ви повинні це робити, і спробуйте скоротити час виконання цих робіт. Знову визначте, що можна делегувати.
Існує думка, що не можна займатися кількома справами одночасно. Чи так це - вирішуйте самі. У багатьох людей, як правило, відкрито 5-10 віконець програм, включена аська, скайп, вони говорять по мобільному телефону, офісного телефону, читають журнал, газету, книгу ... Не можу сказати, погано це чи добре - робіть так, як вам більше подобається. Але, наприклад, навіщо закривати файл Word'a з недопрацьованим матеріалом, якщо повернешся до нього через 2, 5, 10, 40 хвилин?
Наведіть лад з документацією. Багато хто посилається на те, що витрачають на пошук потрібного документа необґрунтовано велику кількість часу. В даному випадку необхідно впорядкувати документообіг (а документообіг вважається впорядкованим в тому випадку, якщо електронний або паперовий документ можна знайти протягом 1 хвилини), і проблеми зникнуть.
Найвірніший ворог ефективного тайм-менеджменту - відкладання справ «на завтра». Якщо щось можна відкласти на завтра, може, це зовсім можна не робити? Щоб зробити швидше - зробіть сьогодні. Якось найвідоміший коуч на моє «Я напишу вам це завтра» відповів: «Завтра може не настати». До речі, це дуже важлива і корисна фраза. Використовуйте її для самонастроювання, і частіше говорите колегам.
Існує, до речі, спосіб, який дозволяє змусити співробітника виконати за 15 хвилин роботу, яку, в кращому випадку, він робив би за годину-півтори. Він отримує завдання в 17.45 ... Хочеться додому, і є всього 15 хвилин. Жорстоко? Але виконується! У поспіху? Швидко? Так! Але: завжди контролюйте результат.
Багато проблем виникає при плануванні свого часу. Ми часто кудись не встигаємо. А чому? Ми призначаємо зустрічі «впритул». Не робіть цього. Залишайте запас часу. Якщо у вас зустріч о 10.00 і ви цілком встигнете о 11.30 на другому, призначте другий на 12.00. За півгодини ви теж зможете зробити кілька намічених раніше справ.
А найбільше заощаджується часу або рано вранці, або ввечері. Цей факт доведений. Є «сови», є «жайворонки». Кожна з цих категорій в «зручні» для себе годинник робить набагато більше роботи, ніж в стандартне робочий час.
Зробіть так, щоб кожну хвилину ви використовували свій час раціонально. Якщо залишається вільна хвилина, розберіть паперу, поставте підписи, почитайте журнал чи книжку, але не збираєте справи.
Купіть собі смартфон або міні-комп'ютер. Це дозволяє економити купу часу! Перевірено і доведено!
Проаналізуйте і ви свій робочий день, знайдіть прогалини і білі плями, і використовуйте свій час максимально ефективно для того, щоб в кінцевому підсумку отримати якомога більше грошей, адже працюємо ми навряд чи заради самого процесу (процес може всього лише приносити задоволення).
