Як займатися плануванням в бізнесі?

Зараз скрізь тільки й чути слова «план», «планування» ... Що ж це? Данина моді, стереотип «щоб було, так як у всіх» або щось, що допомагає нам досягати певних результатів? Пропоную розібратися.

Багато хто розглядає план як щось недоторканне, забуваючи про те, що він може і, як би нам цього не хотілося, буде змінюватися в силу зміни умов і обставин. Багато хто не займаються плануванням, грунтуючись саме на те, що робити це безглуздо, оскільки плани все одно змінюються.

Коли я проводжу навчання співробітників, намагаючись прищепити системність в їх роботі і пов'язати її з плануванням, я завжди наводжу один приклад, показуючи їм свій план сьогоднішнього дня навчання. Там в самому кінці є одна нічим не виділяється рядок: «Зворотній зв'язок. Дізнатися, що сподобалося, що хотіли б обговорити наступного разу ». Я пояснюю, що абсолютно зрозуміло, що я задам їм ці питання, це такий момент, який просто не можна упустити, його не можна забути, але, тим не менш, незважаючи на це, в плані даний пункт є. Цей етап теж повинен бути прописаний, яким би «не забуваємо» або «не настільки важливим» він не здавався.

Чим відрізняється програма від плану?

Програма, в будь-якому випадку, це більш широке поняття, ніж план. Програма - це щось спільне, план - більш конкретне. Наприклад, програма навчання співробітника складається на рік, а поняття «план» застосовується для конкретного заняття або для першого етапу навчання.

Яке планування існує зараз?

У кожного з нас величезна кількість планів, але немає чіткого розуміння, що ж все-таки варто робити. Ми, безперечно, звикли до планів і програм. А ставимо ми собі плани? Ну звичайно! Ми завжди щось плануємо: плануємо здійснити якусь покупку, плануємо зустрічі, вносимо в щоденник або тримаємо в голові плани на день. Але робочі плани - це трішки інше.

Як скласти перший план?

Відсутність попереднього досвіду по системному плануванню змушує опрацьовувати всі дії з особливою ретельністю. Але навіть при дрібних обережних кроками буде присутній невпевненість. Загалом завжди все зрозуміло, а «плавати», як правило, починаємо в деталях і дрібницях. Отже, по черзі.

При складанні програми і плану дій необхідно покроково розібрати кожну з його складових. Наберіть таблицю в Word або Excel і вносите в неї всі кроки, які ви будете робити.

Перша колонка - порядковий номер кроку. Друга - «Дії-Результат». Те, що потрібно зробити і що повинно вийти на виході. Третя колонка - виконавець. Четверта колонка - термін. П'ята колонка - відмітка про виконання. Ви можете і зовсім прибрати цю колонку і, припустимо, використовуючи виключно паперову версію даного документа, при виконанні та отриманні певного запланованого результату виділяти пункт маркером, головне - зазначити, що цей етап пройдено. Це психологічний момент і команда до дії - можна йти далі. Остання колонка - примітка. Ви можете вносити в неї будь-які записи, припустимо, для коригування подальших кроків.

Чи можна відступати від плану і в яких випадках?

Запам'ятайте одну тезу - ви не є заручником плану, план - це ваш помічник. У поточних планах необхідно бачити довгострокові перспективи, а це змушує вас постійно вносити коректування і зміни. Це нормально. У разі виникнення інших, частіше викликаних зовнішнім впливом змін, безумовно, допускається внесення більш істотних змін, точно так само як допускається вносити коректування в цілі і завдання.

Перший варіант і перші можливості відступів пов'язані з тим, що крім заздалегідь опрацьованих питань можуть виникати нові, наприклад, у випадку якщо щось не було враховано. План робіт - це всього лише наш орієнтир. Ні більше, ні менше - не варто недооцінювати, але і переоцінювати і надавати йому статус божества не раджу.

Другий варіант відступів пов'язаний з фактором часу, коли намічені терміни не витримуються. Ви все обговорили і вирішили, ви записали і позначили кожен етап, але учасники - виконавці плану або програми не завжди в момент прийняття та затвердження уявляють собі обсяг того, що належить зробити.

У такому випадку важливо не просто мовчки перенести терміни, якщо в цьому є реальна необхідність (інакше переносити їх будете до нескінченності), а проговорити і позначити обгрунтованість цього. Перенісши мовчки термін один раз, будьте готові до того, щоб наступного разу почути від колег і підлеглих «я не встиг» або щось аналогічне.

Є, проте, один відпрацьований хід для зміни термінів проходження етапів плану без зниження мотивації і появи небажаного ефекту, при якому співробітники просто перестануть прагнути до виконання завдань у вказаний проміжок часу.

Рекомендую перестрахуватися і заздалегідь на початку роботи запропонувати всім учасникам через місяць після початку робіт переглянути терміни і знову-таки проговорити причину цього, надати мотивовану підставу, наприклад, у зв'язку з прогнозованими змінами, які відбудуться через певний період.

Це запасний вихід, якийсь запланований і при цьому ретельно завуальований збій.

А як же бути з терміновими завданнями? Як бути з терміновими діями?

Плутаючи такі поняття як цілі і завдання, ми також плутаємо важливість і терміновість. Слово «терміновість» має піти з нашого лексикону. Слово «важливість» має залишитися. Як вже було сказано, в системі існує планування - так, співробітник знає, що він буде робити завтра, післязавтра, знає, яких результатів від нього чекають і в які терміни він має їх надати.