Як правильно планувати свою роботу

Скільки разів ви чули, як тренер професійної спортивної команди пояснює засобам масової інформації останній програш в таких висловах:

«Ми не дотримувалися наш план, складений на цю гру»?

Добре, але чому ж вони не дотримувалися план на гру, якщо спочатку мали намір робити саме це? Тому що дуже легко збитися зі шляху і відхилитися від курсу. У хвилюванні і тиску кожного епізоду гри ви приймаєте рішення на льоту, експромтом, в режимі чистої імпровізації, іноді за частку секунди. Ви настільки захоплюєтеся діями, які розгортаються в даний момент прямо перед вами, що геть забуваєте про початковому плані гри і всього лише рефлекторно реагуєте.

Точно так само йде справа і в житті. Часто наші дії за планом перетворюються «заштопиваніем тієї дірки, що утворилася прямо зараз і безпосередньо переді мною». Дзвінки по телефону, крайні терміни, мінливі пріоритети, непередбачені події, аварійні випадки, критичні ситуації, нові можливості - всі вони мають властивість відводити вас убік від спочатку наміченого плану.

Знаючи це, важливо завжди мати загальне уявлення про те, чого саме ви хочете домогтися протягом кожного тижня, кожного місяця, кожного року, а також планувати свою роботу і працювати за своїм планом, прагнучи на ділі досягти задуманого.

Безсумнівно, як і раніше будуть траплятися непередбачені телефонні дзвінки, крайні терміни і нові повороти подій, наполегливо прагнуть привернути до себе вашу увагу, але якщо ви будете дотримуватися нижченаведеного простого чотирьохетапну порядку дій, то виявите, що зможете легко підправляти курс, коли вас стане відводити в сторону, і тим самим зумієте швидко і успішно просуватися до своїх цілей.

ЕТАП 1 Складіть список

Запишіть, що потрібно виконати на цьому тижні, які дзвінки по телефону, листи або дії просунуть вас вперед у напрямку до ваших цілей. З ким ви повинні побачитися? Що повинні зробити? Яку могли б отримати нову інформацію, яка допоможе вам? Що ви можете зробити для створення додаткових можливостей? Які кроки могли б зробити наступаючу робочий тиждень продуктивної та успішної? Розробіть щотижневий список, який енергійно і напористо просуне вас до досягнення ваших цілей.

ЕТАП 2 Виконуйте намічене

Якщо щось може бути зроблено негайно, - робіть це! Що ще можна зробити сьогодні? Робіть це! І в такому дусі починайте одне за іншим виконувати все те, що присутнє у вашому списку. Як мудро рекомендував російський містик Гур-джіев: «Не думайте про результати, а просто робіть». Дозвольте дії бути тим засобом, який приведе вас до успіху. Виконуйте все, що внесли в свій список. Нехай він з'явиться для вас найвищим пріоритетом.

Може виявитися, що протягом даного тижня відбудуться нові події, і ви захочете додати в свій список ще якісь завдання. Це прекрасно, додавайте їх, але ніколи, - повторюю - ніколи, ні за яких обставин не видаляйте пункти із зазначеного списку (хіба що вони вже виконані). Єдиний час, коли можна вилучити незавершену задачу, - в кінці тижня, у процесі аналізу стану справ. Це важливе правило, якого треба беззастережно дотримуватися, оскільки воно породжує у вас звичку слідувати наміченим планом.

ЕТАП 3 Аналізуйте свої дії

Це, на жаль, той етап, який більшість людей в своїх планах роботи взагалі опускають, що є неприпустимою і критичною помилкою. Аналіз минулого тижня настільки ж важливий, як планування майбутнього тижня. Фактично ви повинні витрачати вдвічі більше часу на аналіз і розгляд минулого тижня, ніж відводите на планування майбутньої, оскільки саме так ви з'ясовуєте, що насправді відбувається з вашою роботою. Плани та добрі наміри даремні, якщо вони не супроводжуються ефективними діями. Аналіз стану справ багато розкриє для вас. У процесі цього ви повинні задати собі масу питань:

• Що було виконано?

• Що не було? Чому?

• Які нові події відбулися?

• Чому я навчився?

• Що треба зробити далі?

• Що я роблю в недостатній мірі? Чому?

• Як зробити мою роботу більш ефективною? Перш ніж планувати свою діяльність на наступний тиждень, проаналізуйте і найуважнішим чином переглянете всі дії, вчинені минулого тижня. Пам'ятайте: аналіз у багатьох відношеннях більш важливий, ніж планування. Відведіть для цього спеціальний час і, перш ніж рухатися вперед. З'ясуйте, що сталося, що не було зроблено і чому.

ЕТАП 4 Складіть інший список

На підставі аналізу та розуміння ситуації, досягнутого вами в ході етапу 3, складіть новий список на наступний тиждень.

Якщо регулярно дотримуватися цих чотирьох етапів, то відбуваються дві важливі речі. По-перше, виконується маса роботи, а це в будь-якому випадку важливо. По-друге, і це настільки ж важливо, ви виявите в собі такі моделі поведінки, про існування яких самі ніколи не здогадувалися. Уважно і регулярно, тиждень, за тижнем аналізуючи свої списки, ви виявите, що систематично уникаєте деяких типів завдань. Усвідомлення цього факту розкриє для вас багато і протверезить вас. В цілому знання своїх нахилів дуже допоможе вам внести внутрішні зміни, необхідні для того, щоб досягти більшого ефекту.

Пам'ятайте: знати, що треба робити, і дійсно робити - це дві абсолютно різні речі. У тому, що я запропонував вам тут, немає нічого радикально нового-ви, мабуть, і так вже багато чого знаєте з даної системи.

Але таке знання - лише перший крок. Другий, набагато більш важливий крок, полягає в тому, щоб дійсно робити це. Саме дії, а не слова є причиною змін у вашому житті. Якщо ви зможете втілити зазначені стратегії в конкретні дії, що здійснюються тиждень за тижнем, місяць за місяцем, то добре просунетеся на своєму шляху до досягнення набагато більшого успіху в житті. ]