Сім секретів управління часом, або Як все встигати?

Час - один з найцінніших активів в будь-якому бізнесі. Бездоганна організація справ і управління часом - невід'ємні складові успіху. Як же все встигати, коли темп життя зростає, поступово перетворюючи її в хаос?

Поради з цієї статті допоможуть вам придбати деякі навички управління часом, користуючись якими ви зрозумієте, як встигати все на світі.

Секрет перший і основний: планування

Знову, знову і знову планування! Користуйтеся списками при плануванні. Перший крок тут полягає в реалістичній оцінці часу, який вам буде потрібно для виконання намічених завдань. Запланувавши занадто багато на один день, ви ризикуєте розчаруватися в кінці дня.

Плануйте не більш 60% доступного часу. Решта 40%, особливо перший час, краще залишати для вирішення екстрених проблем і про запас.

Пам'ятайте про те, що продуктивність праці і рівень уваги коливаються протягом дня, тому кожен день відводите час на себе. Цей час має бути присвячене тільки вам - щоб зібратися з думками. Найчастіше цей відрізок часу виявляється самим творчим, адже в ситуації стресу складно генерувати ідеї.

Подивіться, як розподіляються ваші справи по днях тижня. Цілком можливо, що якісь дні забиті під зав'язку, а якісь більш вільні. Для початку просто розподіліть справи по днях тижня більш рівномірно.

Складайте списки справ із зазначенням дати і часу виконання на тиждень і на кожен день.

Секрет другий: позбудьтеся пожирачів часу

А тепер складіть другий список. Запишіть у нього все, що ви робили сьогодні протягом дня: пошук шарфа, який зник якраз в той момент, коли ви зібралися виходити з дому, розмова по телефону, перегляд телевізора, роздивляння фотографій в Інтернеті і так далі.

Перегляньте цей список. Будьте справедливі і самокритичні. Що в цьому списку не допомогло вам, а тільки відняло дорогоцінний час. Напишіть навпроти кожного з цих справ - що ви можете зробити, щоб цей пожирач часу більше не заважав вам.

Подивіться - скільки часу ви витрачаєте на скарги про те, що нічого не встигаєте?

Секрет третій: вирішуйте всі проблеми вчасно

Спокуса «зробити це завтра» дуже великий. Але якщо у вас є чіткий список справ, то ви зрозумієте, що завтра не зможете знайти час на виконання тих справ, які відклали з сьогоднішнього дня. Для того щоб вам було легше - візьміть собі за правило робити самі неприємні для себе справи на початку, а потім приступайте до більш приємним. Такий підхід називається «Проковтнути жабу» - «Жаби»: дрібні, неприємні справи, які відкладаються. З'їсти «жабу» - означає виконати одну з таких справ. Необхідно щодня планувати собі по одному такому справі. А виконавши його з ранку, ви забезпечуєте собі прекрасний настрій і бадьорість духу, щоб воно вже не висіло дамокловим мечем над головою і не заважало зосередженню на інших, більш приємних справах.

Секрет четвертий: з'їдайте «слона» по частинах

«Слони»: глобальні справи, проекти. «Слона» необхідно поділити на біфштекси, тоді глобальне справа буде легше «з'їсти». Якщо справа зовсім глобальне і непосильний, розбийте його до найдрібніших легко здійсненних завдань, аж до підшивки або відправки листів. Плануйте на кожен день не менше п'яти таких найдрібніших справ, і «слон» здасться!

Секрет п'ятий: відмовтеся від перфекціонізму

Не треба нескінченно доводити до досконалості (А чи є воно?) Свої блоги, розсилки, статті і т.д. Дозвольте собі бути трохи недосконалим і йти далі. У русі - життя! Я не закликаю до недбалості, однак варто дотримуватися певний баланс між якістю виконаної роботи і часом, витраченим на її виконання.

Секрет шостий: заохочуйте себе за виконання плану

Лідери вміють планувати не тільки роботу, а й відпочинок. У їхньому списку є місце і для сімейної вечері, і для походу з дітьми в кіно, і для відвідування театру разом зі своєю другою половинкою, і час для себе особисто.

Як тільки почнете планувати Свого часу, ви побачите, що знайти час для того, щоб зайнятися собою або організувати вилазку на природу, стане простіше. Просто внесіть цю справу в план на місяць. Воно займе своє місце у вашому розпорядку, і ви тут же побачите - що і коли потрібно зробити для того, щоб цей захід доставило вам максимум задоволення.

Секрет сьомий: регулярно вводите нові звички

Ви не уявляєте, як усе встигати, знайти вільний час і почати займатися іноземною мовою, вчитися водити машину? Наведу особистий приклад, думаю, багато матусь стикалися з таким ефектом. Коли в будинку з'явився малюк, часу стало катастрофічно не вистачати, а потім поступово я навчилася встигати все і навіть більше, ніж до народження другої дитини.

У чому фокус? Коли ми поставлені в жорсткі рамки, то не замислюємося, як усе встигати. Ми просто збираємося і починаємо діяти швидко і раціонально, а потім це входить в звичку.

Так і тут - вирішіть, коли і скільки часу ви готові виділити на своє нове заняття, і з завтрашнього дня починайте приділяти йому рівно стільки часу і рівно тоді, як запланували. Відмовки і переноси не приймаються, всі інші справи на цей період відкладаються.

Зберіться і неухильно дотримуйтесь цьому правилу протягом 3-4 тижнів. Тоді це заняття обов'язково перетвориться у звичку, і час на нього буде завжди знаходитися як за помахом чарівної палички. А на наступний місяць заплануйте що-небудь нове!