І як тільки все встигнути?
Час ... Іноді воно тягнеться довго-довго, а іноді стрілки годинника несуться невблаганно вперед, і здається, що додаткова година до доби цілком міг би виручити мене. Але тільки де знайти такий магазин, який торгує цим «дефіцитним продуктом»? Як все встигати, коли в моїх добі все ще 24 години?
Якщо ви часто задавалися подібними питаннями, то ця стаття для вас.
Як це не дивно, але годин у добі всім відведено порівну. Просто хтось розпоряджається своїм часом більш успішно, у когось це виходить менш успішно, а хтось щасливий взагалі «годин не спостерігає».
Сучасні бізнес-тренери пропонують різні тренінги з управління часом. Працюючи з людиною, психолог для початку з'ясовує основні його помилки в розподілі особистого часу. Давайте спробуємо це зробити.
Запитайте себе: як часто я
виконую непотрібну роботу?
виконую чужі обов'язки?
нераціонально витрачаю час (подумайте, що ви зробили протягом дня)?
витрачаю чужий час (даю людині непотрібну роботу або змушую пунктуального людини чекати)?
До речі, людей, успішних все і завжди вчасно, відрізняють відповідальність, звичка встигати, серйозне ставлення до термінів і вміння відрізняти важливу справу від непотрібного.
Абсолютно необхідно чітко уявляти, для чого Ви працюєте. Потрібно знати свої цілі і вербалізувати їх на папері. Погодьтеся, є різниця між «непогано було б стати мільйонером» і «стати мільйонером в найближчі 3 роки». Перше твердження може так і залишитися фантазією, а друге закликає до конкретних дій.
Ставте перед собою довгострокові і короткострокові цілі (і теж розділіть їх за пріоритетами). Ось як це радить зробити практичний психолог Кейт Кінан: мінімум раз на рік складайте свою «Декларацію Життєвих Цілей», в якій буде все, чого ви хочете домогтися
1) у житті взагалі-
2) у найближчі 3 роки-
3) у наступні 6 місяців, як якщо б вони були останніми у вашому житті.
Додатково дайте кожній цілі свій пріоритет, виражений в числі (від 1 до 10, наприклад). Майте на увазі: у вашій ДЖЦ можуть бути конфлікти цілей. Наприклад: «Приділяти більше часу сім'ї» та «Відкрити власну справу». Якщо обидві ці цілі для вас однаково важливі, то доведеться приділяти їм абсолютно однаковий час (хоча б по черзі).
Перший закон П.С. Паркінсона говорить:
Звичайно, за умови, що Ви поставите реальні терміни. Скажімо так, потрібно ставити перед собою мету виконати роботу за мінімально можливий термін. А якщо намітити у своєму плані виконання будь-якого ерундовая справи «протягом тижня», то воно і буде обтяжувати вас весь тиждень. А от якщо запланувати, наприклад, на вівторок, з 15.00 до 16.00, ви постараєтеся виконати його саме в цей час. Плюс в тому, що вам не потрібно думати про це в понеділок або середу, а тільки у вівторок з 15.00 до 16.00.
Як бачите, необхідність планування своїх справ не ставиться мною під сумнів. Якщо хочете все встигати, це потрібно робити обов'язково. Крім того, в плані має бути розподіл справ за пріоритетами.
Пам'ятайте принцип Парето 80/20? У контексті даної теми його можна розшифрувати так:
Тобто з 10 справ, намічених на день, лише 2 принесуть вам 80% успіху. Важливо визначити їх для себе і тільки потім діяти. Дуже важливо нагадувати собі про це якомога частіше, інакше є необхідність загрузнути в непотрібних справах.
Виявляється, людина витрачає багато часу даремно і не помічає цього. Насправді, завжди можна викроїти зайву годинку, а то й два з наших «завантажених» доби. Порахуйте, скільки часу ви витрачаєте в дорозі, в очікуванні своєї черги, наприклад, на заправку або до стоматолога, під час «перекурів» і телефонних розмов, які можуть бути про-дуже довгими. А адже вам так не вистачає цього «зайвої годинки». Зрозуміли, до чого я?
Час в дорозі і черзі можна використовувати з користю для справи, палити рідше (і для здоров'я менше шкоди), на телефоні поставити ліміт розмови (на 3 хвилини, наприклад). Зустрічі призначайте предметні, а не «я забіжу на хвилинку». А ще можна іноді приходити на роботу на півгодини раніше і використовувати деякі перерви (але потім, під кінець дня, обов'язково взяти свій час назад).
У відношенні важких, непідйомних, на перший погляд, справ добре застосовувати метод «швейцарського сиру». Ось перед Вами «Еверест», і Ви не знаєте навіть, з якого боку до нього підібратися. Та й часу зараз стільки немає, щоб займатися цим питанням ... Але зате є 15 вільних хвилин. Уявіть, що Ваш «Еверест» - це шматок сиру, і виконайте в ньому кілька дірок. 15 хвилин для цього цілком достатньо. Про що це я?
Коли ви не знаєте, що робити, ви можете, як мінімум:
1) отримати інформацію, про те, як це робити-
2) скласти список справ, які потрібно виконати для досягнення «Евересту» -
3) доручити кому-небудь невелику частину роботи-
...І може статися, що «виколупування дірок в сирі» Вас захопить. Тоді спробуйте
4) виконати яке-небудь невелике завдання (чим легше, тим краще), пов'язане з «головним» справою.
Якщо спіткала невдача - колупайте дірку в іншому місці. І рано чи пізно Ви побачите, що «Еверест» не такий вже і високий.
Як можна частіше протягом дня ставте собі «питання лайків»:
Тільки не дозволяйте собі лукавити і відповідати «Не знаю». Однак якщо твердо знаєте, що відповідь - «Відпочити», значить, дійсно потрібно відпочивати. Виснажений людина вже навряд чи зможе зробити щось корисне. Тому не забувайте вносити у свій план час на обідні перерви (без додаткових справ), заплановані відпочинки, час на хобі, сім'ю і т.п. Робота не повинна повністю поглинати людини. Адже все-таки ви працюєте, щоб жити. Тайм-менеджмент якраз і ставить своєю метою створення оптимального співвідношення «відпочинок-робота». Але відпочинок швидше вам принесе радість, коли робота виконана.
І ще одне важливе правило для бажаючих все встигати:
Коли говорите «Ні», відокремлюйте людей від проблеми (ви відмовляєтеся від людини, а від конкретної справи в конкретний час). Пропонуйте альтернативи. Обіцянки давайте обгрунтовані, які зможете виконати. І пам'ятайте: можна догоджати певним людям завжди або всім людям деякий час, але ніяк не вийде догоджати всім людям завжди!
Спробуйте завтра послідувати хоча б деяких порад («виколупати пару дірок в сирі»), і ви помітите, що доба стають «довгими», якщо цінувати кожну хвилину! .
