Як правильно спланувати свій день?
Кожен день безлічі людей доводиться випробовувати на собі феномен, ім'я якому - брак часу. Це пояснюється не тільки особливостями сприйняття людиною просторово-часових відносин, але і щільністю завантаження графіка, одержуваної поділом маси справ, які підлягають виконанню, на обсяг наявного в нашому розпорядженні ресурсу часу.
Помічниками в раціональному розподілі часу для того, щоб встигнути зробити все і, по можливості, з найменшими витратами, готові стати (і стають) щоденники та подібні їм комп'ютерні програми, покликані зробити життя ділових і не тільки людей компактнішою і раціонально спланованою. Від цього залежить часто навіть перспектива кар'єрного росту та успіху в якій-небудь області.
Правда, для того, щоб все-таки зробити свій розклад максимально продуманим і, головне, функціональним, необхідно дещо знати. Що ж саме?
По-перше, необхідно віддавати собі звіт в тому, що планування - не те ж саме, що і реальне втілення задуманого в життя. Кажуть, хочеш насмішити Бога - розкажи йому про свої плани. Тому коштувати завжди бути готовими до того, що навіть геніально розроблений план може не привести до найвищого злету на крилах успіху. По-друге, перша обставина має сприйматися Вами як необхідна умова, що накладає свій відбиток на Ваше життя, але повністю бути згодним з таким ходом речей навряд чи варто: бути готовим до невдачі не тотожне тому, щоб до неї чи не цілеспрямовано готуватися. Вашою метою в будь-якому випадку має бути подолання усіляких перешкод, які буде створювати на вашому шляху випадок.
При плануванні повинен застосовуватися принцип вкладених планів. Його суть зводиться до того, щоб вести складання власного розкладу в напрямку «довгострокова перспектива - короткострокова перспектива». Так, розумно спочатку визначитися з планами, скажімо, на рік, а потім розподілити необхідні для виконання поставлених у річному масштабі завдань «заходи» по кварталах, далі - по місяцях, в рамках кожного місяця - по тижнях і т.д. Хоча це аж ніяк не означає, що відразу треба взятися за планування на рік вперед усіх календарних днів.
Очевидно, що короткострокове планування може бути виконано коректно тільки у разі врахування максимальної кількості всіх можливих факторів. Всі фактори заздалегідь передбачити за кілька місяців не зможе, напевно, і ясновидець. А якщо, приміром, наприкінці року чесно зізнатися собі у власних прагненнях і сподіваннях на прийдешні 12 місяців, до початку підготовлюваного вступити в права місяці - поставити цілі і завдання на ці тридцять днів (з урахуванням, зрозуміло, плану більш високого порядку - річного ), наприкінці тижня - розподілити свої дії по семи найближчим дням, а на кожен день мати більш детальний список справ, дзвінків, зустрічей, то тут можна угледіти набагато більш прийнятну і функціональну модель.
При складанні денного розкладу не можна не враховувати деякі важливі аспекти, а саме: кількість справ, складність, невідкладність і терміновість кожного з них, обмеження за часом (коли може погодитися на зустріч одна людина, коли можна зателефонувати іншому і т.д.). Управління даними характеристиками і розставляння відповідно до них всього того, що повинно бути зроблено сьогодні, повинно переслідувати дві головні мети - зниження Ваших витрат (головним чином, просторово-часових, що може проявлятися у виборі маршруту пересування по місту для проведення зустрічей з партнерами так , щоб скоротити сумарний час на дорогу) і виконання тих завдань, які Ви ставили перед собою.
При плануванні своїх дій протягом дня необхідно намагатися створювати собі резерв на випадок непередбачених обставин (скажімо, якщо, за Вашими розрахунками, на зустріч разом з дорогою піде одну годину, а в Вашому розпорядженні знаходиться більший час, то не треба поспішати слідом за цією зустріччю «впритул» ставити іншу, а можна передбачити у своєму графіку 15 «чергових» хвилин, на які виконання попереднього завдання може затягнутися). Правда, повторимося: гарантувати успішне і гладке переміщення від однієї задачі до іншої ніхто не може.
Постійне життя в інтенсивному темпі з часом призведе до того, що Ви навчитеся бути мобільним і оцінювати очікувані незаплановані витрати заздалегідь, а тому складати свій графік більш майстерно. Це прийде з часом. Люди вчаться на своїх помилках - це говорить на користь того, що помилятися корисно. Правда, подбати про зменшення кількості помилок заздалегідь - це все ж краще. Однак для цього треба вивчити одне дуже важливе правило: ставте перед собою амбітні, але реальні цілі, чи то пак що йдуть в ногу зі здоровим глуздом і реальними законами та обставинами, в яких ми з вами живемо.
План не панацея, а лише засіб зробити життя більш усвідомлено ...
