Як оптимізувати бізнес-процеси?

Що робити: дробити або пов'язувати процеси?

Один процес не можна оптимізувати. Пам'ятаємо - змінюючи один процес, дивимося на те, що відбувається з іншими. Робота над процесом вимагає витрат часу, тому відразу визначте, що в конкретному процесі критично, а що ні, розставте пріоритети.

Є входи і виходи процесів - аналізуємо, чи немає проблем на кордоні? Після цього необхідно побудувати взаємний перехід результату одного процесу до результату іншому. Адже результатами процесу 1 користуються власники процесу 2. Підсумком побудови чіткого взаємозв'язку є гарантія того, що одна і та ж робота не буде виконуватися одночасно двома відділами, а при виконанні відсутня ймовірність досягнення різних результатів.

Тут мова йде про поділ праці і розподілі відповідальності. При довгому ланцюжку ми стикаємося з тим, що була допущена помилка на першому етапі, яка спливе тільки на п'ятому. Але, щоб уникнути таких помилок при поділі слід пам'ятати про те, що не можна розділяти до нескінченності. Поділ має надати можливість отримати чіткий вимірний піддається коригуванню результат, який можна передати іншим. Необхідно створити зв'язок між паралельними функціями і координувати їх дії в процесі, а не по закінченні.

Що робити для оптимізації процесу?

Визначте процес. Проведіть аналіз з позиції «як це працює». Подумайте, як можна ще поліпшити. Пропрацюйте. Впровадити. Оцініть результати, всі можливі відхилення повинні виявлятися дуже швидко.

Приклад проблеми: від приходу машини клієнта до навантаження товару проходить велика кількість часу. За кількісними товарним показниками, а також по площі складу кількість персоналу було оптимальним. При цьому бухгалтерія працювала без нарікань - всі папери готувалися швидко. Проблема була явно на складі. Візуально визначити проблему не вдавалося. Співробітники складу постійно скаржилися на велику завантаженість, брак персоналу - здавалося б, ось і рішення - взяти новий персонал. Запрошений консультант, пройшовся по складу і побачивши коробку поставив запитання: Як ця коробка виявилася тут? Чи не оцінивши значущості питання була дана відповідь: ось, мовляв, привезли, поставили. Друге питання звучало так: звідки привезли? Подальша ланцюжок розкручувалася і доходила до моменту коли ця коробка приходила на склад. З'ясувалося, що при зовнішній лиск склад витрачав більше 40% часу на даремний неорганізований перенесення коробок з місця на місце. Процес управління складом виявився не впорядкованим, що працює на ньому персонал, кажучи простою мовою перевозив коробки з місця на місце. Детальний аналіз, що почався з такого простого питання дозволив виділити всі підпроцеси, виділити зайвих і дійсно необхідних людей і техніку.

Яким чином провести детальний розгляд обраного процесу з метою його подальшої оптимізації?Будь-який процес може бути розбитий на підпроцеси кожен з яких повинен бути зведений до однієї простої операції. Наприклад, щоб роздрукувати якийсь документ потрібно виконати величезну кількість операцій: знайти і відкрити потрібний файл, перевірити чи є в принтері папір, якщо так - то натиснути на друк, якщо ні - взяти папір, вставити в принтер і після цього натиснути на друк , взяти з лотка роздрукований документ. Здається, все елементарно, все дуже просто, незважаючи на багатоваріантність дій, що передують результату. Тепер розглянемо можливість оптимізації з боку ряду факторів. Наприклад, принтер може знаходиться в іншому офісі. На цей принтер приходять завдання ще з 4-х відділів через що роздруковані аркуші часто губляться, доводиться передруковувати. У принтері часто немає паперу і після відправки на друк доводиться завантажувати її в лоток ... Це всього лише поверхневий аналіз процесу і підпроцесів. Ви можете робити це самостійно у всіх випадках.Будь чи процес можна оптимізувати? Повірте, оптимізації піддається будь-який процес. Мало того, що він піддається змінам і оптимізації, жоден процес не може існувати незмінним довгий час, якби все було навпаки, багато консультантів залишилися б без роботи. Що найважливіше - крім вирішення самої задачі оптимізації попутно вирішуються питання, пов'язані з оптимізацією витрат на їх операції.Яке завдання оптимізації?

Не потрібно поліпшувати процес для поліпшення самого процесу. Найчастіше наші зусилля спрямовані саме на це. Як правило, ми покращуємо процес з точки зору його протікання і взаємозв'язків з іншими і не думаємо про результати. Завдання оптимізації - поліпшення кінцевого результату.

Що ви отримаєте в результаті оптимізації?

- З'явиться прозорість кожного процесу, а потім і всієї діяльності.

- Збільшиться швидкість виконання операцій в рамках існуючих технологій

- Підвищиться якість продукції та послуг, що надаються

- Знизяться витрати

Коли не можна проводити оптимізацію?Якщо не проведені попередні описані в книзі кроки, наприклад, якщо не визначена структура.