Розробляємо посадові інструкції

Посадова інструкція - Основоположний локальний акт, що регламентує обов'язки працівника відповідно до займаної посади. На підставі посадової інструкції керівник має право вимагати від підлеглих виконання тих чи інших функцій і, якщо це важливо для результату роботи, саме якимось одним обумовленим способом.Часто при складанні інструкцій використовується чисто формальний підхід, в результаті чого вони залишаються незатребуваними аж до возніконовенія будь-якої екстраординарної ситуації. Як підвищити ефективність (і разом з нею і значимість) цього локального акту?

Головною метою посадових інструкцій є опис пропонованих організацією вимог до працівників. Стандарту для написання посадових інструкцій немає, кожна організація має право на своє бачення цих локальних актів. Проте існують загальні підходи і правила, які доцільно використовувати при їх розробці.

Як показує практика, щоб грамотно скласти посадові інструкції, необхідно проаналізувати зміст роботи співробітників. У чому полягає аналіз роботи? Нам потрібні відомості:

- перелік всіх видів робіт і опис того як, коли, за допомогою чого, і чому працівник виконує кожен з цих видів.

- про поведінку співробітників і способів взаємодії, необхідних для виконання кожного виду робіт

- про механізми, обладнанні, інструментах, документах, комп'ютерних програмах, потрібних для виконання робіт

- про норми продуктивності праці (відомості про кількість, якість, витрачається часу на конкретний вид роботи, а також критерії, за якими робота буде оцінюватися)

- про умови праці (фізичні умови, режим, організаційне і соціальне оточення)

- про вимоги до працівника, який зможе ефективно виконувати цю роботу (освіта, досвід, навички, особистісні характеристики)

Аналіз роботи проводиться у кілька етапів:

Етап 1. Визначення цілей. Тобто зрозуміти для чого буде використовуватися отримана інформація, так як це буде визначати вид і джерела інформації.

Етап 2. Збір допоміжної інформації. З'ясувати, яка структура компанії і які технології вона використовує. Ця інформація дає загальну картину організації, а також дозволяє визначити місце кожного робочого процесу.

Етап 3. Відбір робіт. Тепер потрібно відібрати роботи, які будуть аналізуватися. Починайте з клчевих, найбільш значущих ділянок, а потім переходите до допоміжних.

Етап 4. Збір характеристик. За допомогою певних методів (см.далее) збираємо необхідні характеристики робочого процесу, виявляємо найбільш ефективний режим роботи і визначаємо параметри якості, тобто критерії оцінки роботи.

Етап 5. Складання опису роботи і її специфікації. Ці узагальнюючі етапи найбільш важливі в попередньої роботі по складанню посадових інструкцій.

Дані, отримані в ході аналізу роботи, використовуються потім для проектування робочого процесу, якщо виникає необхідність у його модернізації.

Така попередня робота аналогічна тій, що передує опису бізнес-процесів організації. Якщо діяльність вашої компанії вже описана за допомогою бізнес-процесів, розробку посадової інструкції доцільно вести на основі розробленої бізнес-моделі. Це різко скоротить обсяг попередньої аналітичної роботи і послужить гарантією того, що всі виробничі та управлінські функції придбають адресність, а сформовані кадрові документи - зрозумілість і прозорість.

Збираємо інформацію.

У зборі інформації для проведення аналізу роботи повинен брати участь фахівець служби персоналу, працівник, і його безпосередній начальник. Для достовірного аналізу потрібно їх злагоджена спільна робота. Якщо в компанії є бізнес-аналітик, також можете залучити його в свою команду - це додасть її роботі необхідну логічність і системність.

Для збору даних можна скористатися методами спостереження, співбесіди (інтерв'ю), анкетування, складання списку обов'язків працівника. При застосуванні будь-якого з цих методів спочатку збираються дані про робоче місце, а потім вивчається сам процес - розглядаються робочі завдання, які виконує співробітник.

Пряме спостереження застосовується у випадках, коли робочий процес вимагає ручного, стандартизованого праці, або коли він нетривалий (наприклад дії робітника на конвеєрі або робота клерка). Цей метод мало застосуємо коли робочий процес передбачає розумову діяльність.

Співбесіда (інтерв'ю) з працівником часто поєднується з спостереженням. Співбесіда може проводитися з працівником, групою або керівником підрозділу, який має відомості про робочий процес. Групові інтерв'ю проводять коли велика кількість працівників виконує схожу роботу. Основний недолік методу в тому, що працівники схильні перебільшувати одні свої обов'язки і применшувати інші. Щоб уникнути таких спотворень зазвичай використовується стандартний набір питань, що дозволяє порівнювати відповіді на них.

Анкетування дуже ефективно, тому дозволяє отримати багато цінної інформації за короткий час. Анкети повинні

бути складені таким чином щоб отримати інформацію як від рядових працівників, так і від їх керівників. Тому дуже важливо, якою буде структура анкети і які питання в неї включити. Іноді перевагу віддають формалізованим анкетами, де співробітникам потрібно вибирати із запропонованих варіантів, іноді анкети складається з відкритих питань. Однак найкраще поєднувати обидва ці варіанти.

Складання списку обов'язків працівника крім перерахування самих обов'язків передбачає наявність інформації про те як часто співробітник їх виконує і скільки часу потрібно для їх виконання. Для цього методу необхідно щоб працівник вів щоденні записи. Зазвичай такий метод застосовується при аналізі робочих процесів, що не піддаються спостереженню (робота інженера, вченого або менеджера).

Після проведення попередньої аналітичної роботи починається власне написання посадової інструкції, а точніше, її проекту.

Посадова інструкція складається з розділів:

- реквізити,

- загальні положення,

- посадові обов'язки,

- права,

- відповідальність.

Реквізити включають найменування і місце розташування організації, дату твердження, назва посади.

Загальна частина містить інформацію: категорія посади, вимоги до кваліфікації (job specification), найменування підрозділу, кому підпорядковується / ким керує, що повинен знати, порядок заміщення.

Посадові обов'язки або Функції та завдання. Розділ можна розбити на 5-6 функціональних блоків, перерахувавши по 5-6 посадових обов'язків у кожному блоці. Якщо функціональні блоки виділити неможливо, доречно розбити посадові обов'язки на дві підгрупи: ті, що працівник виконує самостійно і ті, в яких він бере участь поряд з іншими. Якщо в компанії поряд із системою мотивації діє процедура контролінгу (напр. «Прихований покупець»), то в інструкції фіксуються показники, за якими оцінюється робота співробітника і встановлюються їх планові значення. У ситуації, коли планові значення змінюються регулярно, має сенс у посадовій інструкції закріпити самі критерії оцінки, а конкретні значення показників фіксувати в окремому документі (напр., В плані роботи співробітника).

Права. Як правило, це: право самостійно приймати рішення в межах своєї компетенції- право отримувати інформацію для реалізації своїх обязанностей- право контролювати питання і дії в межах своїх полномочій- право давати распорженія і вказівки, вимагати встановлених дій від подчіненних- вносити пропозиції щодо вдосконалення своєї роботи .

Складання і використання анкет: практичні поради

Порада 1. Анкета повинна бути якомога коротшою і простий.

Порада 2. Працівникові потрібно обов'язково пояснити, для чого він заповнює анкету і як отримана інформація буде використовуватися. Багато співробітників бояться, що за результатами анкетування вони будуть або звільнені, або зменшиться зарплата.

Порада 3. Перед використання анкети протестуйте її на декількох співробітників.

Порада 4. Обов'язково визначте термін заповнення анкети. Не давайте надто багато часу, щоб не виникло бажання відкласти її в довгий ящик.

Рада 5. Не пускайте справу на самоплив. Якщо хтось із співробітників відмахнувся від заповнення анкети, поцікавтеся, в чому причина і ще раз поясніть необхідність його відповідей.

Словник кадровика

Аналіз роботи (job analysis) - Процедура, в ході якої визначаються характер роботи та обов'язки щодо її виконання, а також знання, вміння та навички, якими повинен володіти співробітник, щоб виконувати цю роботу.

Опис роботи (job description) - Документ, який складається за підсумками попереднього етапу і містить опис того, в чому полягає робота.

Специфікація роботи (job specification) - Документ, містить опис якостей, якими повинен володіти співробітник для успішного виконання роботи.