Посадова інструкція. Навіщо вона потрібна?
Для початку - сценка з вистави Аркадія Райкіна. «Що ти сьогодні зробив? Скільки ти сьогодні зробив? »« А чого - скільки? »« Ну, ось того, чого ти повинен, того й скільки! »« Кирпичей, чи що? »« Ні! »« Дощок? »« Ні! »« Так чого скільки? »« Ну, ось того, чого ти повинен, того й скільки! »« Ось ви спочатку придумайте одиницю виміру - чого, коли, кому і скільки, а потім приставайте! »
Той, який так відповідає, не отримав від своїх керівників однозначних вказівок про свої обов'язки. Звичайно, сценка межує з ідіотизмом, але це трапляється не так рідко, як думається. Нестиковка дій різних працівників призводить, щонайменше, до двох результатів. Перший - не робиться те, що потрібно. Другий - працівники дублюють один одного.
Щоб це не відбувалося, пишуть посадові інструкції. Там, де чисельність персоналу невелика, можна обійтися і без інструкцій, або інструкції будуть мінімальні за обсягом.
У міру зростання організації з'являється необхідність розмежувати дії працівників і (або) підрозділів. Це потрібно, щоб кожен або кожне відповідало за результат своєї роботи і щоб працівники або підрозділи не стикалися лобами при виконанні вказівок керівництва.
Посадові інструкції складаються, в основному, для працівників, які виконують повторювані дії: оформлення документів, надання звітності.
Як приклад - інструкція з оформлення шлюбу на виробництві. Це не зовсім персональна інструкція, швидше колективна, в якій обумовлюються дії всіх зацікавлених: контролера, технолога, конструктора, начальника технологічного бюро, майстра, робітника, інженера по праці і зарплаті і так далі.
Як це може виглядати:
«1. Обов'язки контролера. При виявленні відхилень від креслення контролер зобов'язаний скласти акт про шлюб (форма додається), зареєструвати його і передати на розгляд контрольному майстру.
2. Обов'язки контрольного майстра. Контрольний майстер зобов'язаний поставити до відома про відхилення виробничого майстра і технолога, підписати акт про шлюб і передати його на підпис технологу ».
І так далі, до бухгалтерії, яка вважає втрати від браку в грошовому вираженні.
У невеликих організаціях посадові інструкції пишуть самі керівники (Або вони доручають своїм працівникам письмово окреслити коло обов'язків). У великих організаціях може бути штатний розробник таких інструкцій або створено підрозділ (бюро, відділ).
Очевидно, що якщо існують фірми, що спеціалізуються на складанні такого роду документів, найкраще скористатися їх послугами. При уявній простоті процесу це може виявитися не під силу неспеціалісту.
Складання посадових інструкцій по суті - елемент наукової організації праці (НОТ). Класичний приклад з посібників з НОТ, коли найпростіші зміни призводять до відчутного підвищення ефективності. Один фермер, порядком втомлений від своїх зусиль отримати достатню (на його думку) прибуток, звернувся за консультацією. Спеціаліст приїхав, дня три ходив за фермером, потім сказав йому: «Вила перестав з цього кута в інший, лопату постав тут, тачку тут не поставиш, їй місце в тому кутку».
Фермер чекав чогось іншого, не настільки дріб'язкового, але рекомендації виконав. І отримав те, що хотів: став менше втомлюватися і отримав збільшення прибутку.
Аналогічні елементарні дії можуть бути зафіксовані в посадових інструкціях: це робити так, це не робити зовсім, це передати комусь, тут прийняти рішення, а в цьому випадку - передати на розгляд по інстанціях.
Можливо, доведеться витратити більше часу на формулювання пунктів інструкцій, ніж це може здатися на початку роботи, але чіткість у розподілі обов'язків - запорука успішності будь-який, навіть самої маленької організації.
