Що таке накази і розпорядження?

У діяльності організації неможливо обійтися без вказівок різного роду: наказів, розпоряджень, інструкцій, завдань і т.п. Завдання керівника - вибрати, як саме їх віддавати.

У чому принципові відмінності поняття «наказ» від поняття «розпорядження»?

Розпорядження, на відміну від наказу, не має на увазі беззаперечного підпорядкування і виконання, а є всього лише зазначенням найбільш відповідного рішення, форми дії. Таким чином, якщо відповісти ще більш простою і зрозумілою мовою, наказ вимагає підпорядкування, а розпорядження всього лише згоди.

Проте, щоб не було різнопланових тлумачень, краще, якщо в компанії наказ і розпорядження мають рівну силу і вимагають саме підпорядкування і суворе виконання описаного. При цьому накази поширюються на діяльність всієї компанії, виходять тільки від генерального директора і підписані ним, а розпорядження охоплюють усього лише невелику область і віддаються, наприклад, для виконання якого-небудь завдання або доручення конкретному співробітнику або поширюються на весь відділ або сформовану ситуацію. Підписувати розпорядження мають право всі керівники відділів і підрозділів.

Хто кому може давати розпорядження?

У створеній системі давати завдання співробітнику може тільки один керівник. Уявіть ситуацію: здійснюючи контроль торгового залу, керівник змушує консультантів переставити товар з однієї полиці на іншу. Через годину приїжджає керуючий і вимагає зробити зовсім іншу дію. Який стан безпосереднього виконавця? А якщо його при цьому ще й звинуватили в тому, що він не проконтролював, щоб все стояло так як потрібно? Співробітник відчуває хаос. Саме тому, навіть якщо коригування безпосереднього керівника була невірною і необхідно все повернути на свої місця або поставити зовсім по-іншому, це розпорядження в нашому прикладі повинно було йти по вертикалі від керуючого через керівника до виконавця. Мотивованим або невмотивованим буде розпорядження повернути все як було, не грає ролі. При цьому керівник більш високого рангу має право давати розпорядження, які до всього відділу або поширюються на зміну ситуації, що склалася.

Розглянемо ще одну абсолютно банальну стандартну ситуацію, яка дає право на існування іншої форми передачі завдань співробітнику. Припустимо, керівник відділу реклами підпорядковується безпосередньо генеральному директору. Генеральний директор коригує план кампанії, погоджує замовлення на виготовлення рекламної продукції. При цьому, припустимо, завдання на заміну зношених рекламних наклейок на автомобілі може надійти від начальника автопарку фірми. Уявіть, скільки часу було б витрачено на непотрібні операції з рухом службових записок від транспортного відділу через генерального директора до фахівця з реклами. Однак при роботі спрощеної схеми виконавцю, в даному випадку, спеціалісту з реклами, необхідно включити це в план своїх робіт, не проводячи через гендиректора.

Як домогтися того, щоб розпорядження не суперечили наказам і навпаки?

Забезпечити узгодженість, уникнути дублювання, а також втрати документів може тільки налагоджена система документообігу.

Що має бути головним: положення, стандарти або робочі інструкції?

Жоден з цих документів не повинен суперечити один одному. Не варто намагатися виділити що-небудь головне. Всі регламентують діяльність організації документи повинні мати рівну силу і працювати узгоджено, в комплексі.

У якій формі давати розпорядження?

Пишіть розпорядження і передавайте їх тільки на папері, вимагайте підпису - це частина системи, не менш ефективна, ніж інші її складові.

Чи потрібна підпис виконавця на документі? Візування співробітником документів не завжди демонструє його принципову згоду і бажання виконувати, але може його дисциплінувати. Але давайте повернемося трохи назад і згадаємо про психологічний аспект, що дозволяє однозначно стверджувати, що немає ніякої різниці між сказаним і написаним. Розпорядження повинне бути виконане в будь-якому випадку.