Як організувати в компанії внутрішній аудит?

Налагоджена система аналізу та внутрішнього аудиту діяльності компанії - це єдиний спосіб забезпечення ефективної діяльності компанії.

Внутрішній аудитор, яким може бути призначений будь-який співробітник, є незалежним від інтересів перевіряється сторони. Завжди важливий і корисний погляд з боку.

Ключові завдання аудитора: - Провести попередній аналіз наявних даних.

- Підготувати питання аудиту та план його проведення.

- Вести всю встановлену вимогами документацію.

- За результатами аудиту підготувати звіт.

Чи може виконавець самостійно контролювати процес і результат?

Контролювати виконавець може процес, але результат - ніколи. За фактом контролю має прийматися рішення, а у виконавців не завжди є бажання для цього, тому фінальний контроль має здійснювати іншою стороною.

Чи можна контролювати все? Як цього добитися?

По-перше, одній особі не потрібно домагатися тотального контролю над діяльністю всієї компанії. По-друге, необхідно оцінювати і контролювати ключові показники. Але ж їх багато, як бути? Багатьом здається нереальним контролювати десятки певних показників одночасно. Але давайте згадаємо, як ми вчилися водити автомобіль. Коли то для кожного з нас було незрозумілим, як можна контролювати всі дорожні параметри: наявність знаків, світлофорів, та ще й дзеркало заднього виду, при цьому перемикати швидкості і крутити кермо ... але ж потім ми ще й станції на автомагнітоли почали перемикати, розмовляти з сидячими позаду пасажирами, курити, розмовляти по мобільному телефону ... Таким чином, суміщати не один десяток параметрів контролю можна, але для початку їх необхідно визначити і прописати.

Який головний критерій контролю?

Помилка - вважати, що можна контролювати тільки те, в чому розбираєшся. Існує один із загальноприйнятих критеріїв оцінки - оцінити можна те, що можна порахувати. Такий же критерій існує і для поняття «контроль». Контролювати можна те, що формалізовано, регламентоване і визначено. Контролювати що-небудь можна тільки тоді, коли знаєш, який результат повинен вийти і який шлях є найбільш прийнятним для досягнення означеного результату.

Які існують помилки контролю?

Першою помилкою є те, що після здійснення контролю ми забуваємо про його результати. Необхідно перевести контроль з розряду формальності в розряд основи для існування системи планового розвитку компанії. Чи не зафіксовані контрольні точки, відсутність записів за результатами проходження етапів контрольованої операції, а також не систематизований і позбавлений дати і часу контроль - це не більше ніж формальність.

Все що можете прописати і визначити для самого себе в області здійснення контролю - визначайте і прописуйте. У цьому й полягає друга помилка - безсистемний хаотичний контроль. Такий підхід втрачає свою актуальність.

Ми не замислюємося і ще над одним моментом - над тим, що ми контролюємо і чому саме це. Як наслідок - третя помилка. Ми більш пильно контролюємо те, що любимо. Визнайте цей факт - вам це подобається. Набагато приємніше контролювати там, де ви фахівець, і ви просто неусвідомлено приділяєте конкретному співробітнику або такому відділу набагато більше часу, хоча, швидше за все, це зайве. Покінчите з такою практикою.

Чому шкідливі зайві перевірки?

Вважається, що чим більше контролю, тим більше старанності. Найчастіше перевірки зайві і надмірні, хоча проводячи їх, ми вважаємо що зможемо добитися великих результатів. Необхідно пам'ятати, що перевірки коштують грошей, оскільки займають час як перевіряючих, так і перевіряються.

Які основні принципи аудиту?

- Аудит проводиться згідно із затвердженою програмою

- Він заснований на чесності та об'єктивності в поданні результатів аудиту. Аудитор повинен працювати з фактами, а не з думками і доводами, не повинен давати власну оцінку що відбувається.

- Свідоцтва, представлені аудитором, повинні бути перевірені і документально зафіксовані. Ці свідчення можуть також підтверджуватися підписом перевіряються, мати докази у вигляді фотографій, роздруківок.

- Дані аудиту повинні бути розглянуті. За результатами повинно прийматися відповідне рішення, яке має виконуватися.

Які основні проблеми аудиту?

Перша - обмеженість у часі. Так як аудит проводиться протягом обмеженого періоду часу і з обмеженими ресурсами, він заснований на виборі наявної інформації та аналізі поточних подій. Обсяг вибірки тісно пов'язаний з достовірністю висновків аудиту, тому до результатів аудиту потрібно ставитися з певною часткою ймовірності. Після проведення аудиту дайте відповідь на питання: чи достатньо часу було витрачено на аудит обраного відділу? Чи все вдалося дізнатися за даний проміжок часу?

Друга проблема - відсутність розуміння з боку перевіряється підрозділу. Відсутність розуміння, як правило, засноване на страху невідповідностей. Недоброзичливий настрій при проведенні перевірки не дозволяє аудитору виявити всі можливі порушення та невідповідності.

Що в першу чергу необхідно зробити перед аудитом?

Провести аналіз документації. Глибина аналізу визначається з урахуванням розміру і типу перевіряється відділу або підрозділу, а також метою аудиту. Якщо документація неадекватна, необхідно прийняти рішення про проведення або у відмові від проведення аудиту, а також повідомити про це керівника підрозділу, що перевіряється та іншим зацікавленим сторонам, включаючи провідного аудитора і генерального директора.

Як проводити аудит на місцях?

Аудит на місцях заснований на виявленні того, хто, як і що робить, які ресурси при цьому використовує. Розглянемо основні кроки.

- Надайте документальне підставу на проведення перевірки.

- Позначте проверяемую область.

- Зніміть елемент невизначеності - коротко опишіть методи, які використовуватимуться вами при проведенні аудиту.

- Позначте встановлені область і критерії оцінки.

- Повідомте про можливість отримання результатів аудиту за його підсумками.

- Повідомте про можливість заперечування виявлених невідповідностей.

- Зберіть інформацію використовуючи основні доступні методи: задавайте питання, спостерігайте за діяльністю перевіряються, переглядайте та аналізуйте документацію.

Що є результатом аудиту?

Свідоцтва аудиту повинні бути оцінені з точки зору встановлених критеріїв аудиту.

Якщо вважати, що результатом аудиту є звіт, то він повинен містити такі дані:

- Цілі аудиту.

- Область аудиту.

- План аудиту.

- Дата і місце, де проводився аудит.

- Критерії аудиту.

- Виявлені в результаті аудиту відомості.

- Висновки аудиту.

У звіт не потрібно включати:

- Особисті враження.