Як формувати звітність перед керівництвом?
Яку б посаду в компанії ви не займали, вам доводиться звітувати про виконану роботу перед керівництвом. А що хоче бачити від вас ваш керівник? Як правило, ви або знаєте точно, які показники його цікавлять, або ж він здійснює вибіркову перевірку. Я пропоную вам упорядкувати контроль і звітність перед керівником, що дозволить вам:
- уникнути дублювання та подвійного контролю (такої ще часто зустрічається) ;
- скоротити час на звітність;
- уникнути контролю та звітності в інше час;
- створити свою звітну форму і в тому числі самостійно контролювати виконаний обсяг робіт.
Отже, будь-який звіт про виконану вами роботі можна звести до якоїсь універсальної формі, що містить основні параметри, що відображають вашу діяльність. Ви, залежно від специфіки, можете доопрацювати представлену форму, внести в неї нові показники.
Переходимо до пунктів звіту та даними, які повинні бути в них представлені:
1. ОСНОВНІ ДОСЯГНЕННЯ ПЕРІОДУ
(Коротко вказуються основні значущі для досягнення цілей, що стоять перед відділом або конкретним співробітником, події, заходи, документи тощо. Напрямки діяльності за звітний період).
2. КОМЕНТАРІ І РЕКОМЕНДАЦІЇ(Дається оцінка виконаної за звітний період роботи, вказуються причини невиконання поставлених завдань, формулюються пропозиції та рекомендації щодо подальшої роботи).
3. ВНУТРІШНІЙ МЕНЕДЖМЕНТ
(Вирішені організаційні питання, пов'язані з персоналом організації: чи укомплектований штат, незакриті вакансії, плановані на майбутні періоди, відпустки, стягнення і штрафи, преміювання та подяки).
4. ФІНАНСИ
- процеси формування доходів (прогнозуються чи великі угоди, чи можливі зниження обороту або підвищення і чому, які дії зроблені) ;
- процеси формування витрат (план, факт, що урізано та ін.) ;
- процеси обліку (вносяться чи в звітні форми нові колонки, що необхідно змінити у формі звітності).
5. КЛІЄНТИ
(Хто є клієнтом? Яку цінність вони отримають? Звіт по роботі з клієнтами.)
- процеси розвитку і підтримки взаємовідносин з клієнтами (як працюють з клієнтами, складності, конфлікти, проблеми) ;
- кількість рекламацій і їх короткий опис із зазначенням вжитих дій;
- процеси залучення клієнтів (що робиться, щоб знайти нових клієнтів).
6. ВНУТРІШНІ ПРОЦЕСИ
(Що зроблено всередині компанії, щоб підвищити її цінність для клієнта?)
- процеси розвитку і підтримки відносин з постачальниками (з ким є проблеми, які нові з'явилися, загальна інформація) ;
- інноваційні процеси (що нове впроваджено у відділі) ;
- кількість тендерів, в яких участвовалі;
- кількість тендерів, які програли із зазначенням причин;
- кількість тендерів, в яких беремо участь (опис компаній і предмета тендеру).
6. НАВЧАННЯ І РОЗВИТОК
(Що зроблено, щоб підвищити кваліфікацію своїх співробітників?)
- по людському капіталу (навчання персоналу) ;
-з інформаційного капіталу (нові програми, які впроваджені, технології та програми, які потрібно впровадити) ;
-з організаційного капіталу (які нововведення зроблені в побудові взаємодії між підрозділами).
В кінці звіту обов'язково ставиться ПІБ, посада та дата формування звіту. Такий звіт можна передавати керівнику в роздрукованому або електронному вигляді, його можна обговорювати на звітних зустрічах і підсумкових зборах.
Звітність, в якому б вигляді вона не існувала у вашій компанії, присутній в будь-якому випадку. Упорядкована звітність створює прозорість, дозволяє бачити результати. Якщо у вас звіт не впорядкований, сформуйте його хоча б на основі представлених показників і надайте своєму керівникові. Запевняю вас, це надасть вам безліч додаткових можливостей!
