Як не повторювати одні й ті ж помилки в своїй роботі?

Мені часто співробітники компаній задають питання: як зробити власну роботу більш ефективною, а керівники компаній: як зробити роботу їх організації більш чіткою, а найголовніше, як саму компанію зробити саморозвивається. Я завжди відповідаю: саморозвивається компанію роблять допускаються в результаті роботи помилки.

Точніше, ті коригувальні та запобіжні дії, які проводяться на підставі виявлених порушень. Коригувальні та запобіжні дії робляться на підставі записів, зроблених у журналах невідповідностей. Дії, спрямовані на поліпшення, є основою створення саморозвивається організації.

Що таке коригувальну дію?

Що має бути результатом коригуючого дії?

Коригувальну дію - це, по суті, деякий виправлення створеного, отриманого або що стався в результаті яких-небудь дій.

У будь-якого коригуючого дії повинно бути два результати. Перший - знаходження причини події. Другий - варіант вирішення самої проблеми і власне рішення як дію.

Як правило, ми обмежуємося досягненням лише другий результату, що в принципі суперечить існуванню системи і не дозволяє організації бути саморозвивається. Зупиняючись на виконанні виключно другої дії, виконавши його, ми гасимо пожежу, явні мови його полум'я, а коли знаходимо причину події і вибираємо запобіжні дії - тушкуємо ще й осередок загоряння, при цьому, попереджаємо подібні загоряння в інших місцях.

Як заповнювати журнал невідповідностей?

Співробітник компанії, уповноважений на коригувальну дію, визначивши причину, описує її в розділі бланка «Виявлене невідповідність», потім описує, яким саме чином дана проблема була вирішена. Якщо співробітник звертає увагу ще й на додаткові, виділені їм, запобіжні дії - це означає, що робота проведена в повному обсязі. Бланк підшивається в журнал невідповідностей.

Як перевіряти ефективність коригувальних дій?

Більшість коригувальних дій будуть виконані «для відписки». Важко знищити або «втратити» пронумерований бланк, що знаходиться в папці, а ось написати що-небудь для відводу очей набагато простіше, тому важлива всебічна перевірка всього написаного з боку ведучого аудитора і співробітників служби якості.

Перевірку коригуючого дії здійснює провідний аудитор. Якщо такої посади немає - менеджер з персоналу, а в невеликих компаніях - сам директор. Йому необхідно визначити, чи були досягнуті два описаних вище результату, тобто, чи була встановлена причина і зважилася сама проблема. Якщо один з результатів не досягнуто, ставиться відмітка у віконці «незадовільно» і бланк повертається відповідальній особі.

Ведучий аудитор має право вказати особі, що зробив коригувальну дію, на необхідність у проведенні додаткових заходів, що не були визначені.

Що таке запобіжну дію?

Ви пам'ятаєте про те, що виправлення помилок коштує грошей? Ви також повинні пам'ятати і про те, що далеко не всі помилки можна виправити.

Проблеми, як відомо, виникають раптово, тоді, коли їх не чекали. Впроваджений контроль, а також створений ефективний процес запобіжних дій повинен функціонувати таким чином, щоб забезпечити впевненість у тому, що проблеми попереджаються, а не виявляються після виникнення.

Слід визначити конкретні дії, які потрібно зробити або запланувати для виключення основних причин, здатних спричинити за собою виникнення небажаних наслідків. Ці дії повинні бути достатніми, щоб запобігти появі проблеми в майбутньому.

Як і хто перевіряє ефективність запобіжних дій?

Слідом за впровадженням запланованих дій з виправлення невідповідностей слід провести оцінку їх ефективності. На основі особистого досвіду можу сказати, що для перевірки ефективності початого дії необхідно залучати групу співробітників і спільно проводити ретельний аналіз. Чимось, безперечно, ця робота нагадує аналіз ризиків і керування ними, однак, якщо мова йде про незначні попередженнях, оцінку ефективності здатний провести як провідний аудитор або співробітник служби якості, так і керівник компанії.

В який термін і ким повинні бути розглянуті невідповідності, яка дата визначення коригуючого або застережливого дії?

В даному випадку рекомендується виходити з того, що записані невідповідності повинні перебувати під управлінням. У вашій компанії повинні бути встановлені терміни розгляду невідповідностей провідним аудитором або представником служби якості, а також особами, здатними та уповноваженими на проведення коригувальних та запобіжних дій.

Якщо на це питання я відповім так: «Невідповідності повинні бути розглянуті в день появи запису» ... це буде виглядати як ідеальний, але не здійсненний варіант. Тому я завжди рекомендую використовувати раціональний підхід до встановлення термінів. Якщо в одному випадку для вирішення питання буде достатньо 10 хвилин, то для коригування іншого потрібно не один тиждень.

Неможливо назвати єдиний термін, за замовчуванням же встановлюється не більше місяця. Визначити оптимальний і реальний термін може будь-яка розсудлива людина в залежності від ступеня важливості, яку встановити нескладно. Мається на увазі ступінь важливості і вплив даного невідповідності як на даний, так і на суміжні процеси.

На початку роботи з впровадження журналів невідповідностей рекомендується проводити перевірку 1 раз на тиждень, потім раз на 2 тижні, потім 1 раз на місяць - на початку поточного місяця проводити перевірку записів за попередній.

Що відбувається якщо не застосовувати коригувальні та запобіжні дії?

Компанія буде нести збитки через постійне виправлення одних і тих же помилок.

Все, що описано вище, може застосовуватися як на рівні компанії, так і на рівні відділу, мало того, деякі елементи можна впроваджувати у власну роботу. Це ефективний інструмент, користуйтеся їм і досягайте великих результатів.