Що таке архівна обробка документів і для чого вона потрібна організації.
Архівна обробка документів (архівування, архівація) - заходи спрямовані на впорядкування, систематизацію документів організації.
Всі справи і документи повинні зберігатися в архіві компанії протягом певного терміну, який передбачений законодавством Російської Федерації. Наприклад, для бухгалтерських документів він становить п'ять і більше років. А документи відділу кадрів повинні зберігатися до припинення діяльності підприємства.
Далі по темі:
Згідно з чинним законодавством юридична особа, яка є власником документів, повинно забезпечити їх збереження і надавати відомості про них до Державної архівну службу.
Керівник компанії несе повну відповідальність (у тому числі і кримінальну) за те, в якому стані знаходяться архіви і як проводяться архівні роботи. Але чи варто довіряти цю роботу своїм співробітникам, які не мають досвіду професійної архівної діяльності? Тим більше що завжди можна скористатися послугами професійної компанії, одним з основних родів діяльності якої є архівна обробка документів.
Професійна архівація документів дає можливість вирішити цілий ряд проблем, які пов'язані з безпекою дуже важливих документів, організацією архівної роботи, складанням опису документів та іншими роботами.
В першу чергу, архівні роботи являють собою впорядкування документів і підготовку їх передачі під Позаофісне сховище.
Архівація документів являє собою досить складний процес, вимагає пильної уваги і наявності спеціальних знань. Архівні роботи повинні виконуватися співробітниками, які пройшли спеціальне навчання в цій галузі.
Архівна обробка документів є основним попереднім етапом перед скануванням і введенням документів. Професійні працівники в найкоротші терміни наведуть порядок серед документів і підготують їх до подальших робіт, в тому числі і до Позаофісне зберігання.
Які ж переваги отримає компанія, яка скористається послугами професійної організації?
У першу чергу, вони гарантовано отримають архів, в якому буде наведено ідеальний порядок в діловодстві. Буде зекономлено величезну кількість часу і сил, які необхідно затратити на пошук потрібної інформації. Крім цього, звільниться вільне місце в офісі, і будуть надійно збережені важливі документи.
Архівні роботи дозволять навести ідеальний порядок в збереженої документації. Будуть складені описи всіх документів, проведена їх повна класифікація, що дасть можливість згодом проводити швидкий і зручний пошук і спростити документообіг.
Архівна обробка документів дозволяє виявити і позбутися від документів, чий термін зберігання закінчився, що значно спрощує роботу з рештою документами.
Архівація документів дозволяє ефективно підготуватися до різного роду перевірок (аудиторським, податковим і т. Д.), А при втраті даних своєчасно вжити заходів до їх відновлення, що дасть можливість уникнути санкцій з боку контролюючих органів.
І, нарешті, забезпечується особливо пильний облік становлять підвищену цінність документів, що стосуються кадрового складу організації, що виключить можливість їх втрати в результаті зміни кадрів, в тому числі і серед керівного персоналу.
