Як правильно працювати з електронною поштою?

Усі, хто знайомий з Інтернетом, користуються електронною поштою. Але багато хто насилу орієнтуються у своїй поштовій скриньці ...

Часто навіть нових вхідних листів не бачать. А порядок важливий у всьому, тим більше в дрібницях. Давайте спробуємо розібратися: чому так відбувається і як з це виправити?

Одного разу знайома попросила мене підготувати їй рекламний матеріал. Я підготував і відправив електронною поштою на її електронну адресу. Вона зателефонувала стурбована - мовляв, нічого не отримала. Я повторив - та ж історія. Відправив з іншої адреси - і знову вона не бачить мого листа. Після п'ятої спроби я вирішив сам заглянути в її поштову скриньку і виявив там близько 3000 листів, відсортованих по відправнику! Не дивно, що вона нічого не могла там толком знайти.

Ще один приклад. У іншого знайомого в офісі є загальний електронну адресу, листи на який читають кілька людей. Там така ж історія. Кожен читає тільки ті листи, які адресовані йому, а решта так і залишаються непрочитаними. І в цьому поштовій скриньці неможливо щось потрібне знайти.

Я у себе вирішив цю проблему. У мене майже завжди практично порожній поштову скриньку. І це не означає, що мені ніхто не пише. Сьогодні, наприклад мені прийшло понад 50 листів. Іноді приходить і більше. Просто я з цими листами працюю. Давайте розглянемо як.

По-перше, у мене налаштовані сортувальники листів, які розкладають окремі листи по певних папок. Це стандартна функція будь-якого поштового клієнта або веб-інтерфейсу. Наприклад, листи від важливих контрагентів або клієнтів відразу потрапляють в спеціальну папку. Я їх бачу і можу негайно на них відреагувати.

Також за допомогою сортувальника листів по окремих папках розкладаються різні поштові розсилки, на які я підписаний, і повідомлення з деяких сайтів. Ця інформація не вимагає негайного реагування і може бути прочитана на дозвіллі або в якості перерви.

Тепер перейдемо безпосередньо до справи. Всі надходять листи обробляються мною таким чином:

Якщо лист просто про щось мене інформує і не потребує контролю, то я його читаю і удаляю;

Якщо лист вимагає контролю, то я його або залишаю у вхідних, і воно мені муляє око кожного разу, коли я переглядаю пошту, або записую собі завдання в органайзер;

Якщо лист вимагає відповіді, і я можу на нього відповісти відразу, то я відповідаю і видаляю лист і відповідь на нього;

Якщо лист вимагає відповіді, але я не можу на нього відразу відповісти (мені треба подумати або знайти якийсь матеріал), то я залишаю його у «Вхідних» до тих пір, поки не відповім, а потім так само удаляю;

Якщо лист чимось мені цікаво чи корисно, то я його переміщаю в папку «Цікаве» або «Корисне» (у мене є ще кілька папок аналогічного призначення) ;

З листами, автоматично відсортованими в окремі папки, я поступаю аналогічно.

Таким чином, у мене в «Вхідних» залишаються тільки листи, на які я ще не відповів, або вимагають додаткового контролю. Тобто у мене практично завжди порожній поштову скриньку.

З вихідної поштою все відбувається аналогічно. Якщо лист вимагає контролю, то воно лежить у вихідних. Якщо не вимагає - видаляється.

Варто також зауважити, що я вкрай рідко користуюся поштовим веб-інтерфейсом. Поштовий клієнт мені видається набагато зручніше.

Я користуюся такою системою досить тривалий час, вона дуже зручна. Рекомендую.