Як правильно записати тему електронного листа?
Особисто у мене кількість листів зростає з кожним днем. Всі важче й важче стає розгрібати завали листів, значну частину яких видалити або не можна взагалі (занадто важливі), або просто шкода (а раптом знадобиться?). Причому головною причиною труднощів з орієнтуванням в цій купі повідомлень є те, що заголовки листів складені Бог знає як! Іноді вони взагалі відсутні. У зв'язку з цим виникло питання, винесене мною в заголовок статті: як правильно записати тему e-mail? Отже, почнемо ...
Тема електронного листа має бути сформульована гранично коротко і ясно. У вас є всього 50-60 символів, в яких потрібно викласти зміст листа. Якщо ваш адресат не знайомий з вами, він напевно не відкриє повідомлення, якщо заголовок чітко не повідомить йому, про що лист.
Вимоги, які пред'являються до заголовків в Інтернеті, сильно відрізняються від вимог до заголовків, які пишуть на папері. І це не дивно, адже вони і використовуються по-іншому. Найважливіші відмінності:
Електронний заголовок майже завжди читається поза контекстом повідомлення. Наприклад, користувач налаштував свій поштовий клієнт так, щоб скачували тільки заголовки листів. Або ж ваш адресат користується Web-інтерфейсом поштового сервера - практично завжди користувачеві показують тільки заголовки листів. Орієнтуючись по ним, він вирішує - подивитися повідомлення або ж видалити відразу. При цьому сервер може видати усічений заголовок, в кращому випадку, замінивши закінчення рядка трьома крапками. Запам'ятайте! Користувач не повинен вгадувати ваші думки, дивлячись на тему листи або її «обрубок»!
Тепер уявімо, що заголовок все ж виводиться в якомусь контексті. Не всім легко читати текст з екрану так само, як і вам. Не забувайте про це! Крім того, кількість інформації, видиме з першого погляду, досить обмежена. Це не дозволяє користувачеві отримати достатньо відомостей з інформацією, навколишнього заголовок.
Інша справа - «паперова» інформація. У журналах або газетах заголовок органічно пов'язаний з ілюстраціями, підзаголовками і всім текстом. Це все можна відразу охопити поглядом. На моніторі ж буде видно набагато менше інформації. І навіть ці крихти інформації буде незручно читати. Так що, швидше за все, ваш адресат просто не стане «ламати» очі і видалить лист, що не прочитавши його.
Робимо висновок: тема листа повинна бути самостійною порцією інформації, вона повинна дозволити користувачеві зрозуміти, про що йдеться, за відсутності тексту самого листа. Природно, користувач може і переглянути всі e-mail-повідомлення. Але не варто на це розраховувати - люди дуже зайняті, щоб витрачати час на незрозумілі їм повідомлення.
Отже, правила написання теми листа:
1) Поясніть адресату чітко і ясно, про що ваш лист. Причому зробіть це в термінології, зрозумілою для звичайної людини, а не лауреата Нобелівської премії. Заголовок повинен бути надкомпактний описом вмісту листа.
2) Використовуйте нейтральний мову. Не варто використовувати гру слів - вас можуть не зрозуміти або, що ще гірше, зрозуміти неправильно.
3) Не варто використовувати різні трюки, сподіваючись змусити користувачів клацнути по посиланню, щоб дізнатися, що міститься в листі. Сьогоднішній користувач занадто часто обпалювався на таких «фінт вухами», щоб скачувати невідомо що. Краще відразу дати користувачеві чітке уявлення, про те, що він отримає. У пресі цікавість може змусити людину перегорнути сторінку, але в Інтернеті це пов'язано з дуже великим ризиком.
4) Якщо ви пишете англійською, то пропускайте початкові артиклі «the» і «a» в темі повідомлення. Це допоможе вашому адресату значно швидше знайти ваш лист у разі потреби.
5) Слово, що йде в темі першим, повинно нести найважливішу інформацію. Почніть заголовок з назви своєї компанії або поняття, яке ви розглядаєте у своєму листі.
6) Листи повинні містити чітке і зрозуміле опис відправника в поле «From». Інакше може створитися помилкове враження «спаму» або анонімного послання. При цьому не користуйтеся конкретним ім'ям, якщо ваш адресат ще не знайомий з вами - листи від невідомих осіб теж мають всі шанси потрапити в корзину.
Власне кажучи - все! Виконуючи ці нескладні правила, і вам, і вашим користувачам / клієнтам / друзям буде набагато простіше і приємніше працювати з поштою. Сподіваюся, що моя стаття допоможе вам у цьому. Успіхів!
