Як продуктивно працювати з електронною поштою?

Якщо вам приходить один лист на день або якщо у вас багато вільного часу, то все написане нижче для вас неактуально. Якщо ж щоранку, прийшовши на роботу, ви бачите список із заголовків непрочитаних повідомлень на кілька екранів і, аки шакал голодний, кидаєтеся на заголовки типу «як вивчити іспанську за три хвилини в день, поки ваша дружина колупається в сумочці у банкомату», то , можливо, має сенс ознайомитися з досвідом автора в даній сфері.

У сфері обробки вхідної електронної кореспонденції, а не в сфері колупання в дамських сумочках або вивчення іспанської. Дивишся, це допоможе підвищити особисту продуктивність праці, стати одним з кращих співробітників компанії, домогтися підвищення окладу і підвищення в посаді, сколотити капіталець і прикупити до пенсії небольшенькое бунгало на Багамах, з бамбукових сходинок якого пальмовими віниками під звуки самби, заклично похитуючи стегнами, будуть ніжно скидатиметься білі піщинки бронзовошкірий мулаточка, яким «щойно виповнилося вісімнадцять». Отже.

Правило №1. Використовувати список повідомлень, що надійшли (Inbox) як список справ (Todo list). Поштова скринька (мається на увазі саме inbox, а не каталоги з розсортованими за ним листами) повинен бути порожній! Виключно мотивирующее правило, особливо годя всякого роду керуючим. Кожен лист пропускаємо через фільтр «вимагає воно від мене якоїсь дії або надіслано просто, щоб проінформувати?». Якщо ніяка дія від вас не потрібно, то після прочитання листа потрібно перенести у відповідний каталог (або позначити міткою (Label) і перенести в архів, якщо ви використовуєте GMail).

До речі, якщо ви - в графі «сс», то, принаймні, для кожного, хто знайомий з правилами мережевого етикету, або нетикету (netiquette), це автоматично означає, що вам надіслана «копія» листи, щоб ви «були в курсі », і особисто від вас ніяких негайних дій не очікується. Має сенс повідомити колегам і партнерам про такі ваших правилах обробки вхідної кореспонденції - це допоможе їм більш ефективно спілкуватися з вами і позбавить від непорозумінь.

Є такий алгоритм, застосовуваний в багатозадачних операційних системах, як «shortest job first» (дослівно: «найменшу роботу - першою»), що означає, що зі списку завдань до виконання завжди потрібно вибирати ту, яка вимагає найменший час на виконання. Не завжди цей алгоритм дає хороші результати. Наприклад, якщо потік рутинних дрібних делішек захльостує вас з головою, то, слідуючи цьому алгоритму, ви ніколи не зможете зайнятися великими і важливими справами. Загалом, «думайте самі, вирішуйте самі», чи варто застосовувати цей спосіб до вашої ситуації.

Стосується до обробки вхідної кореспонденції це правило означає приблизно наступне: якщо прийшло повідомлення все-таки вимагає від вас якихось рухів тіла, але ці рухи тіла мінімальні, краще обробити надійшло повідомлення негайно, «не відкладаючи в довгий ящик». Якщо відкласти «на потім», то в сумі часу буде витрачено більше: потрібно буде знову відкривати, знову читати, знову виникають і т.д. Потрібно відзначити, що тут мова йшла про дійсно рутинних листах і завданнях, а не про тих доленосних посланнях, які потрібно «написати ввечері, покласти в шухляду столу, перечитати вранці і спалити».

Правило №2. Використовуйте каталоги і мітки. Практика показує, що навіть незважаючи на наявність присутності функції пошуку в кожному поважаючому себе клієнтському програмному забезпеченні для роботи з електронною поштою, сортування кореспонденції себе виправдовує. Прийміть це як аксіому: якщо ви збираєтеся «заходити» в цей ящик більше чотирьох разів, має сенс відразу підтримувати в ньому порядок.

Правило №3a. Розробіть стандартну структуру каталогів для поштової скриньки. Незалежно від того, для чого використовується той чи інший поштову скриньку, певного роду категорії листів надходять в будь-який з них. Наприклад, дуже корисно мати каталог для не дуже важливих листів, який однаково називається у всіх ваших поштових скриньках. У різний час у мене цей каталог називався по-різному: «ignored» (проігнороване), «not important» (неважливе), «swapfile» (файл підкачки - концепція з однієї книги з управління часом), «С» (концепція з іншої книги з управління часом - присвоювати справах пріоритет від вищого А, до нижчого С).

Правило №3b. Розробіть стандартну структуру каталогів для проектів. Навіть пронумеруйте їх, щоб і порядок проходження їх був одним і тим же. Наприклад, «вимоги замовника», «завдання», і т.д. - У кожного вони будуть своїми. Починаючи новий проект, відразу ж створюйте під нього каталог зі стандартною структурою підкаталогів. Таким чином, ви перенесете свій досвід, свої «процесуальні напрацювання» зі «старих» проектів на нові. До того ж, згодом буде легше «піднімати справи з архіву».

Правило №4. Використовуйте автоматичні фільтри. Спам-фільтри - Само собою. Тут мова йде скоріше про усілякі регулярних і не дуже важливих повідомленнях, що приходять у вигляді електронних листів. Багато з них зовсім не варті того, щоб ви відволікалися на них по мірі надходження.

Правило №5. «Справі - час, потісі - година». Щодо електронної пошти це означає: майте окремі поштові скриньки для роботи і для особистого листування. «Мухи - окремо, м'ясо - окремо». Використовуйте корпоративний поштову скриньку виключно в робочих цілях. Це, зокрема, зменшить кількість спаму, що приходить на робочу адресу: ви не будете «світити» його на всяких «лівих» сайтах.

Звичайно, деякі несвідомі особистості з числа колег будуть намагатися слати вам всілякі дурні картинки на робочий адресу. У такому разі:

- просимо несвідомого колегу слати дурні картинки на такий-то (неробочий) адресу-

- або створюємо автоматичний фільтр, що поміщає дурні картинки від несвідомого колеги у відповідний каталог (варіант - безпосередньо в сміттєву корзіну- варіант - пересилає на «правильний» адреса), якщо це можливо, або робимо це вручну.

До речі, якщо несвідомому колезі важко запам'ятати ваш другий адреса для його дурних картинок, то, можливо, його інтелектуальних здібностей і сили волі вистачить на те, щоб в тему листів з дурними картинками починати якимось одним і тим же словом або словосполученням, наприклад, «spam». Це значно полегшило б вам автоматичну обробку що надходять від нього листів з дурними картинками.

Взагалі має сенс мати кілька поштових скриньок (адрес електронної пошти). Занадто багато - погано, але і занадто мало - теж недостатньо добре. Майте це на увазі як варіант. У випадку з дурними картинками від несвідомого колеги, наприклад, можна спеціально створити поштову скриньку спеціально для цих цілей. Перевіряти два рази на рік в день рівнодення. Ну, або раз на тиждень по п'ятницях.

На закінчення розповім одну історію, яка демонструє в основному четверте правило в дії, а також принцип Парето.

В одному проекті ми використовували інформаційну систему для управління завданнями. Автору, як керівнику групи, приходило повідомлення всякий раз, коли якесь завдання прямувало на виконання. Негайно реагувати на кожне таке повідомлення не було абсолютно ніякої необхідності: по-перше, розподіл накопичилися завдань було однією з моїх щоденних «рутин», а по-друге, на відповідних зборах раз на тиждень ми їх і так «перелопачували». Кожне завдання мало один з трьох пріоритетів: «низький», «середній», «високий».

Після того, як до робочого поштової скриньки були «прикручений» автоматичний фільтр, переносила оповіщення про надійшли завданнях з низьким і середнім пріоритетом безпосередньо в спеціальний каталог, кількість непрочитаних повідомлень в інбоксе скоротилося з декількох десятків на день до кількох на тиждень. Рівень стресу у керівника групи на робочому місці значно знизився, його волосся стали м'якими і шовковистим, а в спілкуванні з несвідомими колегами, надсилайте дурні картинки, він став набагато більш терплячим.