Корпоративне свято своїми силами. Як підготуватися до заходу?

Незважаючи на те, що кількість агентств з підготовки та проведення свят збільшується, у багатьох компаніях і раніше воліють доручати корпоративи своїм співробітникам. Нерідко виникає питання: з чого почати?

Розкладіть все по поличках, точніше по татусям: від ідеї і сценарію до підбиття підсумків. І тоді на заході ви покажете колективу не чорновий варіант, а захоплюючий всіх свято без прикростей і провалів.

Шукаємо ідею!

Ідея - це, по суті, своєрідний святковий костюм, який приміряється на свій колектив, прикидається, чи підійде по темі і витратам.

Ідею обов'язково треба описувати, тобто розповісти на папері, в чому полягає вигадка і як буде виглядати захід. Від точності опису концепції свята залежить взаєморозуміння з босом при затвердженні. Найкраще, і, мабуть, так буде правильно, представити «на суд» керівництва, як мінімум, дві концепції. По-перше, це відразу підніме значимість виконаної вами роботи в очах директора, а по-друге, вибирати легше в порівнянні.

Складаємо кошторис витрат

На жаль, але реальність така, що протягом усього підготовчого періоду кошторис уточнюється. Докладаючи масу старань до складання списку витрат, в результаті отримуєте або збільшення деяких сум, або зменшення. Останнє, щоправда, вкрай рідко. Тому складайте кошторис з запасом, але в межах розумних цифр. Це позбавить вас від постійного ходіння до фінансового директора за додатковою сумою. Керівництву подобається, коли ви економите, а не тринькати.

Пишемо сценарій

Сценарій - Це, загалом-то, покрокова інструкція дій усіх учасників заходу. Чітко прописуйте, коли, де і що саме буде відбуватися. А також меню, оформлення залу, музичний фон. Пункт за пунктом описуйте послідовність відбувається: хто зустрічає гостей, хто вручає корпоративні подарунки, коли виходити на сцену Івану Івановичу і т.д.

У сценарій вносяться назви всіх концертних номерів та їх хронометраж. Ну і, звичайно ж, повинні бути продумані репліки ведучих свята. Саме від людей, які перебуватимуть на сцені і вести всю програму, відсотків на 70 залежить успіх заходи. Професіонал завжди зможе заповнити непередбачену паузу, виручити вдалим жартом. Одним словом, провідний безпосередньо причетний до створення святкової атмосфери.

Вибираємо місце для проведення заходу

Що враховувати при виборі майданчика для свята? Кількість гостей та фінанси.

У вашій компанії, наприклад, працює 300 чоловік, 200 з яких, передбачається, будуть на святі, отже, приміщення потрібно шукати з розміщенням не менше ніж на 250 персон (з урахуванням гостей компанії). Далі дивимося на наявні варіанти з естетичної точки зору (адже ніхто не відміняв першого враження) - оцінюємо комфортність розміщення: місткість фойє, вид сцени, гримерні приміщення, розташування місць у залі і т.д. Враховуємо технічні можливості: звук, світло, відеотехніку, мікрофони тощо. До речі, важливо в договорі відобразити, чи входить забезпеченість технічної частини в оренду та хто саме відповідає за неї.

Шукаємо виконавців

Концерт. Починайте з місцевих театрів, філармоній, палаців культури. Там можна познайомитися з артистами різних жанрів, почути відгуки, взяти диски із записами виступів. Вибирати легше, коли знайомі особисто.

Банкет. Не менш важлива частина, ніж видовище. Ситі гості - задоволені гості. Тому для складання меню візьміть пару помічників зі своєї компанії. Думка колег допоможе у виборі страв і наблизить до смаків більшості.

Що стосується обслуговування, то тут чималу роль відіграють дрібниці: якість посуду, столів і стільців, стан скатертин, робота офіціантів. Про все домовляйтеся заздалегідь і включайте в договір.

Фото- і відеозйомка. Укладаючи договір з фотографом або відеооператором, обов'язково ознайомте їх зі сценарієм, а найкраще, залиште їм скорочений варіант сценарного плану заходи. І тоді ви будете спокійні за їх роботу: фотограф і відеооператор відзнімуть саме ті моменти свята, які ви зазначили у сценарії.

Оформлення приміщення. Оформлення повітряними кулями найкраще доручити спеціальному агентству. Колірну гамму і схему прикраси замовте заздалегідь, в призначений день і годину перевірте роботу виконавця. Якщо на підприємстві є власний фотоархів, можна замовити колажі і розмістити їх на мобільних стендах. Подібна фотовиставка займе гостей перед початком заходу і в перерві.

Запрошуємо колег і гостей

Свято починається з передчуття самого свята. Вручаючи запрошення, надрукований у друкарні або на звичайному кольоровому принтері, ви вже даруєте своїм колегам святковий настрій, підігріваючи інтерес до майбутньої події.

Проводимо репетицію

Якщо не хочете провалу заходи, обов'язково проведіть генеральну репетицію з артистами, ведучими, звукорежисером. Так ви відпрацюєте сценарій і побачите кожного виконавця в рамках вашого заходу, встигнете, по необхідності, внести правки.

Підводимо підсумки

Щоб протривало приємний післясмак від свята, можна порадувати колег підсумковим фоторепортажем з заходу. А для себе обов'язково збережіть всі напрацювання минулого свята, розклавши їх в потрібні татка для архіву. Організаційний і творчий досвід стане в нагоді в підготовці до наступного заходу.