Як провести ділове корпоративний захід?

Сьогодні в будь маломальской фірмі і компанії стало частиною бізнес-культури проведення серйозних презентацій, конференцій і семінарів. Цілей у таких життєво важливих подій у житті колективу може бути багато. Створення позитивного іміджу компанії. Просування товарів і послуг. Формування команди. Розвиток внутрішньої корпоративної культури.

Сучасна людина багато часу проводить в офісі, навіть нова хвороба з'явилася - офісна депресія. Корпоративні заходи несуть в собі ще й профілактичні складові від такого негативу. Просунуті керівники поєднують корпоративний відпочинок з елементами навчання та моделюючими тренінгами.

Успіх будь-якого заходу залежить від ступеня його підготовленості і атмосфери проведення. Портрет ідеальної конференції чи семінару намалювати можна, тільки він щоразу буде неповторним, матиме свій флер, тон і відтінок. Що ж формує цей портрет?

Почнемо з самого головного - місця проведення. Залежно від кількості учасників і запрошених, місце проведення має бути зручним і по географії, і по внутрішньому благополуччю. Легко дістатися, не потрібно шукати, приємно знаходитися. Якщо захід пафосне - найкраще підійдуть дорогі готелі, сучасні пансіонати або будинку відпочинку, стильні турбази або строгі конференц-зали в ділових центрах. В офісі, на даху, на природі, на кораблі, де завгодно, за вашим бажанням і можливостям. Головне, щоб свято було яскравим і незабутнім.

Незалежно від обраного місця освітлення, звукове та музичний супровід, технічне оснащення має бути вивірено і переперевірено задовго до початку заходу.

Нещодавно була на презентації нового обладнання в солідній відомій фірмі. І зал, і екран, і ведучі, на перший погляд, виглядали вельми респектабельно. Екран довго блимав, потім, нарешті, почав працювати ролик. Звук то зникав, то з'являвся. Ведучий читав з екрана текст презентації. Все разом змастив загальну картину заходу ... Виручив рясно накритий стіл з наїдками як заключна нота презентації.

Другий і такий же важливий штрих вдалого події - чіткий план або сценарій заходу. Все має бути розписано по хвилинах. І за ролями. Хто за ким виступає. Коли робити кава-паузу. Регламент виступів. План-сценарій добре б розписати до найдрібніших деталей. Він обов'язково розробляється під стиль підприємства і відзначає всі віхи та досягнення. Цей план повинен бути доведений до кожного учасника на самому початку заходу. За складання та контроль виконання цього плану відповідає координатор проекту.

Третя складова - передбачити всі деталі. Якщо потрібні перекладачі, заздалегідь їх запросити і здійснити їх доставку. Оформити приміщення в стилі і дусі конференції чи семінару. Підготувати роздатковий матеріал. Розробити екскурсійну і розважальну програму, якщо такі передбачені регламентом. Забронювати готелі для іногородніх учасників. Надрукувати і розіслати запрошення, візитки, рекламні буклети.

Четверта частина, найприємніша, - організація банкету або фуршету в рамках заходу. Сьогодні з цим дуже успішно справляються численні фірми, які надають послуги кейтерингу - Виїзного ресторанного обслуговування. Залишиться тільки знайти самого-самого і зробити грамотний замовлення. Це досить дороге задоволення.

Не всі фірми можуть собі це дозволити. Можна спробувати організувати фуршет-банкет своїми силами. Начінаём все спочатку. Знову - кількість учасників, місце проведення, оформлення столу, план і списки продуктів, призначення відповідальних за накриття столів і прибирання залу.

Важлива деталь - забезпечення охорони учасників заходу. Організація фото- і відеозйомки. Пам'ять про цю подію повинна залишитися у всіх. Пам'ять про красивий святі. Про події, які подарує масу емоцій та позитиву.

Проведення справжнього запам'ятовується свята - ціла наука. Пустити вся справа на самоплив - занапастити його на корені. Чудово, якщо у вас в компанії є людина, якій це справа по плечу. А якщо всі приходять в ступор від одного згадування про майбутній захід? Можна довірити справу професіоналам. Зараз величезна кількість фірм займаються організацією ділових свят. Але і тут є підводні камені.

Чи зможете ви донести до чужої людини справжню сутність вашої компанії і її дихання? Чи зможе він зрозуміти, чого ж ви хочете? Послуга - не матеріальне товар, її можна оцінити тільки після проведення заходи, не можна помацати заздалегідь. Який же вихід?

Подивіться відеоролики з попередніх свят, організованих цією компанією. А ще краще - постарайтеся заздалегідь побувати на такому заході у колег або конкурентів. Оцініть послугу з боку, пропустіть її через себе. Піймайте оригінальність і унікальність ідеї. Нелегко, але це хоч якась гарантія успіху вашого майбутнього свята.

Том Хопкінс, автор книг з психології бізнесу та мистецтва продажу влучно зауважив: «Кращі працівники більше за інших працюють і більше за інших відпочивають». Нехай кожен працівник у вашій компанії буде тільки кращим. І кожне свято - новою віхою на шляху успіху. .