7 Кроків вирішення будь-яких проблем
Все наше життя складається з проблем, вірніше з рішення проблем. Якщо для тебе рішення проблем є проблемою, то давай трохи повчимося !?
Різні джерела пропонують абсолютно різні алгоритми роботи з проблемами. Є прості алгоритми (в 4 кроки), є досить складні (більше 10 кроків, з використанням математичних моделей). Я задумався над завданням розробити простий, зрозумілий алгоритм, який можна було б використовувати в роботі і повсякденному житті. В результаті простудіював купу літератури по технікам роботи з проблемами і суміжними питаннями, проаналізував купу сайтів (більшою мірою поверхнево зачіпають цю тему) і розробив свій алгоритм. Він виглядає так:
Загальний алгоритм роботи з проблемою.
Усвідомлення проблеми;
Визначення проблеми (формалізація);
Аналіз проблеми;
Постановка завдання;
Рішення;
План дій;
Контроль результату;
Крок 1: Усвідомлення проблеми
Щоб почати вирішувати проблему, необхідно спочатку усвідомити її наявність, визнати її існування. Усвідомлення проблеми - початок її вирішення. На цьому кроці необхідно перетворити «приховану» (неусвідомлювану) проблему в «явну» (усвідомлювану) - Що є зараз? Наприклад: «Чи вмію я вирішувати проблеми?»
Крок 2: Визначення проблеми
На цьому кроці відбувається формалізація проблеми:
Що з себе являє проблема?
У чому саме вона полягає?
Наприклад: формулювання «План не виконується» - не є формалізованою проблемою, а якщо сфоруліровать її так - «План виконується на 50%», то проблема стає більш визначеною.
Крок 3: Аналіз проблеми
На цьому кроці проводиться аналіз формалізованої проблеми:
пошук причин виникнення проблеми
виділення головних причин - декомпозиція проблеми
декомпозиція головних причин на складові
Для аналізу проблем розроблено безліч інструментів візуалізації, найбільш відомими з яких є:
Логічне дерево
Карти розуму - Mind Maps
Діаграми причин і результатів (схема Ісікава «риб'ячий скелет», діаграма розсіювання, графік зв'язків та ін.)
При цьому найчастіше використовуються принципи мозкового штурму.
Чим користуватися, який інструмент вибрати - справа особиста. Мені найбільше сподобалася діаграма Ісікави «Риб'ячий скелет», але т.к. програмні рішення для реалізації такої діаграми не існує вона не має великого поширення. Описувати детально використання наведених інструментів я не буду, тому в мережі ти її можеш знайти самостійно.
Крок 4: Постановка завдання
На цьому кроці тобі треба скласти чіткий опис завдання, умов її виконання і кінцевого результату. На цьому етапі застосовуються такі техніки як:
SMARTірованіе цілей
Specific (зрозуміла, конкретна), c застосуванням 5W - What (що)? Why (чому)? Who (хто)? Where (де?) Which (вимоги і ограніценія)?
Measurable (измеримая), тобто має параметри вимірювання;
Achievable (досяжна), тобто її можна досягти, але доклавши зусилля;
Relevant (актуальна), тобто її виконання призведе до результату;
Time bound (обмежена за часом), тобто має термін виконання;
Декомпозиція мети (Можна використовувати Логічне дерево, Карти розуму, схему Ісікава) на підзадачі
Невеликі завдання виконати легше
Підзадачі взаємно незалежні
Їх рішення дозволяє досягти проміжних результатів
Пріоритезація використовується після декомпозиції задачі - відома матриця Ейзенхауера, в якій всі справи діляться на:
Важливі і Термінові
Важливі і Чи не Термінові
Чи не Важливі і Термінові
Чи не важливі і не Термінові
Також слід також розрізняти Цілі і нецілі, про які я писав на своєму сайті.
Крок 5: Рішення
На цьому кроці відбувається пошук і вибір рішення (-ій). Інструментів і технік пошуку рішення існує безліч, я приведу найбільш популярні:
Мозковий штурм - Метод пошуку рішення шляхом генерації великої кількості ідей. Тут важливо дотримуватися принципи:
Фіксувати ідеї на папері;
Чим більше ідей - тим краще;
Повна заборона на критику;
Техніка Діснея - досить відома і широко застосовувана у коучингу техніка, яка була розроблена Уолтом Діснеєм і застосовується в його компанії. Вона має на увазі три типи станів людини:
Мрійник,
Реаліст,
Критик
Мозковий штурм проводиться в 4 етапи: 1. Постановка проблеми # 8594- 2. Генерація ідей # 8594- 3. Угруповання ідей # 8594- 4. Відбір.
Техніка Діснея використовує також 4 етапи: 1. Мислитель генерує ідею # 8594- 2. Реаліст обмірковує як цю ідею реалізувати # 8594- 3. Критик оцінює реалізацію і вказує на ризики # 8594- 4. Реаліст допрацьовує реалізацію і передає її на виконання.
У коучинге техніка Діснея використовується для вирішення реальних проблем клієнта (Чемпіона), при цьому людина послідовно знаходиться в якомусь одному стані.
У випадку, якщо пошук вирішення дав кілька варіантів, необхідно вибрати єдино вірний. Рішення може бути обрано:
На основі наявних обмежень (це м.б. наявні ресурси - матеріальні, фінансові, тимчасові, моральні, етичні або які-небудь ще);
З урахуванням відповідності завданню (важливо не піти убік від цілі);
З урахуванням оцінки ризиків (SWOT-аналіз);
SWOT-аналіз - метод стратегічного планування, використовуваний для оцінки факторів і явищ, що впливають на проект або підприємство. Всі фактори поділяються на чотири категорії: strengths (сильні сторони), weaknesses (слабкі сторони), opportunities (можливості) і threats (загрози). Метод включає визначення мети проекту та виявлення внутрішніх і зовнішніх факторів, що сприяють її досягненню або ускладнюють його.
Сильні і слабкі сторони описують внутрішнє середовище (в нашому випадку це переваги і недоліки конкретного варіанту рішення), а можливості і загрози описують зовнішнє середовище (в нашому випадку це якісь додаткові можливості або ризики виникають при виборі того чи іншого варіанту рішення).
Крок 6: План дій (Action Plan)
На даному етапі розробляється план дій - це карта або покрокова інструкція, яка:
допомагає йти до мети,
допомагає діяти, а не сумніватися (рішення вже прийнято),
допомагає виключити (або обійти) перешкоди,
дотримуватися термінів
План дій включає відповіді на питання 5W і містить:
Мета
Дія
Результат
Термін
Відповідальний
Приклад простого плану дій:
Мета - купити книгу N
Дія # 1 - знайти найближчі книжкові магазини і уточнити наявність книги
Результат - адресу найближчого книжкового магазину, в якому книга є
Термін - 1:00
Відповідальний - Я
Дія # 2 - сходити в обраний магазин і купити книгу
Результат - книга придбана
Термін - сьогодні
Відповідальний - Я
Крок 7: Контроль результатів
На даному етапі відбувається контроль результатів і, в разі необхідності, коректування плану дій. При контролі результатів зверніть увагу на причини невиконання плану і якщо вони такі:
Не встиг
Небуло часу
Не знав що робити
Забув
то це Легенда (або попросту Отмазки). Запам'ятай ці 2 прості формули:
РЕЗУЛЬТАТ = Намір + ДІЯ
Бажання + Легендаотмаз = НеРЕЗУЛЬТАТ
Успіхів тобі у вирішенні проблем і досягненні результатів. Але якщо що - звертайся, потренується.
