Як правильно вести ділову переписку?
Робота з людьми у великих компаніях увазі постійне взаємодія з відділами, з головним офісом, з безпосереднім керівництвом, з колегами, з діловими партнерами і клієнтами. В даний час це спілкування найчастіше відбувається за допомогою електронної пошти, і зокрема - ділових листів.
Саме тому важливо вміти такі ділові листи правильно писати.
Існує декілька простих правил. Читаємо, запам'ятовуємо, застосовуємо!
1. Відмовтеся від флуда! У діловому листуванні неприпустимо ставити багато оклику і знаків питання, смайликів і т.д. Повідомлення типу «І ДОВГО НАМ ЩЕ ЧЕКАТИ ?????????? !!!!!!!!!!!!! ((((((((((((" не сприйметься серйозно ні одним фахівцем , який його прочитає. І не дивуйтеся, якщо на такий лист прийде відповідь: «Хлопчик, поклич старшого». Не забувайте, ви пишете діловий лист, а не діліться враженнями про вихідні з подружкою.
2. За орфографічні помилки, на мою думку, потрібно починати штрафувати. Якщо ви пишете діловий лист, пишіть його грамотно! Розділові знаки повинні бути розставлені правильно, слова написані без помилок, інтонація передана вірно. Якщо не вмієте грамотно писати, вчіться! А поки вчіться, не беріться за ділову переписку.
3. Багато хто просто забувають те, що є дуже важливою частиною ділового листа: про вітанні! Не важливо, яка тематика вашого листа, завжди пам'ятайте, що необхідно з повагою привітати потенційного співрозмовника. Відсутність привітання - поганий тон! Таке не варто допускати навіть при роботі на ринку або в кіоску.
4. Неприпустимо забувати про елементарну ввічливості. Неважливо, наскільки сильно і як далеко ви хочете попросити пройти вашого співрозмовника, зробити це необхідно максимально коректно («Посилати потрібно грамотно»). А якщо серйозно - ваш лист може прочитати людина, співробітник компанії, який абсолютно не винен в ситуації, яку ви йому описуєте, і грубити йому не просто нерозумно, ви на це не маєте права.
5. Якщо ви пишете лист, значить, для цього є причина. Текст листа повинен виразно передати співрозмовнику вашу проблему (побажання, вимога) і закінчитися фразою на кшталт:
«Я сподіваюся на Вашу допомогу в даному питанні».
«Я розраховую отримати від Вас відповідь у найкоротші терміни».
«Прошу Вас прийняти конструктивні заходи щодо усунення даної проблеми».
Писати лист просто для того, щоб виплеснути емоції на співрозмовника, неприпустимо! Починаючи писати листа, завжди запитуйте себе: «Навіщо я це роблю?» Лист з текстом «Вася отримав зарплату більше, ніж я! Це обурливо! »Буде банально проігноровано співрозмовником. (Як це не смішно, листи подібного змісту пишуться досить часто.)
6. Завершення листи важливо не менш, ніж його початок. Не забувайте побажати вашому співрозмовнику вдалого дня, всього доброго, гарного настрою або хоча б ввічливо попрощатися. Це - хоч на крапельку - підніме йому настрій і створить про вас сприятливе враження. Зрештою запитайте себе, з ким вам хочеться продовжувати спілкуватися - з істеричками, які ненавидять всіх і вся, або з адекватними партнерами?
7. І останнє. Ваш лист має будуватися таким чином: привітання - суть питання, ситуації - ваша вимога, побажання - завершення листа (прощання зі співрозмовником). Ніколи не забувайте, що ви самостійно створюєте собі репутацію в компанії, так нехай навіть листи, які ви пишете, допомагають вам у цьому.
Сподіваюся, ці правила допоможуть уникнути помилок при написанні листів. Успіхів вам!
