Електронний діловий етикет. Що це таке?
Скажімо так: це - синтез етикету паперової ділового листування та телефонного ділового етикету, але по стійці вільно. А так як ми по стійці вільно все ж не лягаємо і не сідаємо, а стоїмо в строю, то правила визначені і певний етикет вільного стояння треба дотримуватися.
У кожній країні є свій канцелярський стандарт і правила ведення ділової переписки. Але оскільки в епоху глобалізації країни пострадянського простору вже вступили в світ всесвітнього канцеляриту обома ногами, стандарти і правила будуть все більше уніфікуватися під прийняті на Заході. Тому, думаю, буде цікаво дізнатися сучасні тенденції ділового листування.
США в цьому плані країна унікальна - канцелярит тут повністю викорінено наказним шляхом. Я не жартую. Конгресом США прийнято спеціальний акт, що обмежує бумагомараніе. Кожен вихідний федеральний документ має посилання на цей акт із зазначенням часу, який необхідно для заповнення документа у хвилинах.
Якщо в Росії ви починаєте лист з тягомотное «у відповідь на ваш лист за вих. № ... від такого-то числа відносно такого-то питання ... », то в діловому листуванні США такий заспів розцінюється як неповага до адресата. (Слід писати не «проведена термічна обробка картоплі шляхом обсмажування в маслі», а простим хлібним мовою - «картопля підсмажена»).
У двох словах: будь-який діловий лист повинен містити тільки ОДНУ думка (а не планів наших громаддя!), Повинно бути викладено простою і зрозумілою мовою максимально стисло і укладатися на одній сторінці. Ось цей святий принцип плавно перекочував в ділову електронну переписку, привносячи ще більш ліберальну форму в ділове спілкування. І це при тому, що в США і більшості розвинених європейських країн електронне листування вже давно вважається абсолютно рівною в повноваженнях і правах з ділової офіційної папером з гербовим логотипом, підписами і печатками.
(Але ж електронна документація може бути легко підроблена, зламана, заперечите ви. І заперечите абсолютно марно - західний бізнес будується на діловій порядності, тому хакерство швидко присікається і суворо карається.)
Значення електронної ділового листування важко переоцінити - вона вже практично витіснила паперову. Сучасний діловий світ уже давно використовує систему внутрішньоофісної ділового листування (інтранет), не кажучи про інтернет. І правила, вироблені за цей час, дуже прості й зручні.
Мова і стиль електронного спілкування ще більш спрощений заради основного завдання: втиснути якомога більше інформативності в найменший словесний обсяг за максимально короткий час доставки та осмислення інформації. Заради формули «час - гроші»Вирішено поступитися орфографією, граматикою, стилістикою, пунктуацією і іншими витіювато.
Так, англійський електронний мову цілком допускає листи зі скороченням слів, без розділових знаків, заголовних літер, із заміною слів цифрами (2 Вася, 4 Петя), із загальноприйнятими діловими абревіатурами (ASAP - as soon as possible), усічені (info, docs, pics - інформація, документи, зображення).
Електронне повідомлення повинно бути коротким. Всі подробиці зазвичай висилаються додатком. Обсяг додатка не повинен перевищувати 2 мегабайта. Якщо ваш додаток має більший обсяг, то слід розбити його на кілька дрібних. Великі файли прийнято відсилати нічний листуванням. Головна тенденція електронних листів - їх дискретність, порционность: краще послати кілька листів (з однією думкою в кожному!), Ніж одне велике лист.
Особливу увагу слід звернути на рядок RE або SUBJECT (тема). Ваш одержувач в першу чергу дивиться саме на цей рядок. Від того, наскільки інформативно в темі послання ви зможете мінімальним обсягом знаків викласти суть питання, залежить, будуть чи не будуть читати ваше послання. Щоб його не стерли не читаючи, прикладіть ті ж зусилля, які ми докладаємо в «ШколеЖізні.ру», формулюючи заголовок статті у вигляді питання.
Далі слід так скласти текст, щоб зміст першого ж абзацу розкривало основний зміст всього листа. Ніколи не відносите найголовнішу думку в кінець листа. Якщо треба щось сказати, говорите це в перших рядках і прямо, без преамбул - відразу бика за роги! (Це святе правило використовують всі рекламщики і газетярі). Деталі повинні завершувати лист, а не відкривати його.
Дуже важливе значення має розбивка листи на короткі параграфи. Пропозиції повинні бути короткими («картоплю підсмажили!»). Длінноти в листі демонструють лише ваше невміння бути діловою людиною і ваше неповагу до адресата. Намагайтеся підкріплювати ваші короткі доводи цифрами або фактами. Будьте переконливими. (Причому, тримаєте в думці, що якщо ваше послання спрямоване американцеві або британцеві, то цих хлопців не переконують посилання на авторитети - вони воліють голі цифри або висновки, засновані на цифрах. Підрахувати і зробити свій висновок вони зуміють самі.)
В електронному листуванні досить безпосередньо звертатися по імені і підписуватися ім'ям. Ніяких вітань, титулів, «щиро ваших-наших», ніяких еківоків і реверансів. Якщо ви пишете в незнайому організацію, то ось тут слід вказати своє повне ім'я та посаду.
І не менш важливе: електронна дурість легше тиражується, надійніше і довше зберігається. Вона помітнішою і небезпечніша, ніж паперова. Тому уважно віднімайте текст на предмет ляпів і помилок.
Зате найважливіше - випромінюйте оптимізм і завжди намагайтеся закінчити на позитивній ноті. Навіть якщо ви хочете повідомити погану новину, ніколи не пишіть такі слова, як помилка, невдача, обвал, повний абзац. Навіть якщо ви завалили справу, не варто писати, що вас спіткала невдача і виправити вже нічого не можна. Я б написала так: по таким-то причин даний підхід не дав результату. Пропоную такий-то, від якого очікую такого-то результату в такі-то терміни. Це не зовсім «все хорошо, прекрасная маркиза» - це позитивний підхід. Партнери повинні відчувати вашу енергійність, чесність і конструктивність.
І архіважливе - не забувайте вчасно відповідати! У ділових колах західних країн на паперовий лист прийнято відповідати протягом 2-х днів, а на електронне - протягом доби.
Приємною і конструктивної ділової переписки!
