Як підвищити свою продуктивність?
Трохи перефразую Стіва Павлину.
1. Усувайте подразники і відволікаючі фактори
Ніщо так не знижує продуктивність як подразники і різні відволікаючі вас речі.
Відволікати вас може телефонний дзвінок, інші працівники, що прийшов E-Mail, ваш (а) чоловік (дружина), діти, підготовлюване на кухні блюдо, Інтернет, аська, домашні тварини, задушливе повітря, різкі сторонні звуки і шуми і навіть незручне крісло.
Кожен відволікаючий фактор, змушує вас переключити свою увагу з завдання на «подразник» і повернення або «занурення» назад в задачу може зайняти від 5 хвилин до кількох діб (!). Деколи взагалі неможливо продуктивно займатися вирішенням завдання, якщо різні відволікаючі фактори повторюються із завидною періодичністю.
Будь-який заданий вам питання і витрачені кілька секунд на відповідь - це відволікаючий фактор.
Подивитися «що це за повідомлення вам прийшло» - відволікаючий фактор.
Подивитися новини на сайті - відволікаючий фактор.
Це проблема.
Відволікаючі фактори збивають з хвилі натхнення (настрою на задачу) і тому для продуктивного виконання завдання, всі сторонні «подразники» повинні бути виключені. Для початку всього лише на 30 хвилин. Потім на пару годин. Потім години на 4. Більше зазвичай не потрібно.
Під час виконання завдання - відключайте телефон (або переводите його в безшумний режим / режим автовідповідача), попередьте ваших домочадців і співробітників, що вас можна турбувати тільки в разі екстреної ситуації. Не перевіряйте E-Mail, і не Серф в Інтернеті. Вимкніть аську, Миринда та інші месенджери. Для когось це може виявитися важким і навіть нездійсненним завданням. Тоді я вам раджу взагалі висмикнути шнур живлення і працювати без Інтернету. Увіткнете його назад, коли закінчите завдання і це буде свого роду вашим стимулом.
На жаль, на роботі за наймом зробити все це часом неможливо і саме це часто є причиною зниженої продуктивності персоналу.
Японські колеги проводили дослідження, розсадивши співробітників (в основному програмістів) одного з open space офісів в окремі звукоізольовані кабінети.
Після чого за підсумками тижня, їх продуктивність підвищилася на 20%! 20% це ще один робочий день на тиждень!
Саме тому багаті софтверні компанії намагаються виділяти розробникам софта і іншим людям розумової праці окремі кабінети і купувати високоякісну техніку та меблі.
Але давайте подивимося роботу найманця:
Ніщо так не вибиває з настрою на задачу як гучний дзвінок колеги.
Співробітники офісів - викручуйте гучність своїх телефонів на мінімум! Свій дзвінок ви все одно не пропустіть, але нерви свої і своїх товаришів по службі збережіть.
Системні адміністратори - працездатні комп'ютерні миші і налаштований софт ваша основна обов'язок. І не треба ставити на кожне робоче місце локальний антивірус, дуже сильно гальмує роботу.
Начальники відділів - перегородки між робочими місцями це не спроба від вас сховатися, а виробнича необхідність
2. Починайте з малого
Коли перед вами стоїть завдання, оцінювана в 10-20 годин часу, вона здається гігантської і вимагає багато часу на її рішення. Просто тому, що 10-20 годин не вміщаються в один день.
Таке завдання постійно відкладається і не робиться.
Що робити? Все просто. Вирішіть для себе, що займатися завданням ви почнете сьогодні, але працювати над нею будете всього 1 год, не велика. При цьому ви налаштовуєтеся на те, що завдання за один день вирішена не буде, а це не накладає на вас жодних зобов'язань.
Далі відбувається цікавий феномен. Почавши щільно і натхненно працювати над завданням (робити справу), втягнувшись в неї, ви виявите, що 1 годину вже пройшов і ви працюєте над завданням уже другу годину. Не кидайте почате і справа і ви виявите, що самі того не бажаючи, ви працюєте над завданням уже 4 години! Ось в цьому і полягає ефект почати з малого.
Такий же ефект можна спостерігати при збиранні.
Наприклад, у вас є великий захаращений шафа, який треба розібрати і все розкласти. Попередньо ви оцінюєте роботу в 4:00 (т. # 8201-е. В «убитий на всілякі дурниці вечір»).
Тепер змініть підхід.
Почніть з малого і розберіть всього одну полицю.
Розібравши одну полицю і насолодившись результатами своєї праці, ви отримаєте стимул працювати далі і на ентузіазмі розберете всі залишилися полки.
Почавши з малого, ви в результаті зробите велику справу.
Недарма, приказка говорить - «очі бояться, а руки роблять».
3. Використовуйте тайм-менеджемент
Перше, з чого починається управлінням часом, це хронометраж. Досконально заміряйте і запиши чим ви займаєтеся протягом дня. Працювали ви, відпочивали, їхали в транспорті, пили каву, радилися, йшли з кабінету в кабінет,
Серф в інтернеті - заміряйте скільки часу на це було витрачено.
Підрахуйте в кінці дня, скільки часу було витрачено даремно, а скільки на роботу.
Ви здивуєтеся, відсоток витраченого даремно часу складе 50-75%!
Для початку це нормально. Не турбуйтеся, побачивши цей результат. Чи не корите і не звинувачуйте себе за це.
Використовуйте результати хронометражу. щоб зрозуміти, як і що потрібно підправити. Наприклад, ви занадто багато часу проводите в Інтернеті. Якщо ви не отримуєте від цього проведення часу відчутної користі - обмежуйте себе. Якщо багато часу витрачаєте на те, щоб дістатися до офісу - подумайте, як вирішити цю
проблему. Якщо у вас багато часу витрачається на скачки з одного завдання на інше, подумайте, як по іншому організувати свій робочий день. Пріорітезіруйте свої завдання.
До речі, у хронометражу, є цікава особливість. Хронометраж, сам по собі, здатний підняти вашу продуктивність, без всяких зусиль і оптимізацій! Тільки завдяки самому його наявності. Неймовірно, але це працює!
Кожній справі - свій час. Виділяйте у своєму робочому дні, блоки часу, в які ви будете займатися тільки однією справою: читати E-Mail, відповідати на телефон, серфити в Інтернеті і т. # 8201-п.
Займаючись якоюсь справою, не відволікайтеся на інші. Завершіть повністю роботу в одному часовому блоці, перш ніж переходити на інший.
Підвищуйте свою продуктивність і продуктивність - все це піде виключно на користь вам і вашій справі
