Що таке інструменти ефективного планування?

Однією з найпопулярніших концепцій тайм-менеджменту, що дозволяє виділити і розставити пріоритети, залишається матриця Ейзенхауера. Її початок був покладений 14 жовтня 1890 одночасно з народженням її засновника Дуайта Ейзенхауера в місті Денісон, штат Техас.

Сім'я Ейзенхауера була звичайною і нічим особливим не виділялася. Під час церемонії закладки будівлі музею Ейзенхауера 4 червня 1952 Дуайт вимовив: «Пізніше я зрозумів, що ми були дуже бідними. Ми знали тільки те, що не втомлювалися нам повторювати наші батьки - всі шляхи відкриті для вас. Не лінуйтеся, скористайтеся ними ». Батьки, Девід і Гайда, цими можливостями ніколи не користувалися, при цьому всі свої надії покладали на своїх синів. Вони розвинули в них такі якості, як самостійність, чесність і цілеспрямованість. Саме ці якості надалі зіграли ключову роль в житті одного з синів - видатної людини, чоловіка, батька, генерала і президента США.

Уміння володіти собою до Дуайту прийшло не раптом і не відразу. Шлях до оволодіння цим навиком був довгим і цікавим. Перші здібності лідера і організатора у нього проявилися під час організації дружніх матчів з футболу та бейсболу між школами. Подальший розвиток і вдосконалення своїх здібностей продовжилося у військовій академії, а після - в регулярній армії. За свої досягнення Дуайт Ейзенхауер був удостоєний звання майора і в 1925 році був направлений в командирську і штабну школу Лівенуорт, штат Канзас.

Відмінною особливістю школи була методика викладання. Навчання полягало в організації конкретних військових ігор. Слухачі отримували завдання у вигляді вступних, в які входила інформація про ворожих з'єднаннях, чисельності противника, особливості місцевості, позиції, обраної стратегії і іншими показниками. Керуючись усіма отриманими даними, командувачем потрібно було організувати роботу штабу, визначити зони відповідальності між своїми підлеглими і виробити чіткий план дій, спрямований на виконання бойового завдання. Навантаження в штабний школі були на межі людських можливостей, але не для Дуайта Ейзенхауера. Він вміло почав застосовувати розроблену ним же методику планування і розставляння пріоритетів, яка не тільки не втратила своєї актуальності, а й є однією з ключових в області планування.

Запропонована Ейзенхауером методика дозволяє розсортувати справи одночасно по терміновості і важливості. Він виділив чотири критерії, за якими можна визначити і виділити найбільш пріоритетні завдання для подальшого впливу на підсумковий результат.

Важливість визначається тим, наскільки результат виконання впливає на діяльність.

Терміновість одночасно визначається двома факторами:

• наскільки швидко треба вирішити завдання;

• як взаємопов'язане виконання завдання з часовим інтервалом.

Відповідно до матрицею Ейзенхауера необхідно віднести кожну справу до одного з чотирьох критеріїв (малюнок 1.1. Матриця Ейзенхауера).

До кожного з чотирьох позначених критеріїв відноситься певний перелік справ. Їх ми розберемо трохи докладніше. У таблиці 1.1. наведено перелік ключових показників, що відповідають одному з чотирьох критеріїв, за якими можна визначити, потрапляє під них та чи інша задача чи ні.

Таблиця 1.1. Показники терміновості і важливості завдань.

Тип завдань: «Терміново і важливо»

У цей квадрант потрапляють справи, які або вийшли з-під контролю, або були не заплановані і виникли раптово. Все, що відповідає наведеним критеріям в позначеному квадранті, належить вирішити самостійно і оперативно. Зволікання у вирішенні таких завдань може призвести до значного збитку і втрат.

Якщо список справ, які потрапили в даний квадрант, не зменшується, а навпаки, регулярно поповнюється, то можна зробити висновок, що присутні проблеми з плануванням. Рішенням буде перегляд своєї діяльності та проходження спеціалізованого навчання методикам ефективного планування.

Тип завдань: «Важливо, але не терміново»

Це основні завдання, які повинен вирішувати менеджер будь-якого рівня. Дані завдання ставляться до завдань, орієнтованим на майбутнє. Застосовуючи правило 80/20 або принцип Парето, сформулювавши його наступним чином: «20% справ - це ключові справи, які необхідно виконати для отримання 80% результату», ви починаєте ефективно, а найголовніше, правильно використовувати свій робочий час. Більше того, ви вмієте розставляти пріоритети і досконало володієте навичками самоорганізації.

Для досягнення успіху необхідно докласти максимум зусиль. Потрібен певний старання, спрямоване на виконання справ, визначених як важливі, але не термінові. На ці завдання повинно йти максимальну кількість часу. Своєчасне рішення цих завдань надалі запобіжить багато кризові ситуації, а виникнення нових можливостей стане нормою.

Залишається додати: «Так тримати!»

Решта два квадранта є звичайними поглиначами часу. Я б не став витрачати на їх опис свого часу, але все ж, для розуміння процесу роботи з матрицею Ейзенхауера, постараюся коротко викласти їх суть.

Тип завдань: «Терміново, але не важливо»

Якщо в даний квадрант починає потрапляти все більше справ, то у вас проблеми, які необхідно терміново вирішувати, або ви просто не вмієте розставляти пріоритети. Ви робите абсолютно все, крім своєї роботи. Пам'ятайте ліричну комедію режисера Ельдара Рязанова «Службовий роман»? Ви вже здогадалися, якого героя я вирішив привести в приклад? Звичайно, це Представниця Шура. Щоб усе повернулося на своє місце, вам треба згадати своє призначення. А для цього просто програйте наступний епізод, змінюючи ролі. Уявіть собі, з одного боку, Людмилою Прокопівна, а з іншого, тієї самої Шурою, проговорите наступний діалог:

Л.П .: Шура, якщо пам'ять мені не зраджує, ви числитеся в бухгалтерії?

Ш .: По-моєму, так.

Л.П .: Ви це добре пам'ятаєте?

Ш .: Так, по-моєму.

Л.П .: Ось ідіть і займіться своєю справою.

А як ми вже визначили, ваша справа - це рішення важливих, але не термінових завдань.

Тип завдань: «Неважливо і не терміново»

Мені вас щиро шкода. Ви просто пропалює життя і розтрачуєте свою енергію на абсолютно непотрібні справи.

Якщо ви перегоріли на роботі і починаєте помічати, що стали частіше вбивати час, то можна сказати, що ваша діяльність стала неефективною. Рішення одне - терміново пройти спеціалізоване навчання по особистої ефективності, мотивації та методиками ефективного планування.