Як вибрати PR-агентство за допомогою тендера?
З чого варто почати? Запитайте у ваших колег, які PR-агентства вони знають, співпрацею з яким дорожать. Потім пошукайте по інтернету по ключових запитах, «PR-агентство», «PR-компанія» та ін - обов'язково подивіться результати пошуку в різних пошукових системах - Яндекс, Гугл, Рамблер.
Складіть список вподобаних компаній. Приблизно, 5-7 агентств. Повірте, не більше - буде складно вибирати.
Основними критеріями вибору будуть відгуки клієнтів. В першу чергу, клієнти, з якими Ви знайомі і довіряєте їх думку. А по-друге, нехай це будуть імениті компанії або ті компанії, про діяльність яких Ви чули (власне це ж і є кінцева мета PR).
Цей етап дуже важливий, адже що посієш, те й пожнеш.
Далі варто визначити PR-завдання. Розхожа «залучити клієнтів» або «заявити про себе у ЗМІ», «забезпечити впізнаваність нового продукту» залишаються порожніми словами, без функціонального навантаження. Якщо необхідно забезпечити публікації, то з якою метою. Якщо відновити репутацію, то за коштами чого. Звичайно, якщо б сам знав, то до PR-щикам не пішов. Але знову ж, варто розуміти, навіщо Вам PR. Які надії Ви покладаєте. Може бути рациональней звернутися до рекламщиків? А може бути достатньо одного PR-проекту (прес-конференції, семінару, прес-туру або ланчу з запрошеними журналістами)?
Тиждень зустрічей. Зустріч з передбачуваним підрядником несказанно важлива. Можна відіслати заявку електронною поштою. Але краще зателефонувати. А краще телефонного дзвінка може бути тільки зустріч. Перед зустріччю дозвольте PR-агентству приготувати для Вас PR-пропозиція по вашій задачі. Для цього заповніть пропонований бриф, по телефону або e-mail. Дайте всю інформацію про ситуацію. Нехай фахівці зі зв'язків зроблять Вам ексклюзивну пропозицію!
Оцініть зусилля фахівців. Розкажіть, що здалося цікавим, що Вас зачепило. Якщо ні, то просто подякуйте і висловите побажання. Можливо, PR-пропозиція варто скорегувати, і тоді вийде супер-пропозиція від PR-агентства.
Фінал тендеру повинен стати відкритим для його учасників. Підведіть підсумки конкурсу, оголосіть переможця. Обов'язково варто розповісти, чому Ви обрали той чи інший проект. Для конкуруючих організацій дуже важливо знати один одного в обличчя, бачити свої слабкі сторони або, навпаки, починаючої конторі буде приємно змагатися з лідерами ринку.
Ви зрозуміли, що поки не готові до PR-співпраці або сталися зміни у планах? Повідомте про це відразу. Гірша ситуація може бути тільки та, де Ви до останнього моменту відмовчуєтеся і даремно витрачаєте час, а значить, і талант фахівців. Подякуйте всіх учасників тендера за надіслані ідеї. Якщо ідеї вам сподобалися, але ви вважаєте, що їх втілення занадто дорого для вас - скажіть про це піар-агентству, можливо вам зроблять знижку або розстрочку. Головне, не намагайтеся використовувати PR-ідею самостійно «в домашніх умовах», адже тільки агентство знає, як саме повинна ідея розвинутися і відпрацювати своє.
Дотримання цих 5 золотих правил спрацює, головним чином, на Вас. І не в кінцевому підсумку, а з самого початку, ще в момент прийняття рішення про проведення тендера. Як? Ви економите гроші.
Логіка PR-агентств проста: чим більше їм доводиться витрачати свої ідеї в порожню, беручи участь в «нульових» тендерах, тим вище ціну вони вказують при наступному конкурсі, тому що доводиться окупати попередні витрати. Виходить, що за ваші помилки на останньому етапі заплатять, в прямому сенсі, ваші колеги. А наступного разу і ви самі.
Будьте уважні до праці потенційних підрядників.
