Час - гроші. Як навчитися не витрачати його бездарно?
Щоденні потреби, плинність справ, плани на майбутнє, нереалізовані мрії - скільки всього треба встигнути, а не виходить! Чи не правда, ми часто нарікаємо себе і один одному на брак часу? А ще частіше, закриваючи очі після буденного дня, розуміємо, що, хоч і провели його в нескінченній колготне, толком так нічого і не встигли зробити. А все чому? Кожен робочий день бачиться нам безмежним полем бою, де ми тільки й робимо, що відбиваємо атаки. Причому робимо це хаотично, як вийде і в залежності від настрою. Не дивно, що часом, розуміючи, що стрес зашкалює, ми думаємо: а чи не вбити себе об стінку?
Стоп. Це завжди встигну. Давайте спробуємо мислити конструктивно. Того, що нам не вистачає часу, є два види причин:
- Ті, що ні залежать від нас, тому ми не можемо на них повліять;
- Ті, що залежать від нас і нашої здатності до самоорганізації.
Найприкріше - визнати, що в більшості випадків ми схильні все звалювати на зовнішні причини, замість того щоб розібратися і зрозуміти: ми просто безплідно заганяти, в той час як кожен день можемо встигати більше. Але як це зробити? Давайте по порядку.
Що таке самоорганізація
Кожна з нас вміє взяти себе в руки і діяти чітко, коли того вимагає ситуація. Спортсмени та актори ще називають це вмінням «розподілятися». Тобто, коли цілі ясні, завдання визначені, то справа тільки за цим умінням. Повсякденність ж так і норовить перетворитися на хаос, в якому так легко загрузнути. А хаос підступний, боротися з ним можна тільки за допомогою особистої організованості. Ми захоплюємося, коли помічаємо її в інших. Адже організовані люди:
- Доводять до кінця те, що роблять, не витрачаючи на це маси енергії або, по крайней мере, не жалуясь;
- Правильно використовують час з найбільшим результатом;
- Вміють схоплювати суть, встановлювати пріоритети і досягати поточних цілей.
Що нам заважає бути такими? Для цього потрібно пам'ятати і завжди застосовувати кілька правил.
Не витрачаємо енергію даремно
Звикли вирішення всіх проблем, завдань і поточних питань замикати на собі? Вас постійно смикають, розповідають про свої проблеми, ведуть себе інфантильно, і взагалі, без вас би нічого не відбувалося? При цьому, відчуваючи себе «загальної матусею», ви не відчуваєте великого щастя, а от втома накопичується і маса справ варто.
Що робити
1. Існує правило «80/20»: 80% результатів виходить за допомогою 20% зусиль. Правило можна перефразувати і по-іншому: 20% вкладених коштів відповідальні за 80% отдачі- 80% наслідків виникають з 20% причин, 80% прикладених вами зусиль не мають до одержуваному результату майже ніякого відношення, в той час як інші 20% «роблять всю погоду ». Витрачайте більшу частину часу на ці 20% зусиль.
Але як визначити, що має значення? Для цього перед рішенням будь-якої задачі задайте собі питання: що зараз залежить особисто від мене і треба зробити негайно? Написати, зателефонувати, отримати консультацію і т.д. Сконцентруйтеся на цих зусиллях і застосувати їх. Все, що не вимагає вашої безпосередньої участі, треба доручити іншим людям. Це стосується як підлеглих на роботі, так і членів сім'ї. Завдання або прохання повинні бути чітко сформульовані і адресовані безпосередньо тому, хто може це виконати. Трохи контролю - і схема запрацює.
2. Не відволікайтеся. Головна проблема жіночого мислення - невміння концентруватися. Тому на рішення простих завдань йде маса часу. Постійне перемикання і базікання з метою розрядки допустимі, але вони не повинні перетворювати голову в бджолиний вулик, де все гуде і нічого не зрозуміло.
3. Навчіться не витрачати час на людей, які вам в тягар. Часто нас використовують просто як «Донорів енергії», нехай навіть і не усвідомлюючи цього. Якщо спілкування неприємно і беззмістовно, усвідомте це і припиняйте його. Нікого, зрозуміло, не ображаючи.
Розподіляємо час
Ви не знаєте, чого очікувати від кожного, навіть робітника, дня? Сильно втомлюєтеся? При цьому часто не можете зрозуміти, від чого, власне, втомилися? Ви дозволили хаосу взяти верх.
Що робити
1. На початку кожного тижня і кожного дня у спеціально відведений час плануйте необхідну роботу. Заплановане за ступенем значущості розподіляйте за трьома категоріями.
2. Те, що відноситься до найважливішої категорії, треба почати робити не відкладаючи, і по можливості повертатися до цього при кожному зручному випадку. На другому місці поточні завдання, заплановані на певний час. А дрібні справи, які не потребують великих енерговитрат, хороші для того, щоб переключитися. Недарма кажуть, що «найкращий відпочинок - це зміна діяльності».
3. Не займайтеся занадто довго одним і тим же: швидко втомитеся і сил ні на що більше не залишиться. Якщо завдання вирішувати планомірно і у відповідності зі своїм робочим ритмом, то вона перестане здаватися такою непідйомною, як на початку. Поки не задалося - і не треба, ранок вечора мудріший. Але вранці повертайтеся до цього першим ділом.
4. Не нехтуйте відпочинком. Всі робити на бігу, в суєті і з виряченими очима, звичайно, можна, але парадокс у тому, що більше встигають ті, хто вміє розслабитися і відволіктися на приємне протягом дня.
Мислимо по-діловому
Жінка є жінка. А тому і мислить відповідно, і відносини з часом у неї свої, особливі. Кому потрібна кібер-вуман, націлена лише на кар'єру і прибуток, «з лічильником в очах»? Але й вертихвістка, яка заявляє: «Я спізнююся і нічого не встигаю за визначенням, тому що я така!», Теж всіх дратує і сама собі не друг.
Що робити
1. Щоб встигати, потрібно не поспішати і не нервувати. З ранку відводите собі на збори якомога більше часу плюс 10-хвилинний запас. (Займаючись собою коханої, ви знаходите медитативний настрій, і збити вас з пантелику вдасться не кожному і не відразу).
2. Ніколи не втрачайте першу годину робочого часу. Читайте, дивіться, слухайте тільки найнеобхідніше. Так ви увійдете в потрібний ритм.
3. Записуйте дані обіцянки і події, які треба запам'ятати. Календар-органайзер - не єдиний спосіб планувати свій день. Можна скористатися можливостями Outlook Express: зберігати там бази даних і записувати "Напоміналка", які з'являться на екрані в заздалегідь встановлений момент. Візьміть собі за правило відповідати на ділові повідомлення в той же день. Все це сприяє організованості.
4. Реалізуйте свої потреби і відхиляйте все, що йде вам на шкоду. Вам потрібно: виконувати заплановане, вчасно є, висипатися, займатися фізичним навантаженням і якийсь час бути в тиші наодинці з собою. Це ваші головні пріоритети. І зовсім не потрібно: виконувати чужу роботу, зациклюватися, гробити здоров'я і нічого не міркувати. Виходячи з цього «треба-не потрібно», приймайте всі рішення і ви побачите, як розкриваються внутрішні резерви.
І ще один життєвий принцип: встановлюйте собі терміни і намагайтеся їх дотримуватися! Коли ми перестаємо безплідно мріяти, а ставимо собі конкретні цілі і визначаємо час для їх досягнення, то дійсність теж починає набувати якісь контури. А там, де є контури, немає місця хаосу. Запитайте у будь-якого натураліста!
