Презентація. Як написати доповідь? (Частина 3)

Увага аудиторії можна залучити не тільки картинами, виконаними в стилі Феофана Мухіна.

Звичайним прийомом для залучення уваги є жарти. Однак тут необхідно дотримання заходів. Не жартуйте, якщо ви не впевнені у своєму почутті гумору, а вже якщо немає впевненості в почутті гумору аудиторії - будьте ще більш обережні.

Уявіть, що ваша презентація стосується бананів. І ви, щасливо посміхаючись, заявляєте: «Банани - вірний шлях до здоров'я. Подивіться на мавп? Ви бачили де-небудь хвору мавпу? Ні! І все це - завдяки бананам! ». Здавалося б, абсолютно нешкідлива фраза, з часткою гумору і безумовним доказом позитивних якостей вашого товару. Але підсвідоме ставлення аудиторії до неї буде негативним. Ваші банани не будуть купувати. Просто тому, що ніхто не захоче бути схожим на мавпу.

Жарт також не повинна образити чи викликати неприємні асоціації у жодної людини в залі, інакше увагу, притягнуте вами, буде аж ніяк не позитивним. Фраза «Банани їдять все, але тільки кози їдять капусту!» Безумовно призведе до того, що ваші банани не тільки будуть купувати менше, але вони просто згниють на складі. Адже вам не хочеться відчувати себе козлом кожен раз, коли ви бачите тарілку борщу? І нікому не хочеться.

Однак, якщо ви точно знаєте, що ваша аудиторія складається з любителів мавп і ненависників кіз, ви можете апелювати до мавпячому здоров'ю та цапиною капусті. Цим ви тільки привернете увагу до теми вашої доповіді, і увага буде рішуче зі знаком плюс. Але - тільки якщо ви твердо впевнені в аудиторії! Якщо ж є хоч найменший сумнів, краще відмовтеся від жарту, яка може виявитися невдалою. Якщо ви не впевнені в вдалості звичайної фрази на 100%, вистачить і 70% впевненості, але жарт повинна бути вдалою на всі 100%, в іншому випадку краще виключіть її.

Не перевантажуйте мова цитатами. У Губермана є чудове рядочки на цю тему:

Я прочитав твою книгу. Велика.

Ти вклав туди всю свою силу.

І цитати її прикрашають,

як квіти прикрашають могилу.

Так що не варто робити з презентаційної промови надгробний горбик ідеї, прикрашений цитатами. Це ж ваша презентація, а не Іванова-Петрова-Сидорова, якими б вони не були великими фахівцями і класиками жанру. Та й власні думки висловлюються куди як живіше і слухаються набагато приємніше, ніж самий прекрасний набір цитат. Пам'ятайте:

Цитата покликана підтверджувати вашу думку, а не стверджувати чужу!

Якщо ви занадто часто посилаєтеся на когось, то у слухачів створюється враження, що цей «хтось» - справжній експерт з даного питання, а ви - ну, так собі, учень, у кращому випадку.

Тому використовуйте цитати тільки тоді, коли без них категорично не можна обійтися. А якщо вже дійсно ніяк неможливо - подумайте ще раз. Раптом все-таки обійдетеся? І якщо ваш джерело цитат чи не знаходиться безпосередньо на горі Синай, прикиньте: чи так вже потрібна вам чужа думка? Може, своя куди як симпатичніше. Зазвичай так і буває. Адже не дарма давня мудрість говорить: своя сорочка ближче до хребта.

Багато доповідачі перевантажують свою промову цитатами від невпевненості у власних силах, від бажання блиснути ерудицією: ну як же, адже він знає стільки всякого-різного! А слухачі не хочуть всяке-різне. Вони прийшли на презентацію, щоб дізнатися, що саме пропонується вами, вашою компанією. А зовсім не потім, щоб дізнаватися, яка саме ідея з даного питання відвідала яку-небудь знаменитість.

Що ж до невпевненості - відкиньте її. Це той зайвий багаж, який тільки навантажує спину, викривляє хребет, але ніяк не допомагає дістатися до мети. Біг в мішках може бути цікавим видом спорту, але ніяк не придатний для повсякденного використання. До того ж, якщо всі біжать в кросівках, а ви - в мішку, то не дивуйтеся, якщо опинитеся безнадійно відстають. Так що:

Позбавляйтеся від мішків!

І ось, ви майже написали доповідь, у вас найкраще в світі вступ, майже ідеальна основна частина, прекрасні допоміжні засоби, чудовий фільм. Залишилося тільки висновок.

Чи не скомкають його! Якщо перша фраза доповіді призначена для того, щоб зацікавити аудиторію і змусити її слухати далі, то остання - це те, що більш за все збережеться в пам'яті слухачів після презентації.

Не забудьте наостанок дати аудиторії деякі практичні ідеї щодо того, що вони можуть робити з предметом презентації і які можуть бути їхні подальші дії. Приміром, повідомте телефони, за якими можна замовити будь-яку партію бананів - якщо, звичайно, ваша презентація стосується їх.

Якщо ви бачите, що вам може не вистачити часу на укладання, краще вибери шматок з основної частини. Цього ніхто не помітить, а от зім'ята остання фраза гірше перекручених панчіх у пані в елітному ресторані.

Попелюшка, закінчуючи свою презентацію на королівському балі, вибрала блискучий фінал: залишила на парадних сходах палацу кришталеву туфельку, щоб принц потім міг її знайти. Беріть приклад з Попелюшки!

Потрібно не тільки мати кришталеві черевички, але і залишити їх у потрібний час і в потрібному місці!

Однак слід пам'ятати не тільки про туфельках, які ви повинні скинути на сходах. Не забувайте про те, що опівночі карета перетворюється на гарбуз, а ось це вже - зовсім зайве.

Давно сказано, що щасливі годин не спостерігають. Якщо ви хочете, щоб ваша аудиторія була щаслива і не помічала, що стрілки на годиннику весь час кудись біжать, то відзначати час доведеться вам самим. Перед тим, як виходити з доповіддю на презентацію, прочитайте його, перевірте: скільки часу він займає, скільки відніме показ слайдів або фільму, демонстрація продукції і всі можливі супутні фактори. Обов'язково укладетеся у відведений вам час. Не перевищуйте його.

Опівночі карета перетворюється на гарбуз, а коні - в мишей!

На мишах ж ніхто не виїхав далеко, а на гарбузі просто незручно сидіти. Розрахуйте час доповіді так, щоб і туфельку залишити (нехай принц її знайде!), І додому їхати з усіма зручностями.

При підготовці доповіді враховуйте ще й те, що вам знадобиться час на запитання та обговорення. Не дуже добре, коли в процесі дискусії, яка може закінчитися підписанням вигідного контракту, доповідач раптом дивиться на годинник і заявляє: «Панове, все було чудово, я із задоволенням провів з вами цю презентацію, але, на жаль, наш час вийшло. Сподіваюся, що ми з вами ще зустрінемося ». Не варто сподіватися. Такого ляпаса поперек фізіономії може витримати невдалий залицяльник від предмета своєї нерозділеного пристрасті. Ділові партнери до ляпасів абсолютно не розташовані.

Якщо в процесі презентації, незважаючи на точний розрахунок, часу на обговорення все ж не вистачило, або у когось виникло питання, жваво його цікавить, але байдужий решті аудиторії - запропонуйте продовжити обговорення після закінчення формальної презентації. Не забувайте говорити: «Я буду щасливий поспілкуватися з вами ...» - і на обличчі вашому має малюватися щире задоволення, а не тремтяча думка «Щоб вам провалитися!».

Презентація може початися пізніше, ніж заплановано, з не залежних від вас причин. Приміром, запізняться запрошені гості. Тому, розраховуючи час презентації, завжди залишайте запас, плануйте більше часу, ніж ви очікуєте в оптимальному випадку. Тоді його дійсно буде достатньо.

Тепер, склавши доповідь, визначивши тимчасові рамки і підручні засоби, ви думаєте, що готові наслідувати по стопах Мойсея і теж повести народ до кращого майбутнього. Жодним чином! Підготовка до презентації не закінчується складанням доповіді. Попереду ще багато роботи. Про це поговоримо в інших статтях.