Презентація. Які «цвяхи» необхідні доповідачу? (Частина 1)
У кузні не було цвяха - і зашкутильгав кінь, закульгала кінь - і армія була розбита, армія розбита - і держава програла війну. Король рве і метає, штовхає ногами корону, катаючи її, як футбольний м'яч, між колон тронного залу. На губах його вже здалася піна від сказу, і лейб-медик, ховаючись в кутку, тремтячими руками капає в парадну чарку валер'янку, з тугою уявляючи себе санітаром при асенізаційні обозі.
Генерали стоять, завмерши, з похиленими траурно головами. Вони вже подумки уявили собі підвальну стінку в патьоках мокрою цвілі, розстрільну команду, у вухах задзвенів грізний крик «Вогонь!». А бракуючий цвях тим часом неухильно блищить собі в коробці. Про нього забули. Але ж саме він з'явився першопричиною всіх нещасть.
Ви - король, презентація - ваше бій, яке ви зобов'язані виграти. Все на місці: Генерали і солдати, гармати і коні, карти і план битви. Розвідка донесла, що противник уже готовий здатися. Необхідний один ривок, демонстрація вашої мощі, і перемога впаде на вашу голову, як яблуко - на голову Ньютона. Думаєте, що вже можна починати атаку? Почекайте. Зробіть ще одне:
Перевірте «цвяхи»!
Гвоздь може виявитися важливіше гармати, а гармата буде марною, якщо у вас немає снарядів. Так що почніть з того, що зберіть заздалегідь те обладнання, яке може вам знадобитися. Переконайтеся, що воно працює.
Ось деякі приклади «цвяхів», які можуть вам стати в нагоді для презентації. А також правила поводження з ними.
Дошки для крейди і маркерів, фліпчарти. Переконайтеся, що у вас є крейда або маркери - що толку від дошки, якщо на ній нема чим писати. Якщо дошка біла, перевірте, чи є маркери відповідного кольору. Бірюзовий маркер досить приємно виглядає на білому фоні, от тільки прочитати, що написано таким чином, видається дещо скрутним. Попрактикуйтесь в листі на такій дошці. Якщо у вас поганий почерк або ви не можете писати чітко і великими буквами, краще відмовтеся від подібного допоміжного посібника. Заздалегідь визначте, скільки інформації ви розмістите на дошці під час презентації. Буде прикро, якщо дошки не вистачить, але ж її розміри обмежені. Не пишіть довгі, багатозначні фрази. Стислість в усі часи перебувала поблизу від таланту.
Проектор з використанням прозорих аркушів (оверхед). Заздалегідь встановіть проектор і перевірте його працездатність. Сфокусований він? Розмите зображення не сприяє залученню уваги аудиторії. Перевірте: надруковані Чи потрібні матеріали на прозорих аркушах, чи є в наявності спеціальні маркери. Переконайтеся, що написане можна побачити з найдальшої точки, де будуть знаходитися ваші слухачі. Використовуйте звичайний шрифт розміром від 20 до 30. Ніколи не повертайтеся спиною до публіки, працюючи з оверхед. Бубнящя спина виробляє двояке враження: на свідомому рівні аудиторія розуміє, що доповідач не хотів виказати неповагу, але підсвідомість верещить нелюдським голосом про неправильне відношенні і невихованості. Підготуйте копію тексту і тримайте її під рукою, щоб не доводилося дивитися на екран.
Слайди. Заздалегідь перевірте проектор зі слайдами, його фокусування. Підготуйте лоток для слайдів, пронумерувати кожен з них і покладіть у нього. Не забувайте про перервах між слайдами. Не варто влаштовувати з них Ніагарський водоспад, залишайте аудиторії час перевести подих і переварити інформацію. А, можливо, і задати питання. Не читайте вголос текст, написаний на слайдах - ваша аудиторія прекрасно вміє читати самостійно, і подібне читання викличе тільки роздратування. Кому ж сподобається, що його вважають або неписьменним, або сліпим? Якщо при показі слайдів необхідно говорити - а це часто буває, щоб не повисала томлива пауза - то коментуйте зображення, тільки не стаєте дублером написів.
Фільми. Подивіться фільм, який плануєте показати на презентації, заздалегідь, щоб добре знати його зміст. Вперше на презентації цей фільм має побачити ваша аудиторія, але ніяк не ви самі. Відкрутіть плівку на той момент, з якого ви хотіли б почати. Перевірте працездатність телевізора і відеомагнітофона. Особливу увагу приділіть звуку і передачі кольору. Якщо зображення піде смугами або прийме нездоровий жовтий, або червоний відтінок - презентація тільки програє від цього. А вже якщо проблеми будуть зі звуком - це ще гірше. Перевірте, чи можна встановити телевізор так, щоб всі ваші слухачі бачили його. Намагайтеся не показувати фільми на маленьких екранах для великої аудиторії. Не забудьте замінити батарейки в пультах: це такі шкідливі тварини, які мають звичай вмирати в самий відповідальний момент.
Плакати. Підготуйтеся до їх розміщення заздалегідь. Виберіть потрібні місця на стінах, переконайтеся, що плакати добре видно з будь-якої точки приміщення. Не забудьте захопити з собою на презентацію скотч і клей, щоб закріпити плакати на стінах. Найкраще, звичайно, повісити їх заздалегідь, щоб слухачі, які зібралися на презентацію, могли ознайомитися з ними до її початку. Це створить необхідний настрій на тему презентації. Плакати не повинні бути річчю в собі. Вони не є самодостатніми, тому вдаватися до них потрібно в тому випадку, якщо ви збираєтеся посилатися на них в ході презентації. Або повинні бути мовчазною ілюстрацією до теми презентації: наприклад, на плакаті може бути барвисте зображення нової моделі пилососа, презентацію якої ви проводите. В іншому випадку, плакати будуть служити лише додатковим відволікаючим чинником і не стільки допомагати досягненню вашої мети, скільки заважати.
Роздаткові матеріали. Такі матеріали повинні бути надруковані досить великим шрифтом і представлені в максимально доступній та зрозумілій формі. Перевірте, щоб копій вистачало для всіх учасників. Якщо для матеріалів використовується як носій CD-диск, подбайте, щоб для його прочитання не вимагалося будь-якої специфічної програми. Роздавайте ці матеріали або під час презентації, або згадайте, що більш детальна інформація по темі представлена на столі і її можна буде взяти після закінчення презентації.
Чи не наступите на граблі! Коли люди читають, вони вас не чують. Тому роздавати в процесі презентації можна тільки ті матеріали, які не містять велику кількість друкованої інформації. Наприклад, буклети з картинками. Все інше нехай лежить на столі, чекаючи закінчення заходу.
