Презентація. Які «цвяхи» необхідні доповідачу? (Частина 2)

У попередній статті ми говорили про обладнання та матеріалів, що можуть знадобитися презентатору. Але «цвяхами» можуть бути не тільки фліпчарти. «Родзинкою» може виявитися навіть розетка.

Не забудьте перевірити в приміщенні для презентації розміщення розеток електроживлення. Буде дуже прикро, якщо ви привезете всю необхідну апаратуру, а в останній момент з'ясується, що жоден шнур не дотягується до розетки. При необхідності захопіть з собою подовжувачі та перехідники.

Освітлення повинно бути підібрано таким чином, щоб будь-який ваш слухач, що знаходиться в будь-якій точці залу, міг вільно, не напружуючи очей, прочитати буклет або записати щось у блокнот.

Перевірте роботу мікрофонів. Переконайтеся, що вони не видають мерзотного свисту та інших звуків, здатних занапастити найкращу мова.

Потренуйтеся з мікрофоном: це ціле мистецтво - тримати його на потрібній відстані, не надто близько, але й не занадто далеко. Потрібно звикнути до власного голосу, що лунають з динаміків, інакше під час доповіді з вашого особи не буде сходити розгублено-здивоване вираження. Не забудьте, що якщо презентація проходить на відкритому повітрі, на мікрофон повинен бути надітий вітрозахисний ковпак.

Оцініть акустику в приміщенні, призначеному для презентації. При необхідності і можливості проведіть відповідну настройку.

Розміщуйте меблі, техніку і допоміжні предмети так, щоб між ними можна було спокійно пересуватися. Особливу увагу звертайте на кабелі, протягнуті по підлозі - це справжні пастки, так і норовлять вчепитися в ногу. Найкраще приклеїти їх скотчем до підлоги уздовж сцени, звільнивши простір.

Постарайтеся не перебувати до слухачів занадто близько, але й не будьте від них занадто далеко. Нехай вони бачать ваше обличчя, але не помічають свіжий прищ на носі або подряпину на підборідді.

Готуючи приміщення, в якому буде проходити презентація, враховуйте простий факт: все, що знаходиться за спиною доповідача, відволікає увагу слухачів. Тому там не повинно знаходитися нічого. Хіба що екран для демонстрації фільму або слайдів. Якщо ж на сцені передбачається присутність інших людей, прослідкуйте, щоб вони не були за вашою спиною, а знаходилися на одному рівні з вами.

Бажано відмовитися від трибуни. Якщо доповідач знаходиться за трибуною, втрачається контакт зі слухачами, презентація стає занадто офіційної і нагадує вже передвиборну промову політика. Передвиборні промови же люди не люблять на підсвідомому рівні і ставляться до них насторожено.

Є таке поняття - «Емоційне зараження». Наприклад, над анекдотом активніше сміється група, ніж одна людина. Емоції передаються не тільки у комах, а й у людей. Тому постарайтеся так розмістити ваших слухачів, щоб у них зберігалася можливість емоційного зараження. Однак не перестарайтеся. Якщо посадите їх занадто близько один до одного, то вони заразять, звичайно, один одного емоціями, от тільки емоції ці будуть негативними - через порушення життєвого простору. Дотримуйтесь баланс. Ваші слухачі повинні відчувати себе комфортно.

Якщо в залі місць набагато більше, ніж запрошених на презентацію, позбудьтеся, при можливості, від зайвих стільців.

Заздалегідь замовте запрошення для учасників презентації. Складіть і надішліть листа. Не відкладайте це до останнього моменту: ваші майбутні слухачі теж повинні підготуватися, звільнити час для присутності на вашій презентації. Запрошення повинні бути розіслані мінімум за тиждень. В ідеалі треба б ще нагадати про презентацію телефонним дзвінком. В іншому випадку ви ризикуєте проводити презентацію перед порожнім залом.

Якщо на презентацію запрошені журналісти, озаботьтесь роздатковим матеріалом для них. Нехай у кого-небудь з ваших співробітників буде напоготові фотоплівка - на випадок, якщо фотокореспондент захоче зробити знімки, а плівки у нього не вистачить. Таке трапляється. Бажано, щоб напоготові був також співробітник з цифровим фотоапаратом. Зроблені знімки можна потім розіслати тим кореспондентам, які не потурбувалися захопити фотоапарат. Також тримаєте напоготові диктофон - раптом при інтерв'ю диктофон кореспондента зламається. Це теж буває.

Приготуйте сувеніри для журналістів, бажано пов'язані з темою вашої презентації. Якщо ж таке неможливо - наприклад, при презентації бананів не будете ж ви дарувати журналістам по бананової зв'язці, - то нехай на кожному сувенірі (блокноті, ручці і т.д.) буде логотип вашої компанії - щоб не забували.

З журналістами постарайтеся підтримувати хороші стосунки. Адже позитивний відгук у ЗМІ багато що означає. Цей відгук поширює ідею вашої презентації далеко за межі презентаційного залу. Для того щоб відгук був гарантовано позитивним, можете поступити зовсім просто - замовити дану публікацію у відповідному виданні. Практика показує, що подібний метод обходиться дешевше, ніж запрошення журналістів на фуршет. Та й результат набагато надійніше.

Звичайно, всі ці «цвяхи» здаються дрібницею, якої не хочеться забивати голову. При підготовці презентації вистачає більш глобальних проблем. Однак, через цвяха була програна війна, а це - набагато більше, ніж презентація. Тому пам'ятайте:

Кожен цвях може стати тим цвяхом, яким забивається кришка труни вашої презентації!

Не допустіть подібного. Вам потрібно просування ідеї, а не розкішні, дорогі похорони. Тому - перевіряйте цвяхи!