Як навчитися делегувати?
Ви даєте доручення своєму співробітникові, а потім з'ясовується, що воно не зроблено. Або зроблено, але не в строк, або зроблено так, що вже краще б сам. Тут сам, і тут - сам, і там - сам. Знайома ситуація? А якщо частина повноважень делегувати?
Що таке делегування? Яким воно буває?
Обмежене делегування. Передбачається, що виконавці отримують завдання, які керівнику недоцільно виконувати самому. Їм надають відповідні повноваження і можливість виявляти деяку самостійність при вирішенні завдань. Підлеглі відповідають за результати своєї діяльності перед керівником. При цьому відповідальність залишається на керівнику, який іноді втручається в дії співробітників.
Повний делегування передбачає «повну передачу»: підлеглі не тільки вирішують завдання, але й несуть за це повну відповідальність перед вищим керівництвом.
З чого почати? Почніть з виявлення власних внутрішніх установок, власних уявлень на тему делегування своїх повноважень. Будьте уважні: є стереотипи мислення і поведінки, які можуть заважати процесу делегування. Враховуйте це при подальших діях.
Покрокова інструкція.
1. Протягом дня, але краще протягом тижня, ви записуєте свої дії і витрачений час. Тобто проводите хронометраж.
2. Відомо, що за законом Парето, роблячи 20% справ, ви забезпечуєте 80% успіху. Визначте 80% справ, які ви могли не робити взагалі або передоручити іншим.
3. Напишіть список завдань, які можна делегувати.
4. Тепер складіть перелік працівників: кому і що ви можете довірити. У вас вийде таблиця з трьох стовпців. 1. Прізвище. 2. Завдання, яке ви ставите перед цією людиною. 3. Причина, по якій доручаєте саме йому.
5. Заповнюючи третій стовпець, відповідаєте на питання: Ви впевнені, що він готовий взяти на себе цю відповідальність? Чи достатньо він компетентний і чи володіє необхідними здібностями і знаннями? Ви йому вже доручали подібне? Він впорався?
Подумайте, кому і чому нічого не можна доручити. Вони перевантажені? Нездатні чи не хочуть? Яка кваліфікація, інструментарій, умови потрібні?
Можливо, що вийде так: у одних співробітників буде багато пунктів, у когось -Мало, але важливі, у деяких - жодного. Можливо, ви побачите щось, на що раніше не звертали увагу. Можливо, ви переглянете свої кадри.
6. Проаналізуйте причини такого становища. Те, на що ви скаржитеся, - це ви самі. Багато проблем відділу, компанії виникли через вас. Коли і в результаті чого? Можливо, вам потрібно змінитися самому. Можливо, вам варто змінити стиль роботи. А можливо, прийшла пора найняти нових людей, яким можна передати частину ваших функцій.
7. Подумайте, на що можна витратити час, що звільнився в результаті делегування частини повноважень.
Чи можна навчитися делегувати свої повноваження?
Зрозуміло, що теоретичні основи делегування можна викласти на одній сторінці. І існує багато літератури з цього питання. Але тільки користуючись теоретичними знаннями на практиці, ви зможете цього навчитися. Досвідчені керівники вважають: «Навіть якщо співробітники зроблять роботу гірше вас, все одно делегуйте, вони, врешті-решт, навчаться». Краща школа делегування - практика.
