Як створити організацію? Порядок на робочих місцях

Кілька днів тому я був свідком сліз щастя на обличчі керівника, з яким працював в якості консультанта. Дай бог кожному консультанту це видовище, та частіше. А робили ми з цим керівником прості дії, але настільки базові, що деякі ними нехтують зі схильності ускладнювати предмет.

В основі цих дій лежить поняття «порядок».

За тлумачним словником російської мови, «порядок» - це «стан впорядкованості, налагодженості, організованності- правильне розташування, належний вигляд чого-небудь». В аспекті адміністрування «порядок» визначається як «стан речей, коли все знаходиться на своєму місці і використовується за призначенням». Я зазвичай використовую саме цю дефініцію, так як вона конкретніше.

Керівники найчастіше віддають наказ «навести порядок на своїх робочих місцях", не пояснюючи людям, що вони вкладають у поняття «порядок», а потім дивуються, що близько так і не додалося. Замість порядку люди наводять естетику. Що теж добре, і навіть дуже похвально. Але ці два поняття не взаємозамінні.

Ось приклад. Стіл працівника завалений паперами, відносяться до абсолютно різних проектах. На столі немає живого місця, сотні листів паперу переплуталися між собою, частина їх пом'ялася, на чомусь стоїть недопита чашка з кавою. Поверх цього, криво з'їхавши на один бік, прилаштувалася клавіатура комп'ютера. Ящики столу ніколи не відкриваються, так як ніхто не збирається розбиратися з макулатурою, яка там накопичилася ...

Я впевнений, що в вашої організації такого немає ні на одному столі. Але я іноді стикаюся з деякими проявами первозданного хаосу, так як бачу велику кількість організацій.

Отже, керівник віддає розпорядження «навести порядок». Що робить співробітник? Він складає всі папери акуратною стопкою, чітко відформатованої по А4. Виходить колона заввишки в аршин. На столі більше нічого немає. Чашку помили. У стіл так ніхто і не заглядав, бо «не стирчить». Чи є це порядком?

Ні, навіть якщо застосувати тільки визначення тлумачного словника. Наведена лише естетика. Папери не розсортовані за типами, не марковані, їм не призначено місце, де їх можна буде з легкістю знайти. Їх складно або неможливо використовувати.

Я звичайно не прошу людини «навести порядок», якщо він спочатку не розуміє цього визначення в його точному значенні. Я прошу зробити ряд конкретних послідовних дій на робочому місці.

Перше - Людина витягує всі папери звідусіль, включаючи ящики столу і шафи, де вони лежать не підшиті і нічим не помічені. На столі утворюється велика купа мотлоху.

Друге - людина сортує папери, підшиваючи в швидкозшивачі папери одного типу. Якщо цього вимагає логіка - в календарному порядку. Сміття - окремий тип документів, у нього потрапляють всі застарілі, що не представляють архівної цінності. Це треба перевірити, уточнивши у інших співробітників, до яких «сміття» може відноситься.

Третє - Сміття викидається. Ця дія називається «расхламленіе».

Четверте - Кожен швидкозшивач і кожна папка, в яку помістили документи, позначаються і маркуються, щоб було зрозуміло, який тип документів в ній міститься.

П'яте - На першій сторінці обкладинки кожної папки або швидкозшивача прикріплюється листок з переліком документів (тільки якщо потрібно - наприклад, в папці «рахунки за період» з календарним методом підшивки такий перелік не потрібно, так як все і без того зрозуміло).

Шосте - На столі у співробітника встановлюються три лотка (кошики) для паперу.

Верхній позначається «Вхідні», середній «Відкладені», нижній «Вихідні». У лотку «Вхідні» лежать тільки папери, які співробітник щойно отримав і які він ще жодного разу не дивився. У лотку «Відкладені» лежать папери, з якими співробітник працює, але ще не закінчив. Там лежать лише ті документи, з якими співробітник буде працювати в найближчий тиждень-два. Всі документи більш довгого терміну підшиваються. У лотку «Вихідні» лежать тільки папери, підготовлені до відправки іншим співробітникам або зовнішнім адресатам, але ще не відправлені. Тобто це не «ще одні кошики для зберігання різних папірців». Це інструмент робочої комунікації.

Підсумок: всі паперу або підшиті і марковані, або з ними працюють і вони знаходяться в лотках. Лотки використовуються строго за призначенням, в них немає нічого зайвого або простроченого. Верхній і нижній лотки спорожняються щодня. У ящиках столу не знаходиться жодного паперу (ну, може бути, папки з архівом). Це - порядок.

Ось тепер можна наводити естетику. Якщо ви зробите так, щоб всі до єдиного співробітники підтримували на столах порядок, в організації буде менше хаосу, чи не так?

Тепер можна переходити власне до дії по створенню організації. Полягає воно ось у чому: керівник повинен почати знімати з себе функції рядових співробітників, які він виконує, і передавати їх інших людям. За однією, ретельно підбираючи кандидатів. Зрештою перевантаження не просто знизиться - вона зникне взагалі, запанує ефективність, і буде вам щастя.

Ось як це робиться. Керівник описує всі успішні функції рядовий посади, яку він займає (а це будь-яка функція, відмінна від керівництва іншими людьми). Продажу, бухгалтерія, ведення поточних кадрових питань, юридичні справи, виробничі функції, контроль якості, навчання співробітників, представницькі функції, реклама і т.д. не є функціями керівника. Це все треба з себе знімати.

Для початку потрібно визначити, яка функція віднімає у вас більше всього часу. Потім описати всі необхідні дії по цій функції, зібрати описи всіх кроків у цій же справі у інших співробітників. Керівник робить повну добірку довідкової літератури (в достатній, що не завищеному обсязі) і матеріалів, які дійсно треба вивчити, щоб виконувати роботу на даній посаді. Потрібно також створити глосарій (словник) складних термінів. Прикладаються всі бланки, з якими повинен працювати виконавець із зразками їх заповнення та позначкою, звідки їх брати і кому віддавати.

Потім на посаду підбирається співробітник. Він вивчає ці матеріали, проходить тренування (розробіть йому завдання), потім працює під переглядом досвідченого співробітника до тих пір, поки не буде очевидна його компетентність. Після чого керівник залишає щасливого співробітника працювати, а сам знімає з себе таким же чином наступну посаду.

Це і створює організацію.

Я тут насправді описав технологію, яка здатна зайняти вас на кілька місяців. Шкода, якщо хтось не оцінить її по достоїнству. Решті щасливчикам рекомендую використовувати цю статтю як інструкцію.

І моїм досвідом можна користуватися. Я радий ним поділитися.