Дебіторська заборгованість: що ж з нею робити?
Це дуже частий питання, яке мені ставлять. І він настільки «гарячий», що я не буду плести навколо нього гарні мовні звороти й метафори, а просто розповім, які дії слід робити для контролю дебіторської заборгованості (це коли ви повинні, а вам). А також розповім, які тут доречні принципи.
Між іншим, ці принципи досить жорсткі й точні. Наведені нижче елементи є частиною точної адміністративної технології, відходити від якої я б не рекомендував.
Перше питання - кому доручається збір дебіторки, хто працює з боржниками? Відповідь «менеджер з продажу» невірний. Відповідь «хлопчики з прасками і паяльниками» несучасний. Відповідь «керівник» руйнівний.
Правильна відповідь - спеціально навчений співробітник бухгалтерії. Так-так, саме бухгалтерії. Збір дебіторської заборгованості як бізнес традиційно був прерогативою саме бухгалтерських фірм, таких, як «Прайсвотерхаус» і «Маккинзи». Вони займалися подібною діяльністю з самого заснування, що абсолютно логічно. При зборі заборгованості нічого продавати не треба - все вже продано. Треба просто простежити, щоб люди виконали свої зобов'язання. Як це зробити технологічно?
У бухгалтерії зводиться співробітник, який або від природи має слонопотамскім спокоєм і непрошібаемостью, або його можна навчити цьому на спеціальних курсах по спілкуванню. Ця людина регулярно розсилає всім дебіторам рекомендовані листи з повідомленням про стан їх рахунки. Така розсилка робиться мінімум раз на місяць, або частіше. Також ця людина планомірно, із завзятістю бегемота зв'язується з боржниками раз чи два на тиждень, а до доступним територіально приїжджає особисто. Він дуже ввічливий і офіційний, ніколи не загрожує. Поводиться при контактах як в перший раз.
Ніколи не забуду, як співробітниця моєї бухгалтерії (рожевощока дівчинка в окулярах, яка вміла зробити дуже стурбоване обличчя - така собі «Катя Пушкарьова»), що виконує цю функцію, прийшла до клієнта і, отримавши відповідь «Ми ще не наторгували, каса порожня», села на стільчик, перевела подих і мовила: «Ну, гаразд. Я почекаю ». Запевняю вас, це діє гірше, ніж хлопчики з дрючками й погрози.
Перша реакція моїх клієнтів на це структурне рішення зазвичай така - не можна знімати цю функцію з менеджерів з продажу, інакше вони знахабніють і почнуть вантажити товар всім без розбору, незважаючи на зростаючу дебіторку. Почекайте. Це ж просто вирішується.
По-перше, не треба знімати з торгових агентів відповідальність за дебіторку - зніміть просто функцію. Я, наприклад, не виплачую менеджерам з продажу зарплату за угодою, за якою взагалі висить хоч якась дебіторка. Навіть не нараховую! Клієнт розрахувався повністю - о'кей, дані по угоді йдуть в розрахунок. Але це не означає, що менеджеру доручено механічно працювати з боржниками.
Резони прості. Я зробив якось калькуляцію часу торгових агентів, які самі виписували для клієнтів бухгалтерські документи і працювали з дебіторською заборгованістю. Вийшло, що вони займалися цим більше, ніж половину робочого часу! Для фірми це величезна недоотриманий прибуток через зниження можливих укладених угод.
Плюс до цього менеджер з продажу засмучується, коли вибиває гроші з боржників, і починає продавати обережно. А це зовсім не той стиль, який веде відділ продажів до зіркових показниками. До зірок ведуть впевненість, компетентність і бажання допомогти клієнту. А страх і думки про покарання роблять людину надто серйозним (в найгіршому сенсі цього слова, в тому, про який говорив барон Мюнхгаузен) і знижують його швидкість.
Вирішується питання з об'ємом дебіторки (щоб він не суперечив політиці компанії) чисто апаратним способом: за допомогою бухгалтерської програми, виписую документи. Виставляється «стоп-список» за двома параметрами: термін погашення заборгованості та її обсяг. Прострочив - «фіг тобі піонерів в церковний хор». Перевищив - «фіг тобі черниць в баню». «1С»Це дозволяє зробити, будь-яка нормальна бухгалтерська програма повинна це вміти.
І все. Менеджер не напружується, вважаючи в розумі - а чи можу я йому відвантажити ще? Він не витрачає час на планову роботу з боржниками, але й не втрачає їх з поля зору - зарплати-то немає. Ніхто не забороняє йому труснути боржника - просто не навантажують зайвою.
Ще один плюс такої системи: «менеджер хороший - погана бухгалтерія». Торговий агент завжди може сказати клієнту: «Іванич, дорогий, краще вчасно заплати. Я-то з тобою в хороших відносинах, але потрапиш в лапи нашої бухгалтерії ... з живого не злізуть! Там у нас просто звірі ... »Хто бував на допитах« хороший - поганий », знає, що ця система працює, навіть якщо знайомий з нею по голлівудських фільмах.
Це що стосується порядних дебіторів. Не "кидал».
З шахраями ж треба розбиратися, використовуючи дії з правосуддя. Якщо вони складаються в якійсь асоціації, треба вирішувати питання через третіх осіб, які мають на боржника вплив. А якщо зовсім знахабнів - через суди. Це вже завдання юристів.
Але в суд треба звертатися в крайньому випадку, якщо ви вже готові втратити цього клієнта. Як правило (не завжди) після цього дії ділові відносини припиняються.
