Аутсорсинг - віяння моди чи ефективна модель майбутнього?

Аутсорсинг - віяння моди чи ефективна модель майбутнього?

Aутсо'рсінг (від англ. Outsourcing: зовнішнє джерело) - передача організацією певних бізнес-процесів або виробничих функцій на обслуговування іншій компанії, що спеціалізується у відповідній області ... Принцип аутсорсингу: «залишаю собі тільки те, що можу робити краще інших, передаю зовнішньому виконавцеві те, що він робить краще за інших ». (Джерело - Вікпедія)

Отже, компанія зосереджується на своєму основному бізнесі, на те, що у неї найкраще виходить, непрофільні й обслуговуючі функції передає на аутсорсинг (інсорсинг). Ефективність очевидна. Розглянемо, плюси від аутсорсингу:

1. Бездоганні бізнес-процеси.

«Бажання командувати сторонньої для себе області є тиранія» С. Довлатов

Ознакою успішного підприємства є бездоганні бізнес-процеси. Підтримувати в такому стані бізнес-процеси в постійних вимогах ринку до розвитку компанії проблематично. Тому важливо зосередитися, що компанії зазвичай і роблять, на основних бізнес-процесах, в той час, як допоміжним і часто вузькоспеціалізованим процесам виявляється менша увага.

2. Людський фактор.

«Управління являє собою не що інше, як налаштування інших людей на працю» Л. Якокка.

Найскладніше в управлінні підприємством - це керуванням людьми, коли горезвісний людський фактор впливає на всі види діяльності. З одного боку, потрібно рішення соціальних питань, питань мотивації персоналу, з іншого боку управління людьми в вузькоспеціальної області вимагає високий рівень фахівців на місцях і високий рівень управлінців, які розуміють, як управляти специфічною областю. А з третього боку, недогляд або недостатній контроль над діями персоналу може стати причиною проблем, у тому числі і фінансових, і проблем втрати клієнтів, і проблем податкових штрафів, та багатьох інших.

Давайте розглянемо приклад. До реалізації був представлений проект з виробництва виробів для відпочинку, масок для очей. Процес складався з закупівлі матеріалів, пошиття масок, розробки дизайну упаковки, виготовлення упаковки і власне продаж масок, що включає в себе упаковку готового виробу. Все було розраховано, підготовлено, залишилося запустити. Проект запускав професійний менеджер.

Закуп матеріалів і продажу не становили особливої праці, тому про цю частину бізнес-процесу не вестимемо мову.

Дизайн був реалізований через функцію залучення досвідченого дизайнера на проект. Під час підготовки матеріалу, розглядався варіант залучення різних дизайнерів, розглядалася ідея взяти в штат співробітника. Але реалізовано рішення було найшвидшим, ефективним, простим і висококласним. У виробництві даного виробу хороша якісна упаковка - це було найголовніше, так як передбачалося, що виріб буде носити подарунковий характер.

Для друку упаковки була знайдена компанія, яка досить недорого і якісно з урахуванням усіх вимог дизайнера підготувало і надрукувало упаковку. Це вже явний приклад аутсорсингу, причому в самому його кращому прояві.

А ось для пошиття виробів згідно з бізнес-планом як процесу, який передбачався стати безперервним процесом, був орендований швейний цех, закуплено обладнання, був найнятий майстер швейного виробництва, найняті швачки. І ось ця частина процесу виявилася самої вузької. Керівнику проекту довелося замість того, щоб зосередитися на функції продажу, вирішувати конфлікти персоналу, занурюватися в питання «жіночих чвар», обговорення кваліфікації співробітників, вислуховування виправдання про неякісну або низкоскоростной роботі, вслухання всіх сімейних проблем і прохань про підвищення зарплати до питань «нецікавою роботи ».

У кінцевому рахунку, найпростішим рішенням даної задачі виявилося передача функції на аутсорсинг - великої швейній фабриці, яка швидко і з високою якістю реалізувала пошиття виробів, при цьому істотно скоротивши витрати. Менеджер проекту використовував антикризовий підхід і не тільки позбувся людського фактора, але і оптимізував процес.

3. Професіоналізм.

«Фахівець - це той, хто знає дуже багато про дуже малому». Н.Батлер

Компанія, яка має спеціалізацію в області, наприклад, торгівлі або виробництва якихось виробів, не вважає, що вона повинна витрачати якісь «шалені» гроші, наприклад, на ІТ. Реальний приклад з життя, як фінансовий директор групи компаній формулювала вимоги до вирішення ІТ завдань: «Наберіть стільки програмістів, скільки потрібно, але вирішите мені задачу. Раз завдання не вирішена, значить, ви робите щось неправильно. Що значить - немає фахівців? Вакансій багато на ринку. Не підходять? Не вмієте шукати. Низька зарплата? Ринкова! »Той же самий фінансовий директор, не бажаючи вникати в завдання, запропонувала замінити одного менеджера проекту на іншого, тому що заробітна плата у першого була вищою.

До чого призводять такі рішення? На той момент компанія дуже розрослася, у неї було кілька баз, написаних на 1С. Проект, яким займався менеджер проекту, який мав досвід керівника проекту і методолога в проектах власної розробки додатків ERP рівня для холдингу, повинен був вирішити питання упорядкування зберігання даних, питання побудови ефективної облікової системи. Тобто необхідно було залучення саме висококваліфікованого фахівця для вирішення подібних завдань. Функції управління проекту були передані фахівця, які не мав досвіду ні розробки проекту, ні впровадження.

Надалі такі рішення можуть коштувати компанії з одного боку, затягуванням терміну впровадження, не рішенням поставлених завдань, а з іншого боку - ще більшого посилення поточних проблем.

Для вирішення концептуальних завдань побудови облікових систем, інформаційних систем досвід фахівців, які вже вирішували подібні завдання, може бути найбільш ефективним, ніж рішення задачі як-небудь, але силами посередніх фахівців. Особливо це стосується інформаційного середовища, системи управління. Є речі, які здаються очевидними і легко передаються на аутсорсинг, а є речі, які компанії вважають, що можуть зробити самі: самі розробити KPI і управляти мотивацією співробітників, самі зробити і підтримувати сайт, самі розробити, впровадити і підтримувати методику бюджету, .. .

Ніхто не заперечує знань тих людей, хто це буде робити. Зазвичай співробітники проходять навчання за даними тематиками. Але при навчанні їм ніхто не розповість про нюанси, про які знає тільки професіонал. Перший млинець комом? Зовсім необов'язково, але це вже як пощастить.

У прикладі з масками, якби дизайн коробочки робив любитель, то не було б зроблено жодної продажу. А «так звана економія» призвела б до раптового неуспішним завершення проекту.

4. Найкраще для найкращих.

У зв'язку з великою глобалізацією економіки, зв'язків і всіх життєвих процесів, в ковмпаніях сьогодні існує можливість використання досвіду кращих. При пошуку роботи співробітник нерідко керується такими факторами, як близькість до будинку, зручність робочого місця, популярність компанії, ... У сучасних умовах мегаполісу аутсорсинг може розширюватися і в напрямку використання праці кваліфікованого персоналу без прив'язки до робочого місця. Вашої компанії просто надають послугу, наприклад, з ведення бухгалтерського обліку, з управління проектом, з проведення коучингу або консалтингу, з розвитку особистісного потенціалу співробітників. При цьому Ваша компанія не забезпечує працівника робочим місцем, працівник робить вам послугу в зручний для нього час в зручному для нього місці в погодженому з вами форматі. А ви? Ви не отримуєте обмежень, яке накладає на вас наймання працівника. Працівник може просто не хотіти змінювати своє робоче місце. Ви не вирішуєте питання соціального характеру, не витрачаєте гроші на оснащення робочого помсти і на страховку. Ви можете платити тільки за якісну і своєчасну послугу.

5. Висока ефективність.

Що не говори, але робота аутсорсеров в умовах ринку дійсно більш ефективна, ніж робота власної команди. У комерційній компанії, в якій послуга є основним бізнесом, все побудовано на забезпечення ефективності - максимальний результат при мінімальних витратах, у тому числі і в мінімальне витрачання робочого часу. Так, вам іноді здається, що за такі гроші ви б найняли 3 швачок і вони б як бджілки у вас трудилися, виконуючи той же обсяг роботи. На жаль, це просто малоймовірно. Все той же людський фактор? Керівник, який керує прибутками, забезпечить і працездатність пропонованої послуги, і орієнтованість на клієнта, і кращу якість продукції. Інакше його компанія просто не виживе. В даному випадку ми не розглядаємо варіант аутсорсингу, який носить таку назву, але не є ним по суті, про який ми поговоримо пізніше в разхделе «Аутсорсинг просто не працює».

Тепер поговоримо про те, чому ж така чудова схема взаємин так рідко ефективно працює?

1. Керівник як суб'єктивний фактор.

Отже, фаткори, що впливають на рішення рукодітеля про притягнення аутсорсеров. По перше, дуже часто рівень (майстерність) керівника визначається кількістю підлеглих. По-друге, у керівника присутній небажання змінювати світогляд («Завдання - Рішення - Співробітник»). В третє, дуже часто рішення задачі підлеглими прирівнюється до заслуг керівника, а рішення тієї ж задачі сторонньої організації самим же керівником нерідко розглядається як визнання своєї не компетенції , тому нерідко використовується принцип «поганенький, але самі». По-четверте, керівник звідкись чітко знає, що це може бути аутсорсинг, а це - ні, тобто просто не розглядає різні варіанти. По-п'яте, вибудовування відносин з аутсорсером розглядається як додатковий ризик, відповідальність і зміна звичного порядку життя компанії і особисто керівника.

2. Комерційна складова аутсорсингу.

Якщо попередній фактор неочевидний, то цей фактор є найістотнішим. Дійсно, є позитивний досвід використання аутсорсингу. Зокрема, існує приклад ІТ компанії, яка справді створила працюючу інформаційну систему підприємства і успішно її розвиває. Будь це структура самого підприємства, цього результату ніколи б не було досягнуто. Але з часом, вартість послуг даної компанії безперервно збільшувалася, в залежності, від інфляції, від вирішуваних завдань, ... Коли в прекрасний момент підприємство порахувало і вирішило відмовитися від послуг компанії, то йому акуратно пояснили, що воно - «на голці», для цього використовувалися аргументи, на кшталт «ви ж не хочете зламати злагоджену систему», «ваш бізнес встане», «ви не здасте бухгалтерську звітність» ... Керівництво підприємства навіть стало боятися якихось «підривних дій». Так, це все крайності, які усуваються при великому бажанні, але ризик такій ситуації дуже великий.

3.Бюджет як непрямий фактор.

Ще одним непрямим фактором, що має в основу той же суб'єктивізм, є бюджет, в якому, як приклад, для реалізації проекту заклали витрати на прийом нового співробітника, а ось статті «аутсорсинг» не заклали. Тому такий варіант навіть не розглядається, статті бюджету на нього просто немає.

4. Низька швидкодія, якість послуг, ...

Існує певна думка, що людина, яка мінімум 8 годин на день сидить на стільці і працює на благо організації, зробить краще, швидше, якісніше, ніж хтось там далеко, який до того ж може відволікатися на інші питання. У такому доводі існує частка істини, але лише частково. Чому? Тому що для того, щоб ця схема запрацювала, необхідно вибудувати чіткі правила, в які, як варіант, можна закласти систему штрафних санкцій за несвоєчасність, неякісність, ... Але якщо цього не зробити, якщо не налагодити систему зв'язку, то про аутсорсинг і нічого доброго можна не почути. Так, в компанію, яка обслуговувала підприємство, забезпечуючи підтримку працездатності програмного програми, заявки на роботу іноді приходили після гнівних службових записок, що програма «вже 3 дні як не працює!», Потім, звичайно, розбиралися. Як у тому анекдоті, «ложечки знайшлися, а от осадочек - залишився».

5. «Аутсорсинг просто не працює».

Існує негативний досвід використання аутсорсингу, коли замість економії, є тільки ускладнення бізнес-процесів і подорожчання послуг. У якому випадку таке буває? Найчастіше, це буває, коли підрозділ компанії виділяють в окрему юридичну особу і називають аутсорсером. Принципи управління залишають тими ж. При цьому компанія починає самостійно вести бухгалтерський облік, планування з сумнівною якістю, так як одним із завдань компанії є скорочення витрат. Керівником підприємства нерідко стає начальник цеху або відділу, який не вміє працювати по-іншому і який надалі буде тільки розписувати тяжкість положення ввіреного йому господарства.

Отже, чи буде за аутсорсингом - майбутнє? Подивимося. Але безсумнівно те, що це один з ефективних способів оптимізації процесів компанії. Дійсно, не так просто визначити межі для аутсорсингу, вибудувати стосунки, але налагоджені відносини можуть дозволити істотно поліпшити і якість допоміжних сервісів, і якість основного процесу, і при цьому домогтися скорочення витрат.